Передача документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, которая завершила дело по хранению в рабочем архиве или прекратила свою деятельность․ Главным документом, фиксирующим этот процесс, является Акт приема-передачи документов в архив․ Ниже представлена подробная статья о назначении акта, его реквизитах, правилах заполнения и ссылка на актуальный бланк․

Правовое основание и назначение акта

Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 18) и Приказу Росархива от № 136 (утвердившего типовые формы архивной документации), передача документов в государственный илиdepartmentalный архив, а также во внутренний архив организации, должна оформляться актом․

Основные функции акта:

• Юридическое закрепление факта передачи прав и ответственности за сохранность документов от сдающей стороны (структурного подразделения/организации) к принимающей (архиву)․
• Инвентаризация: акт служит основанием для сверки перечня дел с описями․
• Контроль сроков хранения: в акте фиксируются категории сроков хранения, что критично для последующего экспертизирования ценности документов․
• Отчетность: документ нужен для отчетности перед вышестоящими органами и при ревизиях/проверках․

Единый бланк (Форма № 0315003 / Приказ Росархива № 136)

Ранее использовалась форма ГКОТУ 0315003․ В настоящее время действует Форма № 1-Арх «Акт приема-передачи документов в архив», утвержденная Приказом Росархива от № 136 (Приложение № 2)․ Организации имеют право использовать эту типовые форму или разработать собственную на ее основе, закрепив в учетной политике или Положении об архиве․

Структура типового бланка (Форма № 1-Арх):

1. Шапка: Наименование организации, структурное подразделение (кто сдает), наименование архива (кто принимает)․
2. Реквизиты акта: Номер, дата составления, место составления․
3. Основание: Ссылка на приказ/распоряжение о передаче, инвентаризационную опись, перечень дел․
4. Табличная часть (Сведения о передаваемых делах):
   • Порядковый номер․
   • Шифр дела (индекс фонда, описи, дела)․
   • Заголовок дела (точно по номенклатуре/описи)․
   • Даты начала и окончания дел (хронологические границы)․
   • Количество листов в деле․
   • Срок хранения (временный / постоянный) и категория (например, 10 лет, 50 лет, 75 лет)․
   • Примечания (состояние бумаги, наличие вложений на иных носителях)․
5. Подписи:
   • Руководитель сдающей стороны (или уполномоченное лицо)․
   • Ответственное лицо архива (архивариус/начальник архива)․
   • Члены комиссии (если передача осуществляется комиссией)․
6. Печати: Печать организации (при наличии) и печать архива․

Пошаговая инструкция по заполнению

Этап 1: Подготовка документов (до составления акта)

Перед заполнением бланка необходимо:

• Провести экспертизу ценности документов (для определения сроков хранения)․
• Сформировать номенклатуру дел или обновить ее․
• Составить опись дел (Форма № 2-Арх или собственная) в 2-х экземплярах․
• Проверить физическое состояние дел: прошивка, закрепление листов, правильность заголовков на корешках․
• Издать приказ (распоряжение) о передаче документов в архив с назначением ответственных лиц/комиссии․

Этап 2: Заполнение табличной части

Данные переносятся строго по описи․ Важно: Не допускается использование сокращений в заголовках дел, если они не приняты в номенклатуре․ Срок хранения указывается в годах (например, «10», «75») или словом «Постоянный»․

Этап 3: Подписание и регистрация

Акт составляется минимум в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — у сдающей стороны/в управлении документацией)․ При передаче в государственный архив экземпляров может быть больше (для архива, для организации, для органа управления)․

Подписи должны быть расшифрованы (Фамилия И․О․)․ Дата подписания архивариусом — это дата фактического поступления дел в архив․

Образец заполнения (Пример)

Типичные ошибки и как их избежать

Особенности передачи в разные виды архивов

А) Во внутренний архив организации

• Оформляется по Форме № 1-Арх (или своей форме по Приказу руководителя)․
• Сроки передачи регламентируются внутренним Положением об архиве (обычно ежеквартально или ежегодно после завершения дела)․
• Ответственность за сохранность переходит на архивариуса организации․

Б) В государственный архив (областной, краевой, районный)

• Требуется предварительная экспертиза ценности документов (своей или ведомственной комиссии)․
• Составляется Акт отбора документов к государственному хранению (Форма № 3-Арх) до акта приема-передачи․
• Передача осуществляется по Акту приема-передачи документов в государственный архив (Форма № 1-Арх) на основании Договора о передаче․
• Организация получает на руки экземпляр акта со штампом госархива о принятии — это главный документ, снимающий с организации ответственность․

В) При ликвидации/реорганизации организации

• Документы передаются в архив правопреемника (при реорганизации) или в государственный архив (при ликвидации без правопреемников)․
• Составляется Акт приема-передачи архива ликвидируемой организации (часто используется Форма № 1-Арх с пометкой «При ликвидации»)․
• Обязательно наличие заключения экспертной комиссии по ценности документов․

Хранение и учет акта

• Срок хранения акта: Постоянный (как документ, подтверждающий факт передачи архивных фондов)․
• Где хранится: Один экземпляр — в архиве (сшивается в опись или хранится в отдельном деле «Акты приема-передачи»)․ Второй экземпляр — у сдающей стороны (в управлении документацией/делопроизводством) или в деле ликвидации․
• Учет: Номер и дата акта вносятся в Журнал регистрации актов приема-передачи документов (Форма № 4-Арх или свой журнал)․

Электронный документооборот (ЭДО) и Акт

С переходом на электронное делопроизводство (СЭД) возникает вопрос: нужен ли бумажный акт?

• Если документы передаются в архив в электронном виде (как электронные документы/файлы), акт оформляется в СЭД с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) обеих сторон․ Бумажный оригинал не требуется, если это не противоречит внутренним правилам и требованиям госархива (при передаче туда)․
• Если передаются бумажные оригиналы (даже если по ним есть электронные копии), бумажный акт с «живыми» подписями и печатями обязателен․ Электронный акт в СЭД может дублировать бумажный для ускорения внутренних согласований․

Грамотное оформление Акта приема-передачи, залог безопасности архивного фонда и защиты организации от претензий контролирующих органов․ Перед подписанием обязательно проверьте:

1. Есть ли приказ/распоряжение о передаче (основание)?
2. Соответствуют ли заголовка дел в акте номенклатуре и описи?
3. Указаны ли шифры дел (Фонд-Опись-Дело)?
4. Проставлены ли сроки хранения по каждому делу?
5. Сходится ли итоговое количество дел и листов с описью?
6. Подписали ли уполномоченные лица (с расшифровкой)?
7. Стоят ли даты подписания (не будущие, не прошедшие слишком давно)?
8. Есть ли печати (если организация использует печати)?
9. Приложена ли опись дел (в 2-х экземплярах)?
10. Готовы ли дела физически (прошиты, в папках/коробках, с корешками)?

Помните: Акт приема-передачи — это не просто формальность, а документ строгой отчетности․ Ошибки в нем могут привести к потере документов, штрафам при проверках Росахива или судебным спорам о сохранности дел․ Используйте актуальную Форму № 1-Арх (Приказ Росархива № 136) и следуйте инструкции выше․

Скачать актуальный бланк (Форма № 1-Арх)

Официальный бланк можно скачать с сайта Росархива в разделе «Нормативные документы» -> «Типовые формы архивной документации» (Приложение № 2 к Приказу Росархива от № 136)․

*Статья носит информационный характер․ Для решения конкретных вопросов по архивному делу рекомендуется консультироваться с архивариусом вашей организации или специалистами территориального органа Росархива․