Передача документов организации в государственный или муниципальный архив — это обязательная процедура‚ регулируемая Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ а также приказами Росархива. Для ООО «Восток» (как и для любой другой юридической лица) составление грамотного Акта приема-передачи документов является ключевым этапом‚ подтверждающим законность передачи архивных фондов на хранение и снимающим с организации ответственность за их сохранность в дальнейшем.

Правовые основания передачи документов в муниципальный архив

Перед составлением акта необходимо четко понимать‚ по какому основанию происходит передача. Основные сценарии для ООО «Восток»:

• Ликвидация или реорганизация организации (ст. 22 Закона № 125-ФЗ). Документы передаются в архив в обязательном порядке в установленные сроки (обычно до представления документов для государственной регистрации ликвидации).
• Истечение сроков хранения в организации (п. 2 ст; 22 Закона № 125-ФЗ). Документы с истекшими сроками хранения‚ подлежащие постоянному или временному хранению в архиве‚ передаются ежегодно.
• Прекращение деятельности филиала/представительства без правовой преемственности.
• Добровольная передача документов‚ имеющих историческую или культурную ценность‚ до истечения сроков хранения (по соглашению с архивом).

Важно: Муниципальный архив принимает документы организаций‚ расположенных на соответствующей территории‚ если иное не установлено соглашением с архивом высшего уровня (областным/краевым/федеральным).

---

Подготовительные работы перед составлением Акта

Составление Акта — это финальный штрих. До этого ООО «Восток» должна выполнить комплекс работ по подготовке фонда:

1. Экспертиза ценности документов. Проведение экспертизы комиссией организации с участием архивиста (внутреннего или привлеченного) для определения сроков хранения (по Перечню типовых управленческих архивных документов‚ утвержденному Росархивом‚ или отраслевым перечням).
2. Формирование дел. Сбор документов в дела в соответствии с номенклатурой дела. Оформление дел: прошивка‚ нумерация листов‚ составление внутриделовых описей.
3. Составление описи дел фонда. Главный поисковый документ‚ который передается вместе с делами. Опись составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве‚ второй — в организации до получения подтверждения о приеме).
4. Согласование передачи с архивом. Направление в муниципальный архив заявки (предварительного уведомления) о готовности фонда к передаче не позднее чем за 1 месяц (рекомендуемый срок). Архив выдает заключение о готовности фонда к приему или замечания.
5. Устранение замечаний. Если архив выявил нарушения оформления (отсутствие нумерации‚ неверные сроки хранения‚ поврежденные документы без акта устранения недостатков)‚ их необходимо устранить до подписания Акта.

---

Структура и обязательные реквизиты Акта приема-передачи

Единой строго утвержденной формы (как КС-2/КС-3 для строительства) для архивных актов не существует. Однако Росархив рекомендует структуру‚ а судебная практика требует наличия определенных реквизитов для юридической силы документа. Акт составляется минимум в 3 экземплярах (ООО «Восток»‚ Муниципальный архив‚ орган регистрации — при ликвидации).

Обязательные элементы Акта:

Реквизит	Описание и требования к заполнению
Название документа	АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ФОНДА)
Место и дата составления	Населенный пункт (город‚ где находится архив или организация)‚ дата (число‚ месяц словами‚ год).
Основание	Ссылка на закон (ст. 22 ФЗ-125)‚ решение учредителей о ликвидации‚ приказ директора ООО «Восток» о передаче‚ договор с архивом (если платные услуги)‚ письмо архива о готовности к приему.
Стороны (Комиссия)	От ООО «Восток»: ФИО‚ должность (директор‚ главный бухгалтер‚ архивист/ответственный за архив)‚ действующий на основании Устава/Доверенности/Приказа. От Муниципального архива: ФИО‚ должность (директор архива‚ старший архивист‚ член экспертной комиссии)‚ действующий на основании Устава архива/Приказа.
Предмет передачи	Точное наименование фонда: «Фонд № [Номер] — ООО «Восток» (год начала — год окончания деятельности)». Указание количества дел‚ единиц хранения‚ временных диапазонов.
Приложения (неотъемлемая часть)	Опись дел фонда (в 2-х экземплярах) — обязательно. Акты экспертизы ценности (копии). Акты устранения недостатков (если были). Перечень передаваемых носителей (электронные диски‚ фото‚ пленка — при наличии).
Состояние документов	Фраза: «Документы переданы в удовлетворительном состоянии‚ пригодные для постоянного хранения‚ оформлены в соответствии с требованиями Росархива». Если есть повреждения — фиксируется отдельно с ссылкой на акт устранения недостатков.
Сроки хранения	Подтверждение‚ что сроки хранения установлены согласно акту экспертизы и указаны в описи.
Права доступа/Режим доступа	Указание категории доступа (открытые‚ содержащие сведения‚ составляющие тайну‚ персональные данные). Ссылка на ст. 14‚ 15 Закона № 125-ФЗ.
Подписи сторон	Расшифровка подписей (ФИО полностью). Печать ООО «Восток» (если имеется) и печать Муниципального архива. Дата подписания каждой стороной.

---

Пример заполнения Акта (Шаблон для ООО «Восток»)

Ниже приведен рекомендуемый текст Акта. Текст в квадратных скобках […] заменяется на реальные данные.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Город [Населенный пункт] «[День]» [Месяц словом] [Год] г.

Мы‚ нижеподписавшиеся:

От стороны передающей — Общества с ограниченной ответственностью «Восток» (ООО «Восток»):

• [Должность‚ напр. Генеральный директор], [ФИО полностью]‚ действующего на основании [Устава / Приказа № [Н] от [Дата]]‚
• [Должность‚ напр. Архивист / Ответственный за архив] — [ФИО полностью]‚ действующего на основании [Приказа № [Н] от [Дата]]‚

От стороны принимающей — Муниципального архива [Название муниципального образования / Городского округа]:

• Директор архива — [ФИО полностью]‚ действующего на основании Устава архива‚
• Старший архивист отдела приема и учета фондов — [ФИО полностью]‚

составили настоящий Акт о том‚ что ООО «Восток» передала‚ а Муниципальный архив принял на хранение архивный фонд:

ФОНД № [Номер фонда‚ присваиваемый архивом] — ООО «ВОСТОК» ([Год начала], [Год окончания/передачи])

Характеристика фонда:

• Количество дел (единиц хранения): [Цифрами и прописью] (например: 150 (сто пятьдесят) дел).
• Хронологические границы: [Например: 2010–2026 гг.].
• Объем в погонных метрах / гигабайтах (для электронных): [Значение].
• Язык документов: Русский / [Иные].

Основание передачи:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22).
• Решение общего собрания участников ООО «Восток» от «[Дата]» № [Номер] «О ликвидации ООО «Восток»» / Приказ Генерального директора ООО «Восток» от «[Дата]» № [Номер] «О передаче документов с истекшими сроками хранения».
• Письмо Муниципального архива № [Номер] от «[Дата]» о готовности к приему фонда.
• Акт экспертизы ценности документов ООО «Восток» № [Номер] от «[Дата]».

Состав передаваемых документов (Приложения):

1. Опись дел Фонда № [Номер] в 2 (двух) экземплярах (сопроводительный — 1 экз.‚ архивный — 1 экз.).
2. Дела фонда: №№ 1–[Последний номер] (в коробках/папках №№ 1–[Номер]).
3. Копия Акта экспертизы ценности документов № [Номер] от [Дата].
4. [При наличии] Акт устранения недостатков при подготовке фонда № [Номер] от [Дата].
5. [При наличии] Перечень электронных носителей информации.

Перечень дел‚ их заглавия‚ даты‚ количества листов и сроки хранения подробно указаны в Описи дел Фонда № [Номер]‚ являющейся неотъемлемым приложением к настоящему Акту.

Состояние и условия хранения:

• Документы переданы в удовлетворительном состоянии‚ прошиты‚ пронумерованы‚ оформлены в соответствии с Приказом Росархива от № 76 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных архивах…» и Приказом Минкультуры России от № 558 (для организаций).
• Сроки хранения дел установлены Актом экспертизы ценности и указаны в Описи. Документы постоянного хранения: [Кол-во] дел. Документы временного хранения (срок до [Год]): [Кол-во] дел;
• Режим доступа к документам: содержат сведения‚ составляющие коммерческую тайну (персональные данные) — доступ предоставляется в порядке‚ установленном ст. 14‚ 15 Закона № 125-ФЗ и локальными актами архива. / Документы открытого доступа.

Права и обязанности сторон после передачи:

• Муниципальный архив обеспечивает сохранность‚ учет и комплектование фонда‚ предоставляет документы для пользования в соответствии с законодательством.
• ООО «Восток» (или ее правопреемник) сохраняет право на получение копий/выписок из переданных документов в установленном законом порядке.
• Ответственность за сохранность переданных документов с момента подписания настоящего Акта несет Муниципальный архив.

Настоящий Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: по одному для ООО «Восток»‚ Муниципального архива‚ [органа регистрации / налогового органа / ликвидационной комиссии] — все экземпляры имеют равную юридическую силу.

ОТ СТОРОНЫ ПЕРЕДАЮЩЕЙ: ООО «Восток» Подпись: _______________ / [ФИО полностью] / Должность: _______________ М.П. (При наличии печати)

ОТ СТОРОНЫ ПРИНИМАЮЩЕЙ: МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ [НАЗВАНИЕ] Подпись: _______________ / [ФИО полностью] / Должность: _______________ М.П. (При наличии печати)

---

Особенности передачи в 2024–2026 гг.: Электронные документы и новые требования

С учетом перехода на электронное делопроизводство‚ ООО «Восток» должна учитывать:

• Единая архивная информационная система (ЕАИС). Многие муниципальные архивы интегрированы в ЕАИС. Передача описи может требоваться в электронном виде (XML/JSON по стандартам Росархива) параллельно с бумажной.
• Электронные документы (ЭД). Если ООО «Восток» вела делопроизводство в ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ 1С и др.)‚ передача в архив требует выгрузки пакета архивных документов (АРМ «Архивист»‚ формат ZIP с manifest.xml) на носителе или через защищенные каналы связи (СМЭВ/ЕАИС). В Акт обязательно включается Приложение: «Перечень электронных носителей / идентификаторов пакетов в ЕАИС».
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Акт приема-передачи электронных документов может подписываться КЭП уполномоченных лиц сторон через ЕАИС или ЭДО‚ что приравнивается к бумажному оригиналу (ст. 6‚ 11 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• Персональные данные (152-ФЗ). В описи и Акте обязательно помечать дела‚ содержащие ПДн‚ и согласовывать с архивом порядок доступа (анонимизация‚ ограничение доступа на 75 лет и т.д.).

---

Типичные ошибки ООО «Восток» при оформлении Акта (Чек-лист)

1. Отсутствие Описи в 2-х экземплярах. Архив не примет фонд без архивного экземпляра описи (который остается в архиве навсегда).
2. Несовпадение данных Акта и Описи. Количество дел‚ номера‚ заглавия‚ даты в Акте и Описи должны быть идентичны посимвольно.
3. Отсутствие ссылок на Акт экспертизы. Передача документов без проведенной экспертизы ценности недопустима (ст. 22 ФЗ-125).
4. Неверное определение фондообразователя. В заглавии фонда и Акта должно стоять полное наименование на момент создания документов: ООО «Восток»‚ а не сокращенное или старое название (если менялось — указывать с датами смены).
5. Игнорирование режима доступа. Неуказание категории секретности/конфиденциальности ведет к нарушению 152-ФЗ и закона о коммерческой тайне.
6. Подписание не уполномоченными лицами. Подписи должны быть подкреплены Приказами/Доверенностями/Уставом. Подпись «бухгалтера за директора» без доверенности недействительна.
7. Передача документов в поврежденном состоянии без Акта устранения недостатков. Промокшие‚ порванные‚ с грибком документы требуют отдельного акта комиссии и решения о восстановлении/уничтожении (фотофиксация) перед передачей.

---

Последующие действия после подписания Акта

После подписания Акта ООО «Восток» должна:

1. Получить на руки экземпляр Акта с печатью и подписью архива (и Описи — сопроводительный экземпляр с отметкой архива о приеме).
2. При ликвидации: приложить экземпляр Акта к пакету документов для налоговой инспекции (Форма Р16001 / Ликвидационный баланс) — это обязательное требование для исключения из ЕГРЮЛ.
3. Сохранить свой экземпляр Акта и Описи навсегда (или до прекращения деятельности правопреемника), это единственное подтверждение того‚ что документы сданы и где они находятся.
4. Уведомить страховщиков‚ банки‚ контрагентов (при необходимости) о месте хранения архивов для получения копий.

---

Акт приема-передачи документов ООО «Восток» в муниципальный архив — это не просто формальность‚ а документ‚ фиксирующий переход права собственности/опеки над архивным фондом и ответственности за его сохранность. Грамотное оформление Акта с полным комплектом приложений (Опись‚ Акт экспертизы‚ Перечень носителей) и соблюдением процедуры согласования с архивом гарантирует:

• Отсутствие претензий от регистрирующих органов при ликвидации.
• Юридическую защищенность организации в случае споров по документам (трудовые‚ налоговые‚ гражданские).
• Соблюдение законодательства об архивном деле и персональных данных.

Рекомендация: За 2–3 недели до планируемой передачи свяжитесь с отделом приема фондов Муниципального архива для предварительной экспертизы описи и дел. Это сэкономит время и исключит повторные визиты.

---

Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретного Акта рекомендуется консультироваться с архивистом ООО «Восток» и специалистами принимающего Муниципального архива с учетом актуальных местных нормативных правовых актов и требований Росархива на 2026 год.