Акт приема‑передачи документов в архив – это официальный документ‚ фиксирующий факт передачи дел (бумажных или электронных) от подразделения организации в архивное хранилище и подтверждающий выполнение архивом обязательств по их сохранению. Ниже представлен подробный обзор правовой основы‚ порядка оформления и содержания акта‚ а также практических рекомендаций по его использованию.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок формирования‚ хранения и использования архивных документов.
- Приказы и методические рекомендации Росархива (например‚ Приказ Росархива от № 75 «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов и дел в Федеральном архивном агентстве»).
- Внутренние нормативные акты организации: положение об архиве‚ инструкция по делопроизводству‚ регламент работы с электронными документами.
Цель и значение акта
- Подтверждает факт приема архивом документов от источника комплектования.
- Фиксирует объем‚ nomenclature и состояние передаваемых дел (наличие описей‚ правильность оформления‚ отсутствие повреждений).
- Служит основанием для внесения сведений в учетные карточки архива и для дальнейшего использования документов в научной‚ административной или судебной деятельности.
- Обеспечивает юридическую защиту сторон: архив подтверждает принятие обязательств по сохранению‚ а подразделение – выполнение своей обязанности по сдаче документов на хранение.
Участники процесса
- Ответственный работник подразделения (как правило‚ начальник отдела‚ заведующий сектором или делопроизводитель) – готовит опись‚ проверяет комплектность документов и подписывает акт.
- Сотрудник архивного подразделения (архивариус‚ заведующий архивом) – принимает документы‚ проводит экспертизу по описи‚ ставит свою подпись и печать.
- При необходимости привлекаются бухгалтеры‚ юристы‚ специалисты по защите информации для консультации по отдельным категориям дел (например‚ финансовые отчеты‚ персональные данные).
Этапы приема‑передачи
- Подготовка: формирование описи дел‚ проверка наличия всех необходимых документов‚ их правильное оформление (номера‚ даты‚ подписи).
- Передача: передача документов вместе с описью сотруднику архива.
- Проверка: архивариус сверяет фактическое наличие дел с описью‚ оценивает состояние (повреждения‚ отсутствие листов‚ необходимость реставрации).
- Оформление акта: заполнение бланка акта‚ подпись обеими сторонами‚ проставление печатей организации и архива.
- Регистрация: один экземпляр акта остается в архиве‚ второй – у подразделения (или в отделе кадров/бухгалтерии‚ в зависимости от внутреннего регламента).
Содержание акта приема‑передачи
Типовой акт включает следующие разделы (выделены жирным для удобства чтения):
- Наименование документа – «Акт приема‑передачи документов на архивное хранение».
- Дата и место составления – например‚ «07 декабря 2026 г.‚ г. Москва».
- Стороны:
- Передающая сторона – наименование организации‚ подразделения‚ ФИО ответственного лица‚ его должность.
- Принимающая сторона – наименование архива (государственный‚ ведомственный‚ корпоративный)‚ ФИО принимающего архивариуса‚ его должность.
- Основание передачи – ссылка на приказ о назначении комиссии‚ номер и дата приказа‚ либо внутренний распорядительный документ.
- Перечень передаваемых дел – таблица или список с указанием:
- номера дела по описи;
- наименования дела;
- количества листов/томов;
- периода охватываемого документами;
- особенных отметок (например‚ «требует реставрации»‚ «конфиденциально»).
- Результаты проверки – подтверждение соответствия описи фактическому наличию‚ замечания о состоянии документов.
- Подписи сторон – места для подписи передающей и принимающей сторон‚ расшифровка подписей‚ даты подписания.
- Печати – печать организации и печать архива (если предусмотрено).
Особенности оформления акта для электронных документов
С развитием электронного документооборота акт приема‑передачи дополняется следующими пунктами:
- Указание формата файлов (PDF/A‚ TIFF‚ XML и т.д.).
- Информация о контрольных суммах (хеш‑значениях) для проверки целостности при передаче.
- Сведения о используемой системе хранения (облачный архив‚ корпоративный сервер‚ государственный электронный архив).
- Подтверждение того‚ что электронные документы сопровождаются необходимыми метаданными (автор‚ дата создания‚ классификационный индекс).
- Указание на необходимость сохранения электронной подписи и сертификатов‚ если они присутствуют.
Образец акта (упрощенный)
Ниже представлен примерный бланк акта. При использовании необходимо заменить выделенные места на реальные данные.
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ г. _______________ «___» _____________ 20__ г. Мы‚ нижеподписавшиеся‚ подтверждаем‚ что: Передающая сторона: Организация: ______________________________________ Подразделение: ____________________________________ Ответственное лицо: _______________________________ Должность: ________________________________________ Принимающая сторона: Архив: ____________________________________________ Ответственное лицо: _______________________________ Должность: ________________________________________ Основание передачи: Приказ № ___ от «___» _____________ 20__ г. «О назначении комиссии по приему‑передаче документов в архив». Передаваемые дела (по описи): № дела по описи | Наименование дела | Кол‑во листов/томов | Период | Примечания --------------------------------------------------------------------------------- 1 | __________________ | ___________________ | ______ | __________________ 2 | __________________ | ___________________ | ______ | __________________ … | … | … | … | … Результаты проверки: Соответствие описи фактическому наличию: _______________________________ Замечания о состоянии документов: _______________________________________ Подписи сторон: Передающая сторона: ___________________ / __________________ / «___» _____________ 20__ г. (подпись) (расшифровка) Принимающая сторона: ___________________ / __________________ / «___» _____________ 20__ г. (подпись) (расшифровка) Печати: _________________________ _________________________
Хранение и использование акта
- Один экземпляр акта остается в архиве и приобщается к делу (или к электронному комплексу) как подтверждение факта приема.
- Второй экземпляр хранится в деле подразделения (обычно в личном деле ответственного лица или в отделе кадров) в течение срока‚ установленного внутренними нормативными актами (как правило‚ не менее 5 лет).
- При необходимости акт может быть использован в качестве доказательства в судебных спорах‚ аудиторских проверках или при проведении внутренней ревизии.
Ответственность за нарушение порядка приема‑передачи
- Несвоевременная или неправильная оформленная передача может повлечь административную ответственность по ст. 19.5 КоАП РФ (нарушение правил ведения документационного обеспечения).
- Утрата или повреждение документов из‑за ненадлежащего оформления акта может привести к материальной ответственности виновного лица.
- В случае электронных документов – нарушение требований по обеспечению целостности и подлинности (ст. 13.11 КоАП РФ);
Акт приема‑передачи документов в архив является ключевым элементом системы документооборота и архивного дела. Его правильное оформление гарантирует законность передачи‚ сохранность информации и возможность последующего использования документов в управленческой‚ научной и правовой деятельности. Соблюдение установленного порядка‚ внимание к деталям описи и использование актуальных нормативных актов позволяют минимизировать риски и обеспечить эффективную работу архивного подразделения.