Акт приема-передачи документов — это важнейший первичный учетный документ, удостоверяющий факт перехода дел и документации от одного лица или структурного подразделения к другому, а также при передаче на архивное хранение. Правильное оформление данного акта гарантирует сохранность документации и снимает ответственность с передающей стороны.

Зачем нужен акт приема-передачи в архив?

Передача дел в архив организации или в государственный архив, это не просто физическое перемещение папок. Это юридически значимый процесс. Акт выполняет сразу несколько важнейших функций:

• Фиксация факта передачи: документ удостоверяет, что дела перешли от одного лица к другому (например, от секретаря к архивариусу).
• Подтверждение состояния дел: в акте отражается, в каком состоянии были переданы документы (например, «дела переданы в надлежащем состоянии, оформлены в соответствии с требованиями номенклатуры дел»).
• Снятие ответственности: после подписания акта передающая сторона больше не несет ответственности за сохранность этих документов.
• Учет: акт служит основанием для внесения записей в учетные карточки и книги архива.

Виды актов приема-передачи

В зависимости от того, куда и какие документы передаются, выделяют несколько основных видов актов:

1. Акт приема-передачи дел в архив организации (сдаточная опись). Применяется при передаче документов из структурных подразделений в ведомственный архив компании.
2. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив. Оформляется по строго утвержденным формам (например, Приложение 35) при передаче дел из организации в государственное хранилище.
3. Акт приема-передачи кадровых документов. Используется при передаче личных дел работников, а также при смене сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство.

Обязательные элементы архивного акта

Чтобы акт имел юридическую силу и соответствовал требованиям делопроизводства, он должен содержать ряд обязательных реквизитов. Указание индекса дела по номенклатуре и срока хранения — обязательные элементы архивного акта; без них документ не будет соответствовать требованиям к делопроизводству.

Ключевые разделы, которые должны быть в акте:

• Заголовок и дата: наименование документа, дата и место составления.
• Стороны: указание передающей и принимающей сторон (должности, ФИО).
• Таблица или опись дел: перечень передаваемых дел. В ней обязательно указываются:
  • Индекс дела по номенклатуре дел;
  • Заголовок дела;
  • Крайние даты (начальная и конечная);
  • Количество листов;
  • Срок хранения дела (например, «постоянно», «5 лет», «75 лет»);
  • Примечания.
• Подписи: обязательные подписи передающего и принимающего лиц с расшифровкой.

Описи дел: особенности формирования

При передаче дел в архив организации или государственный архив составляются описи дел. Опись, по сути, играет роль акта приема-передачи как бумажных, так и электронных документов.

Важно помнить о категорировании документов:

• Первая опись обычно составляется на дела постоянного хранения.
• Вторая опись — на дела по личному составу.
• Третья опись составляется на дела с временными (меньшими) сроками хранения, но тоже передаваемые в архив.

То же самое касается и электронных документов: на них составляются отдельные описи в зависимости от сроков хранения.

Как правильно составить акт: пошаговая инструкция

Подготовительный этап

Во время приема-передачи документов следует проверить наличие необходимых бумаг, правильность их оформления и формирование дел. Все эти данные в виде связного текста включают в акт в необходимом объеме, чтобы объективно отразить ситуацию. Если у организации есть документы, которые по учетным данным числятся, а фактически отсутствуют, на них составляется отдельный акт об отсутствии.

Выбор формы

Форма акта приема-передачи дел может быть разработана администрацией городского или государственного архива. Поэтому перед тем, как сдавать личные дела работников или документы организации на хранение, обязательно уточните этот вопрос в местном архиве. Если особых требований нет, можно использовать стандартные образцы.

Заполнение акта

При передаче в государственный архив акт утверждается руководителями обеих сторон (организации и государственного архива). В нем обязательно указывается название и номер описи, количество экземпляров описи, а также количество принятых государственным архивом дел и страховых копий.

Подписание

Внизу документа должны быть подписи сторон. Пример заполнения этой части:

Передал: __________________ / Кириллов П.С. /
Принял: __________________ / Степанова О.В. /

Акты приема-передачи дел в архивы — это гарантия порядка и сохранности в сфере делопроизводства. Независимо от того, передаете ли вы бумаги в ведомственный архив своей компании или сдаете документацию на вечное хранение в государственные фонды, строгое соблюдение правил оформления актов и описей убережет вас от потери важных данных и возможных штрафов со стороны проверяющих органов. Используйте актуальные на 2026 год бланки и всегда сверяйтесь с требованиями принимающего архива.