Передача документов в архив, это строго регламентированная процедура‚ регулируемая Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ а также приказами Росархива (в частности‚ Приказ Росархива от № 189 «Об утверждении типовых форм архивной документации»). Главным документом‚ фиксирующим факт передачи дел от структурного подразделения (или организации-передающей) в архив (организацию-принимающую)‚ является Акт приема-передачи документов в архив.

Ниже представлена подробная статья о назначении акта‚ его обязательных реквизитах‚ правилах заполнения и готовый образец для использования в 2024–2026 годах.

Назначение и правовое значение акта

Акт приема документов в архив — это первичный учетный документ‚ который:

• Фиксирует передачу права владения документами от создателя (администрации‚ отдела кадров‚ бухгалтерии и т.д.) к архиву.
• Подтверждает состав и состояние дел на момент передачи (количество‚ номера‚ даты‚ сроки хранения).
• Является основанием для списания дел с учета у передающей стороны и постановки на учет в архиве.
• Служит доказательством в спорах о сохранности документов‚ сроках хранения или утере дел.

Важно: Без подписанного акта архив не имеет права принимать дела на хранение‚ а передающая сторона несет ответственность за сохранность документов‚ не переданных в установленном порядке.

Нормативная база и формы документов

С 2022 года (в силу Приказа Росархива № 189) действуют новые типовые формы архивной документации. Для оформления передачи дел используется:

1. Форма № 0325001 «Акт приема-передачи документов в архив организации» — основной документ.
2. Форма № 0325002 «Опись документов‚ передаваемых в архив организации» — неотъемлемое приложение к акту (заполняется в 2-х экземплярах).

Организации имеют право разрабатывать свои формы (утвержденные локальным нормативным актом — приказом/распоряжением руководителя)‚ но они должны содержать все обязательные реквизиты‚ установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 Закона № 125-ФЗ.

Обязательные реквизиты акта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Любой акт (типовый или собственной формы) должен содержать:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи документов в архив».
• Дата составления (число‚ месяц прописью‚ год).
• Место составления (населенный пункт).
• Наименование организации-передающей (полное и сокращенное).
• Наименование организации-принимающей (архива).
• Основание для передачи: ссылка на порядок управления документацией‚ график передач‚ приказ руководителя.
• Сведения о передаваемых документах: общий объем (в делах‚ листах‚ МБ)‚ период охвата дат.
• Ссылку на опись (Форма № 0325002): номер и дату описи‚ количество экземпляров.
• Состояние документов: запись о том‚ что дела прошиты‚ пронумерованы‚ озаглавлены‚ в надлежащем состоянии (или перечень дефектов).
• Сроки хранения дел: указание категорий сроков (временные / постоянные) или ссылка на опись‚ где это указано.
• Подписи уполномоченных лиц:
  • Руководитель организации-передающей (или лицо‚ действующее на основании доверенности/приказа).
  • Ответственное лицо передающей стороны (архивариус/секретарь/делопроизводитель).
  • Руководитель архива (или уполномоченный архивариус).
• Печати организаций (если предусмотрено уставом/локальными актами).

Пошаговая инструкция по заполнению

Этап 1: Подготовка дел к сдаче (до составления акта)

1. Провести экспертизу стоимости документов (составить экспертную справку по форме № 0325003).
2. Сформировать дела: прошить‚ пронумеровать листы‚ озаглавить обложки (формы № 0325004‚ 0325005).
3. Создать опись дел (Форма № 0325002) в 2-х экземплярах. В описи указываются: шифр дела‚ заглавие‚ даты начала/окончания‚ количество листов‚ срок хранения‚ категория ценности.

Этап 2: Заполнение Акта (Форма № 0325001)

1. Шапка: Указать название организации‚ структурное подразделение (если передача внутри организации).
2. Преамбула: «Мы‚ нижеподписавшиеся… составили настоящий Акт о том‚ что…»
3. Табличная часть (если предусмотрена формой) или текст: Указать итоговые показатели по описи: «Всего передается дел: 150‚ листов: 4500‚ на электронных носителях: 5 единиц».
4. Состояние: «Дела в надлежащем состоянии‚ прошиты‚ листы пронумерованы‚ заглавия соответствуют номенклатуре». Если есть дефекты (порванные листы‚ потери) — обязательно описать их в акте или в отдельном акте осмотра.
5. Сроки хранения: «Сроки хранения установлены в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел…»
6. Приложения: «Приложение: Опись документов‚ передаваемых в архив‚ в 2-х экземплярах‚ на 10 листах‚ прошита‚ пронумерована‚ подписана».

Этап 3: Подписание и передача

Акт составляется минимум в 2-х экземплярах (один остается у передающей стороны‚ второй — в архиве). При передаче в государственный архив, в 3-х экземплярах.

Подписывают:

• Сторона передающая: руководитель структурного подразделения + исполнитель (архивариус/делопроизводитель);
• Сторона принимающая: руководитель архива (или главный архивариус) + архивариус-приемщик.

Образец заполненного Акта приема-передачи документов в архив

Ниже приведен пример заполнения формы по типу Формы № 0325001 (утв. Приказом Росархива № 189). Текст в квадратных скобках […] заменяется на ваши данные.

Типичные ошибки при оформлении (чек-лист для проверки)

• Отсутствие Описи (Формы № 0325002). Акт без описи недействителен — в нем нет перечня конкретных дел.
• Несоответствие данных Акта и Описи. Количество дел/листов в акте должно в точности совпадать с итогами описи.
• Отсутствие срока хранения. Каждое дело в описи должно иметь срок хранения. В акте должна быть ссылка на это.
• Подписание не уполномоченными лицами. Подписать акт может только лицо‚ указанное в приказе «О комиссии по приему документов в архив» или в должностной инструкции. Обычно это руководитель структурного подразделения и архивариус.
• Передача дел без экспертизы стоимости. Для документов с истекшим сроком хранения (свыше 10 лет) обязательна экспертиза (Форма № 0325003). Без нее архив не примет дела на постоянное хранение.
• Использование устаревших форм. Формы Приказа Росархива от 2015 г. (№ 2360) утратили силу. Используйте формы Приказа № 189 (0325001‚ 0325002).

Особенности передачи электронных документов

Если в передаче участвуют электронные документы (на носителях или в системе ЭДО):

1. В Акте (графе «Дела на электронных носителях») указывается количество единиц хранения (файлов/папок/носителей) и объем в МБ/ГБ.
2. В Описи (Форма № 0325002) заполняются дополнительные колонки: «Тип носителя»‚ «Формат файла»‚ «Контрольная сумма (хеш-сумма)»‚ «Путь к файлу/системе».
3. Обязательно фиксируется целостность и подлинность (проверка ЭП‚ хеш-сумм) — об этом делается запись в акте или отдельном протоколе проверки.

Хранение и учет Актов

• Срок хранения Актов приема-передачи: Постоянный (как документ‚ подтверждающий факт передачи архивных фондов).
• Учет: Акты регистрируются в журнале учета приема-передачи документов в архив (форма свободная‚ но обязательная для архива).
• Экземпляр акта‚ оставшийся у передающей стороны‚ хранится в делах делопроизводства/архивного дела организации-передающей до ликвидации организации или передачи архива в госархив.

Грамотное оформление Акта приема документов в архив — это гарантия правовой защищенности организации в вопросах сохранности документов‚ соблюдения сроков хранения и прохождения проверок (Росархива‚ прокуратуры‚ налоговой‚ судов). Используйте актуальные формы Приказа Росархива № 189‚ внимательно сверяйте данные с Описью и Экспертной справкой‚ и обеспечивайте подписание уполномоченными лицами.

Совет: Автоматизируйте процесс заполнения форм № 0325001 и № 0325002 с помощью специализированного ПО для делопроизводства (1С:Делопроизводство‚ Диадок‚ СБИС‚ «Архивист» и др.) — это исключит арифметические ошибки и ускорит подготовку пакета документов в разы.