Акт приема‑передачи в архиве – это документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного лица (или организации) к другому. Он служит юридическим подтверждением того, что определённый набор документов, файлов, микрофильмов и иных архивных носителей был передан, получен и приняты в надлежащем состоянии.

Содержание статьи

1. Что такое акт приема‑передачи в архиве?
2. Правовая основа и нормативные акты
3. Когда обязателен акт?
4. Стороны, участвующие в оформлении
5. Структура и обязательные реквизиты
6. Порядок составления и подписания
7. Образец акта (шаблон)
8. Практические рекомендации и типичные ошибки
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое акт приема‑передачи в архиве?

Акт – это письменный документ, который подтверждает:

• Факт передачи архивных материалов от передающей стороны к принимающей стороне;
• Состояние материалов на момент передачи (полнота, целостность, наличие повреждений);
• Условия дальнейшего хранения, использования и доступа к материалам.

В отличие от обычного акта приема‑передачи (например, при продаже автомобиля), архивный акт учитывает особенности сохранности и конфиденциальности документов.

Правовая основа и нормативные акты

Оформление акта в архиве регулируется следующими нормативными документами РФ:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок создания, хранения и передачи архивных документов.
• Приказ Минкультуры России № 145 от «Об утверждении Положения об организации и ведении архивного дела».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическое описание архивных документов». В нём описываются требования к описанию передаваемых материалов.
• Гражданский кодекс РФ (ст. 432‑435) – общие положения о передаче имущества, которые применимы к архивным материалам.

Когда обязателен акт?

Акт приема‑передачи в архиве требуется в следующих ситуациях:

• Перевод архивных фондов из одного учреждения в другое (например, из регионального архива в государственный).
• Передача документов в частные архивы, музеи, библиотеки по договору аренды или безвозмездного пользования.
• Сдача в архив документов, полученных от физических лиц (наследственные документы, личные бумаги).
• Внутреннее перемещение фондов между подразделениями одного архива.
• Передача архивных материалов в суд, следственные органы, комиссии по экспертизе.

Стороны, участвующие в оформлении

Структура и обязательные реквизиты акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

1. Шапка документа
   • Наименование документа: «Акт приема‑передачи архивных материалов».
   • Номер акта (по внутреннему учёту).
   • Дата составления.
2. Сведения о сторонах
   • Полное наименование, ИНН/КПП (для юридических лиц) или ФИО, паспортные данные (для физических лиц).
   • Адрес, контактные телефоны, электронная почта.
3. Перечень передаваемых материалов
   • Наименование фонда (например, «Фонд № 12. «Документы о строительстве завода»»).
   • Объём (кол‑во дел, листов, микрофильмов, цифровых файлов).
   • Краткое описание содержания.
   • Указание на наличие сопроводительной документации (опись, карточки описания, метаданные).
4. Состояние материалов
   • Отметка о целостности, отсутствии повреждений.
   • При наличии дефектов – их описание и степень тяжести.
5. Условия хранения и доступа
   • Температурный режим, влажность, требования к охране.
   • Права доступа (какой уровень доступа предоставляется получателю).
6. Подписи сторон
   • Подпись (расшифровка) представителя передающей стороны.
   • Подпись (расшифровка) представителя принимающей стороны.
   • Подписи свидетелей/экспертов (при необходимости).
7. Приложения
   • Опись передаваемых материалов (детализированный лист).
   • Фотографии/сканы состояния (при необходимости).

Порядок составления и подписания

Алгоритм действий выглядит так:

1. Подготовительный этап
   • Согласовать с принимающей стороной цель и объём передачи.
   • Сформировать опись архивных материалов (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016).
   • Провести предварительную проверку состояния (консервация, оценка повреждений).
2. Составление акта
   • Заполнить все обязательные реквизиты (см. раздел 5).
   • При необходимости добавить примечания о специальных требованиях (например, необходимость цифровой копии).
3. Проверка и согласование
   • Передать черновик акта обеим сторонам для проверки.
   • Устранить замечания, если они есть.
4. Подписание
   • Подписать оригинал акта в присутствии свидетелей.
   • Сделать копию акта для каждой стороны и хранить её в архиве.
5. Регистрация
   • Внести запись о передаче в реестр архивных фондов.
   • Обновить метаданные в электронных системах (если материалы оцифрованы).
6. Физическая передача
   • Организовать транспортировку с учётом требований к сохранности (упаковка, температурный режим).
   • Приёмка материалов в месте назначения – ещё раз проверить состояние.

Образец акта (шаблон)

Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и адаптировать под конкретный случай.

<h1 style="text-align:center;">Акт приема‑передачи архивных материалов</h1>
<p><b>Номер акта:</b> АП‑2026‑07‑001<br>
<b>Дата:</b> 11 июля 2026 г.</p>

<h2>1. Стороны</h2>
<table border="1" cellpadding="5">
 <tr><th colspan="2">Передающая сторона</th></tr>
 <tr><td>Наименование:</td><td>Государственный архив Псковской области</td></tr>
 <tr><td>ИНН/КПП:</td><td>1234567890 / 0987654321</td></tr>
 <tr><td>Адрес:</td><td>г. Псков, ул. Советская, д. 10</td></tr>
 <tr><td>Представитель:</td><td>Иванов И.И., заведующий отделом</td></tr>
 <tr><th colspan="2">Принимающая сторона</th></tr>
 <tr><td>Наименование:</td><td>Музей регионального наследия «Старый Псков»</td></tr>
 <tr><td>ИНН/КПП:</td><td>1122334455 / 5544332211</td></tr>
 <tr><td>Адрес:</td><td>г. Псков, ул. Кузнечная, д. 5</td></tr>
 <tr><td>Представитель:</td><td>Петров П.П., директор музея</td></tr>
</table>

<h2>2. Перечень передаваемых материалов</h2>
<ul>
 <li><b>Фонд № 12</b> – «Документы о строительстве завода «Псковмаш» (1950‑1975)»</li>
 <li>Объём: 3 коробки, 12 дел, 4 микрофильма, 2 цифровых архива (1,2 ТБ)</li>
 <li>Сопроводительные документы: опись фонда, карточки описания, метаданные в XML</li>
</ul>

<h2>3. Состояние материалов</h2>
<p>При передаче все документы находятся в надлежащем состоянии. Обнаружены небольшие пятна на 2‑х листах дел № 5, которые фиксированы в приложении № 2.</p>

<h2>4. Условия хранения</h2>
<p>Температура: +18 °C ± 2 °C; Влажность: 45 % ± 5 %. Материалы размещаются в архивном помещении с системой контроля доступа (уровень доступа – «Только сотрудники музея»).</p>

<h2>5. Приложения</h2>
<ol>
 <li>Опись передаваемых материалов (в виде PDF).</li>
 <li>Фотографии повреждённых листов.</li>
</ol>

<h2>6. Подписи сторон</h2>
<table border="0" cellpadding="5">
 <tr>
 <td>От передающей стороны:<br><b>Иванов И.И.</b><br>Заведующий отделом<br><img src="signature_ivanov.png" alt="Подпись" style="width:150px;"></td>
 <td>От принимающей стороны:<br><b>Петров П.П.</b><br>Директор музея<br><img src="signature_petrov.png" alt="Подпись" style="width:150px;"></td>
 </tr>
</table>

Практические рекомендации и типичные ошибки

• Не забывайте про опись. Без детальной описи акт считается неполным и может быть оспорен в суде.
• Фотографируйте состояние. Фотографии служат доказательством отсутствия последующего ущерба.
• Учитывайте цифровые материалы. Для электронных архивов указывайте форматы файлов, контрольные суммы (MD5, SHA‑256) и место хранения.
• Соблюдайте сроки регистрации. По закону акт должен быть внесён в реестр в течение 5 рабочих дней после подписания.
• Контролируйте транспортировку. При перемещении хрупких документов используйте специальные архивные коробки, амортизирующие материалы и, если нужно, климат‑контролируемый транспорт.
• Проверяйте полномочия подписантов. Подпись должностного лица без соответствующей доверенности может привести к признанию акта недействительным.

Часто задаваемые вопросы

9.1 Нужно ли оформлять акт при передаче документов от физического лица в архив?

Да. Даже если передача происходит безвозмездно, акт фиксирует факт передачи, помогает избежать споров о праве собственности и обеспечивает документальное подтверждение соблюдения требований к сохранности.

9.2 Можно ли использовать электронный вариант акта?

С 2021 года в России допускается электронный документооборот в архивном деле. Электронный акт считается действительным, если:

• Подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) обеих сторон;
• Хранится в системе, обеспечивающей неизменность и доступность (например, в системе «Электронный архив» Минкультуры).

9.3 Что делать, если после подписания обнаружились недостачи?

Необходимо оформить акт о недостаче и приложить его к первоначальному акту. Стороны могут согласовать компенсацию или возврат недостающих материалов.

9.4 Как оформить передачу цифровых архивов, хранящихся в облаке?

В акте указываются:

• Адрес облачного хранилища (URL, имя аккаунта).
• Перечень файлов и их контрольные суммы.
• Условия доступа (логин/пароль, уровень прав).
• Согласие обеих сторон на передачу данных в соответствии с ФЗ «О персональных данных», если в материалах есть персональная информация.

9.5 Требуется ли нотариальное заверение акта?

Нотариальное заверение не является обязательным, однако может потребоваться в случае:

• Судебных разбирательств;
• Передачи особо ценных или уникальных фондов, где стороны желают усилить юридическую силу документа.