Передача документов на хранение в муниципальный архив — это обязательная юридическая процедура для любого общещества с ограниченной ответственностью (ООО), прекращающего деятельность (ликвидируемого) или выполнившего сроки временного хранения дел. Ключевым документом, фиксирующим факт передачи прав и ответственности за архивный фонд, является Акт приема-передачи документов на постоянное хранение. В данной статье подробно разбираются нормативные основания, порядок подготовки, требования к комплекту передаваемых документов и нюансы заполнения акта актуальных на 2025–2026 годы.

Нормативная правовая база

Процедура регулируется комплексом нормативных актов, среди которых ключевыми являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 21, передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение).
• Постановление Правительства РФ от № 1366 «Об утверждении Правил формирования, ведения и хранения архивных фондов…» (далее — Правила). Приложения к Правилам (№ 19, № 30, № 35) содержат утвержденные формы актов и описей.
• Приказ Росархива от № 236 (утверждает типовые формы акта приема-передачи для федеральных архивов, часто используемые по аналогии в муниципальных).
• Местные нормативные акты (постановления администраций муниципальных образований об архивах).

Основания для передачи документов

Передача документов ООО в муниципальный архив инициируется в двух основных случаях:

1. Ликвидация юридического лица. Согласно ст. 21 Закона № 125-ФЗ, документы Архивного фонда РФ, находящиеся в собственности ликвидируемой организации, подлежат передаче в архив до представления документов для государственной регистрации ликвидации.
2. Истечение сроков временного хранения. Дела с истекшими сроками хранения (обычно 10, 50 или 75 лет в зависимости от категории) подлежат экспертизе и передаче на постоянное хранение или уничтожению.

Этапы подготовки документов к сдаче (п. 6;1.1 Правил)

До составления акта организация-источник (ООО или ликвидационная комиссия) должна выполнить подготовительную работу. Самое главное помнить, что архив имеет право отказать в приеме документов, не соответствующих требованиям государственных стандартов (ГОСТ Р 7.0.97–2016, ГОСТ Р 7.0.100–2018).

Научно-техническая обработка дел

• Проверка полноты дел (наличие обложек, прошивка, нумерация листов).
• Составление экспертных листов на дела (акты экспертизы стоимости и сроков хранения).
• Формирование описей дел (инвентарей) в установленном количестве экземпляров.

Составление научно-справочного аппарата

К описям обязательно прилагаются:

• Историческая справка к архивному фонду (краткая история организации, структура управления, состав фонда).
• Предисловие к описи (характеристика состава дел, порядок их расположения).
• Указатели (по именам, географическим названиям, предметам и т.д.).
• Список сокращенных слов и условных обозначений, используемых в описи.

Требования к количеству экземпляров (Критически важный момент)

Согласно п. 6.4.1 Правил и практике муниципальных архивов (например, Администрации Полевского городского округа), документы готовятся в строгом количестве экземпляров:

Важно: Информация из интернета указывает на вариативность: «Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в организации». Однако при ликвидации ООО четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии). Рекомендуется заранее уточнить требования конкретного муниципального архива.

Форма и структура Акта приема-передачи

Единой обязательной формы для всех муниципальных архивов на федеральном уровне не установлено (в отличие от федеральных архивов, где действует Приложение № 35 к Правилам). Муниципальные архивы часто используют Приложение № 19 к Примерной инструкции по делопроизводству или собственные утвержденные бланки.

Обязательные реквизиты Акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97–2016 и п. 6.1.2 Правил):

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов на постоянное хранение».
2. Дата и место составления.
3. Стороны:
   • От имени организации-передающей: ФИО, должность руководителя или ликвидатора/конкурсного управляющего, основание (приказ, решение учредителей).
   • От имени муниципального архива: ФИО, должность директора архива или уполномоченного сотрудника.
4. Основание для передачи: решение о ликвидации, договор на хранение, акт экспертизы.
5. Перечень передаваемых документов: ссылка на описи (номера, даты, количество дел, хронологические границы).
6. Количество передаваемых единиц хранения: в штуках (дела), в метрах погонных (объем).
7. Состояние документов: запись о надлежащем состоянии или перечень выявленных дефектов (порванные обложки, отсутствующие листы, следы влаги/грызунов). Выявленные несоответствия устраняются работником архива организации до передачи.
8. Информация об отсутствующих делах: если при сверке с описью обнаружены расхождения, они фиксируются в акте (или в отдельном приложении № 30 к Правилам), и организация проводит розыск утерянных дел.
9. Подписи сторон: с расшифровкой подписей.
10. Утверждение: акт подписывается работниками, осуществляющими передачу/прием, и утверждается руководителем организации и руководителем муниципального архива (п. 6.1.2 Правил).
11. Печати: гербовая печать архива (есть), печать ООО (если имеется).

Процедура передачи: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Связь с архивом и получение требований

За 1–3 месяца до планируемой сдачи необходимо обратиться в муниципальный архив (часто это Архивный отдел администрации района/города) за консультацией и получением местных методических рекомендаций/бланков.

Шаг 2. Подготовка описей и НСА

Составление описей в 3 экземплярах (как правило, в программе «Архивист» или Excel по форме Приложения № 35/19). Подписание описей ответственным лицом и руководителем организации.

Шаг 3. Внутренняя инвентаризация и сверка

Полная перепробковка дел по описям. Составление акта внутренней проверки (для себя). Устранение дефектов.

Шаг 4. Приезд комиссии архива (или передача в архиве)

Обычно прием осуществляется комиссией архива на месте хранения документов (в офисе ООО) или в помещениях архива. Составляется Акт приема-передачи в 2 экземплярах.

Шаг 5. Подписание и обмен экземплярами

• Экземпляр № 1 (оригинал) — остается в муниципальном архиве (основание для учета фонда).
• Экземпляр № 2 — передается представителю ООО (ликвидатору) для представления в налоговую инспекцию при ликвидации (в качестве подтверждения выполнения архивного законодательства).

Шаг 6. Представление в налоговую (при ликвидации)

Копия акта (или второй экземпляр) прикладывается к пакету документов для исключения ООО из ЕГРЮЛ (форма Р16001). Налоговая инспекция проверяет факт сдачи архива.

Особенности при ликвидации ООО (Конкурсное управление/Банкротство)

• Действует конкурсный управляющий (КУ) или председатель ликвидационной комиссии (Предс. ЛК).
• Акт подписывает именно КУ/Предс. ЛК от имени должника.
• Один экземпляр акта и 4-й экземпляр описей (если готовили 4 экз., но стандарт — 3 экз. + 1 для КУ) передаются КУ для отчетности перед кредиторами и судом.
• Если документы утеряны до передачи — в акте фиксируется факт утери, КУ организует розыск (п. 6.1.1 Правил).

Типичные ошибки и риски

• Несоответствие описи факту: в описи 100 дел, фактически сдано 98. Результат: архив откажет в приеме до розыска или составления акта об утере.
• Отсутствие научно-справочного аппарата: сдана только опись без исторической справки и указателей. Результат: отказ в приеме.
• Неправильное оформление обложек дел: отсутствие индексов (фонд, опись, дело), сроков хранения, подписей ответственных.
• Использование устаревшей формы акта: применение бланков до вступления в силу Постановления № 1366 (авг. 2021 г.).
• Отсутствие утверждения руководителем архива: акт подписан только исполнителями, но не утвержден директором архива. Результат: документ не имеет юридической силы.

Образец заполнения ключевых полей (Пример)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
в Муниципальный архив г. [Название города] Администрации [Название района/города]

г. [Город] «___» _____________ 202_ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
От организации-передающей: ООО «Ромашка», ИНН 77XXXXXXXX, ОГРН 1XXXXXXXXXXXXX,
представляемое Ликвидатором Ивановым Иваном Ивановичем, действующим на основании
Решения единственного участника от г. № 1,
и от организации-принимающей: МУ «Архивный отдел Администрации г. [Город]»,
представляемое Директором Петровым Петром Петровичем, действующим на основании Устава,
составили настоящий Акт о том, что организация-передающая передала, а организация-принимающая
приняла на постоянное хранение архивные документы по Описи № 1 за 2010–2020 гг. (Фонд № 105),
составляющей 150 единиц хранения (делов), объемом 12,5 п.м.

Научно-справочный аппарат к описи (историческая справка, предисловие, указатель имен,
список сокращений) подготовлен в 3-х экземплярах, передан в 2-х экземплярах в архив.

Состояние документов: удовлетворительное, дефектов не выявлено. Дела прошиты, обложки заполнены
в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016. Расхождений с описью не обнаружено.

Акт составлен в 2-х (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу:
1 экземпляр — в Муниципальный архив, 1 экземпляр — в ООО «Ромашка» (Ликвидатору).

ПЕРЕДАЛ ПРИНЯЛ
Подпись __________ /Иванов И.И./ Подпись __________ /Петров П.П./
Дата ____________ Дата ____________

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Ликвидатор ООО «Ромашка» Директор МУ «Архивный отдел»
Иванов И.И. Петров П.П.
«___» ________ 202_ г. «___» ________ 202_ г.
М.П. М.П. (Гербовая печать архива)

Акт приема-передачи документов ООО в муниципальный архив, это не просто формальность, а документ, снимающий с организации ответственность за сохранность архивного фонда и позволяющий завершить процедуру ликвидации или перевода дел на государственный учет. Ключевыми факторами успеха являются: заранее согласованные с архивом формы и требования, качественная научно-техническая обработка дел (описание, экспертиза), строгое соблюдение количества экземпляров описей и акта, а также двустороннее подписание и утверждение акта руководителями обеих сторон.

Рекомендуется за 2–4 недели до планируемой сдачи направить официальное письмо в муниципальный архив с уведомлением о готовности фонда и запросом приемо-сдаточной комиссии.

Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства (ФЗ-125, Постановление Правительства РФ № 1366, Правила архивного дела) и практики муниципальных архивов. Перед началом работ обязательно уточняйте актуальные требования в конкретном архиве-получателе.