Передача документов в государственный архив, это обязательная процедура для государственных органов, муниципальных учреждений и ряда коммерческих организаций, хранящих документы исторической или правовой ценности․ Ключевым документом, фиксирующим переход прав и ответственности за сохранность дел, является Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив․ В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, порядок заполнения акта, прилагаемые документы (описи) и актуальные изменения на 2026 год․
Нормативная правовая основа
Процедура передачи дел регулируется комплексом нормативных актов․ Главными из них являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 16, 17, 20) — определяет сроки передачи, состав документов и ответственность сторон․
- Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Административного регламента предоставления Росархивом государственной услуги по приему документов, подлежащих хранению в архивах архивных учреждений федерального уровня․․․» — регламентирует процедуру приема, сроки и формы взаимодействия․
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых форм архивных документов» — устанавливает единые бланки Актов и Описей (Форма № 0305710 «Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив», Форма № 0305709 «Опись дел и других документов, передаваемых в архив»)․
- Региональные законы и приказы территориальных органов Росархива (для архивов субъектов РФ и муниципальных архивов)․
Сроки передачи документов
Согласно ст․ 16 ФЗ № 125-ФЗ, документы передаются в государственные архивы по истечении установленных сроков хранения в ведомственном (организационном) архиве:
- Документы постоянного хранения — в течение 1 года после окончания года их создания (для госорганов) или в сроки, установленные отраслевыми правилами․
- Документы временного хранения (сроком более 10 лет), по истечении сроков хранения, установленных перечнем типовых управленческих архивных документов или отраслевыми перечнями․
- Исключения: Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, передаются в порядке, установленном законодательством о гостайне․
Важно: Несвоевременная передача документов влечет административную ответственность по ст․ 13․20 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юрлиц)․
Подготовительный этап: формирование экспертной комиссии и экспертиза ценности
Перед оформлением Акта организация-передатель должна:
- Создать экспертную комиссию по отбору документов (приказ руководителя организации)․ В состав входят руководитель, главный архивист/ответственный за архив, юрист, специалисты по профилю дел․
- Провести экспертизу ценности и сроков хранения каждого дела․ Результат оформляется Актом экспертизы ценности и сроков хранения документов (форма согласно Приказу Росархива № 236)․
- Сформировать описи на основе результатов экспертизы․
Опись дел: виды, структура и правила заполнения (2026 год)
Опись — это основной прилагаемый к Акту документ․ Без описей Акт недействителен․ Согласно актуальной практике (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, данные на 2026 год), составляются отдельные описи для разных групп документов:
Виды описей:
- Первая опись: Дела постоянного хранения (историческая ценность)․
- Вторая опись: Дела длительного хранения (срок более 10 лет, до 75/100 лет)․
- Третья опись и последующие: Дела с меньшими сроками хранения (10 лет и менее), если они передаются в архив одновременно (например, при ликвидации организации или перепрофилировании)․
- Отдельные описи на электронные документы: Обязательно составляются отдельно от бумажных, с указанием формата файлов, контрольных сумм (хешей), носителя и программного обеспечения для чтения․
Структура Описи (Форма № 0305709):
| Колонка | Наименование | Что заполнять |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер дела | Сквозная нумерация внутри описи․ |
| 2 | Индекс дела (шифр) | Фонд-Опись-Дело (если фонд уже открыт) или временный шифр организации․ |
| 3 | дела | Точный, полный из обложки дела․ Для ЕД, имя файла/набор данных․ |
| 4 | Даты начала и окончания | Хронологические границы документов в деле․ |
| 5 | Количество листов / объем ЕД | Для бумаги — листы (пронумерованные)․ Для ЕД — количество файлов, объем в Мб/Гб․ |
| 6 | Срок хранения | «Постоянный», «75 лет», «10 лет» и т․д․ (ссылка на пункт перечня)․ |
| 7 | Примечания | Особенности: наличие приложений, фото, плотных переплетов, паролей на ЕД, дефектов бумаги․ |
Требования к экземплярам описей (актуально на 2026 год):
- 4 бумажных экземпляра (подписанных и прошитых/сшитых) для архива-приемщика․
- 1 электронный экземпляр (в формате PDF/A или XML, согласованном с архивом) — передается на флеш-накопителе или через систему электронного документооборота (СЭД/ЦХЭД)․
- Один экземпляр остается в организации-передателе (в архиве организации или у ответственного)․
Акт приема-передачи: бланк, заполнение, образец 2026
Используется единая Форма № 0305710 (утв․ Приказом Росархива № 236)․ Акт составляется в 2 экземплярах (один для передателя, один для архива-приемщика)․
Структура Акта (по разделам):
Шапка документа
- Наименование организации-передателя (полное, согласно Уставу/Свидетельству)․
- Наименование государственного архива-приемщика (полное)․
- Номер и дата Акта (дата составления комиссией)․
- Основание: Номер и дата Приказа руководителя организации о передаче, Номер и дата Акта экспертизы․
Состав комиссии по приему-передаче
Перечисляются ФИО, должности представителей обоих сторон:
- От организации-передателя: Председатель (обычно зам․ руководителя или главный архивист), члены (архивист, юрист, специалист)․
- От государственного архива: Председатель (директор архива или зам; директора), члены (архивисты приемки, технари)․
Пример формулировки (по данным КонсультантПлюс/ЦИК России):
«Мы, нижеподписавшиеся, Иванов И․И․, главный архивист ООО «Ромашка» и Петров П․П․, старший архивист ГАРО г․ Москвы, составили настоящий Акт о том, что․․․»
Перечень передаваемых документов (ссылка на описи)
В табличной части указываются сводные данные по каждой описи:
- Номер описи (1, 2, 3․․․)․
- Наименование описи (например: «Опись дел постоянного хранения за 2010–2015 гг․»)․
- Количество дел в описи․
- Общее количество листов / объем ЕД․
- Срок хранения․
Условия передачи и особые пометки
Здесь фиксируются критически важные моменты:
- Состояние дел: «В удовлетворительном состоянии», «Требуют восстановления», «Имеются дефекты (пропуски листов, порванные корешки)», архив имеет право отказать в приеме дефектных дел без акта отбора на восстановление․
- Наличие ограничений доступа: «Содержат персональные данные (ФЗ-152)», «Коммерческая тайна», «Государственная тайна (гриф «Совершенно секретно» и т․д․)» — с указанием срока снятия грифа или порядка доступа․
- Особенности ЕД: «Переданы на внешнем жестком диске № 12345», «Контрольные суммы MD5/SHA-256 приложены», «Формат PDF/A-1b»․
- Оплата госпошлины: Указание на оплату госпошлины за учет каждого дела в госархивном фонде (если применимо к категории организации, см․ Налоговый кодекс РФ, ст․ 333;26)․
Подписи и печать
Акт подписывается всеми членами комиссии с обеих сторон․ Реквизиты подписи: Должность, Подпись, Расшифровка подписи (ФИО), Дата․ Печать организации-передателя ставится на обоих экземплярах (архив-приемщик ставит свою печать при получении)․
Процедура передачи: пошаговый алгоритм
- Подготовка дел: Проверка нумерации листов, целостности переплетов, соответствия заголовков описи․
- Согласование с архивом: Заранее (за 1-3 месяца) направляется предварительное уведомление/перечень описей в архив для планирования приемки (через ЦХЭД или официальное письмо)․
- Формирование пакета: Акт (2 экз․) + 4 бумажных экз․ описей + 1 эл․ экз․ описей + Акт экспертизы + Копия приказа о передаче + Квитанция об оплате госпошлины․
- Приемка в архиве: Комиссия архива проводит визуальный осмотр (выборочный или полный), сверку с описями, проверку ЕД (вирусы, форматы, хеш-суммы)․
- Подписание Акта: При отсутствии претензий — подписание двух экземпляров․ Один остается в архиве, второй — у передателя․
- Учет в организации: Внутренняя опись/журнал учета переданных дел помечается «Передано в ГА [Название] Акт № от даты»․ Дела списываются с баланса организационного архива․
Особенности передачи электронных документов (ЭД) в 2026 году
С развитием ЦХЭД (Централизованной системы хранения электронных документов) и ЕАРХ (Единой архивной системы) требования к ЭД ужесточаются:
- Форматы: Только открытые стандарты (PDF/A-1b/2b для текстов, TIFF/JP2 для изображений, XML для структурированных данных, CSV для баз данных)․
- Целостность: Обязательное наличие файла контрольных сумм (manifest․xml или ․md5/․sha256) для каждого файла дела․
- Метаданные: Передача XML-файла с метаданными по стандарту СМЭВ/Росархив (описание дела, атрибуты документов, права доступа)․
- Электронная подпись (ЭП): Акт приема-передачи ЭД часто подписывается усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП) через СЭД/ЦХЭД, что равносильно бумажному акту с печатями․
- Акт из ЦХЭД: После загрузки в ЦХЭД государственный архив формирует в системе Акт приема-передачи (см․ подсистему «Облачный архив»), который направляется передателю для подписания в электронном виде․
Типичные ошибки и риски отказа архива в приеме
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Несоответствие заголовков дел в описи и на обложках | Возврат пакета на доработку, срыв сроков | Тщательная сверка перед сшиванием описей |
| Отсутствие нумерации листов в делах или пробелы в нумерации | Отказ в приеме дела (дефект) | Пронумеровать листы карандашом/штемпелем до сдачи |
| Передача дел со сроками хранения, не истекшими на дату акта | Незаконная передача, возврат | Строго следовать Акту экспертизы и перечням сроков |
| Отсутствие электронной копии описи или неверный формат (не PDF/A, не XML) | Невозможность загрузки в АИС архива | Согласовать формат с архивом заранее (письменно) |
| Неоплаченная госпошлина за учет дела в госфонд | Архив не примет документы к учету | Оплатить пошлину заранее, приложить квитанции |
| ЕД с паролями/шифрованием без передачи ключей | Отказ в приеме | Снять защиту или передать ключи в запечатанном конверте по акту |
Ответственность сторон
- Организация-передатель: Несет ответственность за достоверность сведений в описях, сохранность дел до момента подписания Акта, соблюдение сроков передачи (штрафы по КоАП РФ ст․ 13․20: для должностных лиц 500–1000 руб․, для юрлиц 3000–5000 руб․)․
- Государственный архив: Несет ответственность за сохранность документов с момента подписания Акта, за предоставление доступа к ним в установленном законом порядке, за соблюдение режима конфиденциальности․
Хранение экземпляра Акта в организации
Второй экземпляр Акта (с печатью и подписями архива) является главным документом-основанием для списания дел с баланса организационного архива․ Он хранится:
- В архиве организации (если он есть) — постоянно․
- У ответственного за архивное дело лица, до ликвидации организации, затем передается в архив правопреемника или в госархив вместе последними делами․
- Рекомендуется сделать скан-копию Акта для внутренней СЭД/базы знаний․
Оформление Акта на передачу дел в государственный архив — это финальный и самый ответственный этап архивной работы․ В 2026 году ключевыми трендами являются: обязательное электронное дублирование описей, строгая верификация электронных документов (хеш-суммы, форматы PDF/A) и переход на безбумажное подписание Актов через ЦХЭД/СЭД с использованием УКЭП․
Грамотная подготовка экспертной комиссии, качественная экспертиза ценностей, безупречное заполнение Описей (в 4-х бумажных и 1 электронном экземплярах) и предварительное согласование с архивом-приемщиком гарантируют быструю приемку документов без возвратов и штрафов․ Используйте только актуальные бланки Форм № 0305710 (Акт) и № 0305709 (Опись), утвержденные Приказом Росархива № 236, и следите за обновлениями Административного регламента Приказа № 100․
Данная статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, Приказов Росархива, материалов систем КонсультантПлюс и ГАРАНТ (актуально на )․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к архивисту вашего ведомства или в территориальный орган Росархива․