Акт приема‑передачи документов в муниципальный архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи документальных материалов от организации‑источника (учреждения, предприятия, органа местного самоуправления) в муниципальный архив для их долгосрочного хранения и последующего использования. Ниже представлен подробный обзор порядка оформления, нормативной основы и практических рекомендаций по заполнению акта.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы формирования, хранения и использования архивных фондов.
• Постановление Правительства РФ № 526 от «Об утверждении Положения о порядке формирования и ведения муниципальных архивов» – регламентирует деятельность муниципальных архивов.
• Методические рекомендации по оформлению актов приема‑передачи документов (утверждены Министерством культуры РФ) – содержат образцы и требования к содержанию акта.

Подготовка к передаче документов

Перед оформлением акта необходимо выполнить следующие подготовительные действия:

1. Инвентаризация документов – составление описи передаваемых дел, указание их количества, дат создания и тематической принадлежности.
2. Проверка состояния документов – выявление повреждений, необходимость реставрации или консервации.
3. Формирование дела – документы должны быть собраны в соответствии с установленной номенклатурой дел и упакованы в архивные коробки или папки.
4. Согласование с архивом – предварительное уведомление муниципального архива о планируемой передаче, уточнение требований к оформлению и срокам сдачи.

Содержание акта приема‑передачи

Акт состоит из следующих обязательных разделов:

• Шапка документа – наименование организации‑отправителя, муниципального архива, дата и место составления акта.
• Преамбула – ссылка на нормативные акты, регулирующие передачу документов (ФЗ‑125, постановление Правительства и т.д.).
• Описание передаваемых документов – перечень дел с указанием их индексов, названий, количества листов, периодов охвата и степени сохранности.
• Подписи сторон – представитель организации‑отправителя (руководитель или уполномоченное лицо) и представитель муниципального архива (начальник отдела приема или архивариус). Подписи сопровождаются расшифровкой ФИО, должности и датой.
• Приложения – опись передаваемых дел (форма № АП‑1), копии удостоверяющих личности лиц, подписавших акт, а также акты о состоянии документов (если проводилась экспертиза).

Этапы оформления акта

1. Составление проекта акта – заполнение шапки, преамбулы и описания документов на основе инвентаризационной описи.
2. Согласование проекта – передача черновика в муниципальный архив для проверки соответствия требованиям.
3. Внесение замечаний и корректировка – учет предложений архива, уточнение наименований дел, исправление опечаток.
4. Подписание акта – оформление подписей обеими сторонами в присутствии свидетелей (при необходимости).
5. Регистрация акта – внесение акта в журнал регистрации приема‑передачи документов муниципального архива и получение регистрационного номера.
6. Передача документов – физическая передача дел в архив согласно описи, составление акта приема‑передачи материальных ценностей (если требуется).

Пример заполнения акта (фрагмент)

Шапка:

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ ГОРОДА СОЧИ

Акт приема‑передачи документов № 2026/045

г; Сочи, 07 ноября 2026 г.

Преамбула:
Настоящий акт составлен в соответствии с Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Постановлением Правительства РФ от № 526 «Об утверждении Положения о порядке формирования и ведения муниципальных архивов».
Описание передаваемых документов:

Дело № 1 «Приказы по personnel управления образования г. Сочи за 2020‑2022 гг.» – 150 л., состояние – хорошее.
Дело № 2 «Сметы расходов на благоустройство парков г. Сочи за 2018‑2021 гг.» – 80 л., состояние – удовлетворительное (требуется консервация обложки).
Дело № 3 «Протоколы заседаний совета депутатов г. Сочи за 2015‑2019 гг.» – 220 л., состояние – хорошее.

Подписи:
От организации‑отправителя: _____________________ / И.И. Иванов / начальник отдела документации / 
От муниципального архива: _____________________ / П.П. Петров / начальник отдела приема документов / 
Хранение и учет акта
После подписания акт приема‑передачи:

Оригинал акта остается в муниципальном архиве и помещается в дело «Прием‑передача документов» за соответствующий год.
Копия акта передается организации‑отправителю для внутреннего учета и архивного хранения в течение срока, установленного внутренними нормативными актами организации (как правило, не менее 5 лет).
В электронном виде акт может быть сканирован и внесен в электронный архив организации с указанием метаданных (номер акта, дата, наименование передаваемых дел).

Ответственность за нарушение порядка оформления
Несоблюдение требований к оформлению акта приема‑передачи может повлечь:

Отказ муниципального архива в принятии документов;
Наложение административных штрафов на должностных лиц организации‑отправителя в соответствии с КоАП РФ (ст. 19.7 – нарушение правил ведения документации);
Потерю юридической силы передаваемых документов в случае их последующего использования в судебных или административных процессах.

Правильное оформление акта приема‑передачи документов в муниципальный архив является гарантией законности и сохранности архивных фондов. Соблюдение нормативных требований, тщательная подготовка описи документов и своевременное согласование с архивом позволяют избежать задержек и спорных ситуаций. Рекомендуется вести внутренний журнал учета всех актов приема‑передачи и периодически проводить аудит выполненных передач для контроля соответствия установленным процедурам.