Акт приема‑передачи (АПП) — это официальный документ, фиксирующий факт передачи дел, документов или их описи от одного лица (передающего) к другому (принимающему). В случае передачи в архив акт подтверждает, что документы переданы на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив и определяет их состояние, количество, сроки хранения и другие важные параметры.

Когда необходим акт приема‑передачи в архив?

• При окончании срока текущего (оперативного) хранения и переходе документов в постоянное хранение;
• При реорганизации, ликвидации или передаче части дел в другой архив;
• При сдаче в архив документов, сформированных в результате завершения проекта, судебного дела, проверки и т.п.;
• При передаче электронных и бумажных копий, а также оригиналов.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие оформление АПП в архив:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
2. Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении формы «Акт приема‑передачи архивных документов на хранение»» (Приложение N 20);
3. Приказ Минкультуры России от № 332 «Об утверждении формы описи дел, передаваемых в архив»;
4. Внутренние регламенты организации (при наличии).

Структура акта приема‑передачи

Стандартный акт состоит из следующих разделов (см. образец ниже):

Раздел	Содержание
Шапка документа	Наименование организации, номер акта, дата составления, реквизиты архива.
Стороны	Полные данные о передающем (должность, ФИО, подпись) и принимающем (должность, ФИО, подпись).
Предмет передачи	Наименование и номер (при наличии) описи, количество дел, количество экземпляров, сроки хранения.
Состояние документов	Описание состояния (полные, неполные, повреждённые), наличие приложений, электронных копий.
Особые условия	Указание на ограничения доступа, конфиденциальность, необходимость дополнительного контроля.
Подписи сторон	Подписи, расшифровки, печати (при необходимости).

Пошаговое заполнение акта

Шаг 1. Подготовка реквизитов

• Определите номер акта (например, АКТ N 001);
• Укажите дату составления в формате ««ДД» «Месяц» «ГГГГ»» (например, 11 июля 2026 г.);
• Запишите полное наименование организации‑передающей и архива‑принимающего.

Шаг 2. Оформление сторон

Для каждой стороны укажите:

• Должность (например, заместитель директора по архивному делу);
• ФИО полностью;
• Документ, подтверждающий полномочия (приказ, доверенность) – укажите номер и дату.

Шаг 3. Описание передаваемых документов

• Укажите название описи (например, «Опись дел № 12 «Контракты 2019‑2022»»);
• Номер и дата составления описи;
• Количество дел (кол-во дел в описи) и количество копий (если передаются копии);
• Сроки хранения (постоянное, 5 лет, 10 лет и т.п.).

Шаг 4. Оценка состояния

Отметьте любые дефекты: «повреждённые переплёты», «отсутствуют подписи», «нужна реставрация». Если дефектов нет – укажите «Документы находятся в полном и надлежащем виде». Это важно для последующего контроля качества архива.

Шаг 5. Особые условия

Если документы относятся к категории «конфиденциальные», «коммерческая тайна» или «с ограниченным доступом», укажите соответствующие ограничения и порядок их раскрытия.

Шаг 6. Подписи и печати

• Подпишите акт обеими сторонами;
• Укажите расшифровку подписи (ФИО, должность);
• Поставьте печати организации (если предусмотрено внутренними регламентами).

Образец акта приема‑передачи документов в архив (2026 год)

АКТ N ____ о передаче в архив дел (документов)
Город ____________ "____" ___________ 2026 г.

Стороны акта
Передающая сторона: _______________________________
 Должность: ______________________________________
 ФИО: _____________________________________________
 Документ, подтверждающий полномочия: ____________
 (№, дата)

Принимающая сторона (архив): ______________________
 Должность: ______________________________________
 ФИО: _____________________________________________
 Документ, подтверждающий полномочия: ____________
 (№, дата)

Предмет передачи
Наименование описи: _____________________________
Номер описи: ___________________________________
Дата составления описи: ________________________
Количество дел (дело‑дел): ______________________
Количество копий (если имеются): ________________
Срок хранения: _________________________________
Вид хранения: постоянное (постоянное хранение) / иное __________

Состояние передаваемых документов
Общая оценка: _________________________________
Выявленные дефекты (при наличии):
 ⏤ ______________________________________________
 ⸺ ______________________________________________
Примечания: ___________________________________

Особые условия
Ограничения доступа: __________________________
Требования к дальнейшему использованию: ________
Прочие условия: _________________________________

Подписи сторон
Передающая сторона: ______________________ ___________ (расшифровка)
 (подпись) (дата)

Принимающая сторона: ______________________ ___________ (расшифровка)
 (подпись) (дата)

Печати
[Печать организации] [Печать архива]

Практические рекомендации

• Заполняйте акт в двух экземплярах. Один остаётся у передающей стороны, второй – у архива.
• Сохраняйте оригиналы описи дел в архиве вместе с актом – это подтверждает соответствие перечня и фактического содержания.
• Если передаёте электронные документы, укажите в пункте 4.2 формат файлов, контрольные суммы (MD5, SHA‑256) и место их хранения.
• Проверяйте наличие всех подписей и печатей до сдачи акта в архив – отсутствие подписи может привести к возврату документа.
• Сохраняйте копию акта в электронном виде (PDF) в системе документооборота вашей организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить печать организации, если она не предусмотрена уставом?

Печать не является обязательным элементом, если иное не указано в внутренних регламентах. Однако её наличие повышает юридическую силу акта.

Как оформить акт, если передаётся только часть дел из описи?

В пункте 2.4 укажите точное количество передаваемых дел, а в пункте 3.2 опишите, какие именно дела (например, «дела № 1‑5, 9, 12‑15»). При необходимости приложите отдельную уточняющую опись.

Можно ли использовать электронную подпись?

Да. При наличии у организации и архива сертификатов электронной подписи акт может быть оформлен в электронном виде. В этом случае в подписи указывается «ЭЦП» и дата подписи.

Что делать, если в процессе передачи обнаружены недостающие документы?

Сформируйте протокол о недостаче, подпишите его обеими сторонами и приложите к акту как отдельный документ. В акте отметьте «недостача» в пункте 3.2.

Где скачать готовый шаблон?

• Шаблон акта (DOCX) – 2026 год
• Шаблон акта (PDF) – готовый к печати
• Опись дел (Excel) – для заполнения

Акт приема‑передачи документов в архив – ключевой документ, который гарантирует законность и прозрачность передачи дел в постоянное хранение. Правильное его оформление помогает избежать споров, ускоряет процесс архивации и обеспечивает сохранность ценной информации. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, используйте готовый образец и адаптируйте его под особенности вашей организации.

---

Дата публикации: 11 июля 2026 г.