В любой организации, где формируется и сохраняется официально‑деловая документация, необходимо фиксировать процесс передачи документов в архив. Для этого используется акт приема‑передач на постоянное хранение в архив. Данный документ подтверждает факт передачи, указывает условия хранения и обеспечивает юридическую защищённость обеих сторон.
Зачем нужен акт приема‑передач?
- Юридическая доказательность. Акт служит официальным подтверждением того, что определённый набор документов передан в архив и теперь находиться под охраной архивных требований.
- Контроль за движением документов. Позволяет отслеживать, какие документы находятся в архиве, а какие – ещё находятся в подразделении.
- Соблюдение нормативных требований. Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ) и внутренние регламенты требуют оформления такого акта;
- Упрощение работы с архивом. При необходимости восстановления или выдачи документов акт упрощает поиск и подтверждает право доступа.
Кому принадлежит ответственность за оформление акта?
- Отправитель (передающий документы). Обычно это руководитель подразделения, архивный специалист или ответственный за документооборот.
- Получатель (принимающий документы). Это главный архиватор, заведующий архивом или уполномоченный сотрудник архива.
- Обе стороны подписывают акт, а копия хранится у каждой из них.
Основные реквизиты акта
Ниже перечислены обязательные поля, которые должны присутствовать в акте. При необходимости можно добавить дополнительные сведения, соответствующие внутренним регламентам организации.
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации, её реквизиты (ИНН, ОГРН), дата составления акта. |
| Номер акта | Уникальный номер (например, АП‑2023‑001). |
| Наименование документа(ов) | Полные названия, даты создания, рег. номера. |
| Описание содержания | Краткая характеристика (вид, тематика, объём – листов, файлов). |
| Условия передачи | Дата передачи, способ (папка, электронный носитель), место передачи. |
| Условия хранения | Код архивного фонда, срок хранения (постоянное/временное), условия доступа. |
| Подписи сторон | Подпись и ФИО отправителя, подпись и ФИО получателя, печати (при наличии). |
| Примечания | Дополнительные сведения (особые условия, ограничения). |
Образец акта приема‑передач
Ниже представлен готовый к использованию шаблон акта. Его можно распечатать и заполнить вручную или оформить в электронном виде.
| АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В АРХИВ | |
|---|---|
| Наименование организации: | ООО «Пример» |
| ИНН / ОГРН: | 7701234567 / 1127746731234 |
| Дата составления акта: | г. |
| Номер акта: | АП‑2026‑015 |
| Перечень передаваемых документов | |
| № п/п | Наименование, рег. номер, дата |
| 1 | Договор № 45/2025 от г. |
| 2 | Акт выполненных работ № 12/2025 от г. |
| 3 | Корреспонденция с контрагентом «XYZ» (папка, 45 листов) |
| Условия передачи | |
| |
| Условия хранения | |
| |
| Примечания | |
| Документы переданы в оригинальном виде, без повреждений. | |
| Подписи сторон | |
| Отправитель: _______________________ ФИО: Иванов И.И. Должность: начальник отдела документооборота Подпись: ____________ | Получатель: _______________________ ФИО: Петров П.П. Должность: главный архиватор Подпись: ____________ |
Как правильно оформить акт в электронном виде?
Для электронного документооборота рекомендуется использовать один из следующих форматов:
- PDF‑формат с цифровой подписью обеих сторон.
- Электронный документ в системе управления документами (СЭД), где каждая подпись фиксируется в журнале регистрации.
- XML‑структура, совместимая с государственными информационными системами (например, «ГИС ГМП»).
При работе с электронными документами следует помнить:
- Убедиться, что обе стороны имеют действующие сертификаты электронной подписи.
- Сохранить оригинал акта в архиве в виде защищённого файла (не менее 5 лет, в случае постоянного хранения – бессрочно).
- Внести запись о передаче в реестр архивных фондов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли передать в архив только часть документов из одного дела?
Да, но в акте необходимо чётко указать, какие именно документы передаются, а какие остаются в подразделении. При этом в реестре фонда будет отражён частичный набор.
Вопрос 2: Что делать, если в процессе передачи обнаружены повреждения?
В акте в разделе «Примечания» фиксируются все замеченные дефекты. При необходимости оформляется отдельный акт о повреждении и проводится реставрация или репликация документов.
Вопрос 3: Нужно ли печатать акт, если используется электронный документооборот?
Если в организации принята политика электронного документооборота и обе стороны используют квалифицированную электронную подпись, печатать акт не требуется. Однако рекомендуется хранить резервную копию в бумажном виде для аудита.
Пример заполнения акта в Microsoft Word
Для удобства вы можете воспользоваться готовым шаблоном Word, который содержит все необходимые поля и таблицы. Скачайте шаблон здесь (внешняя ссылка – пример).
Акт приема‑передач на постоянное хранение в архив – ключевой документ, который обеспечивает:
- Юридическую чистоту передачи;
- Контроль над движением архивных материалов;
- Соответствие требованиям законодательства;
- Упрощение работы с архивными фондами.
Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок оформить акт, а также обеспечить надёжную сохранность важной документации.
Помните: правильное оформление акта – это гарантия того, что ваши документы будут надёжно защищены и доступны в нужный момент.