Акт приема‑сдачи в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного лица (или организации) другому (обычно – от подразделения организации в архивное учреждение). Он подтверждает, что переданные документы находятся в надлежащем состоянии, перечисляет их состав, указывает условия хранения и отвечает требованиям законодательства о хранении архивных документов.
Содержание статьи
- Что такое акт приема‑сдачи в архив?
- Правовая основа
- Зачем нужен такой акт?
- Структура и обязательные реквизиты
- Порядок оформления
- Образец акта
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Что такое акт приема‑сдачи в архив?
Акт – это письменный документ, подписанный обеими сторонами (передающей и принимающей), в котором фиксируются:
- Дата и место передачи;
- Перечень передаваемых архивных материалов (документы, фотографии, аудио‑ и видеозаписи и т.д.);
- Состояние материалов на момент передачи;
- Условия их дальнейшего хранения и доступа;
- Подписи ответственных лиц.
Документ имеет юридическую силу и служит доказательством того, что передача произведена в соответствии с нормативными требованиями.
Правовая основа
Оформление акта регулируется следующими нормативными актами РФ:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (от ) – определяет порядок создания, хранения и передачи архивных материалов.
- Приказ Минкультуры России № 146 от «Об утверждении Положения об организации и ведении архивов» – устанавливает требования к оформлению актов приема‑передачи.
- Трудовой кодекс и локальные нормативные акты организации – определяют полномочия лиц, уполномоченных подписывать акт.
Зачем нужен акт приема‑сдачи в архив?
Основные цели документа:
- Юридическая защита – в случае споров обе стороны могут доказать факт и условия передачи.
- Контроль состояния – фиксируется, в каком состоянии находятся материалы, что упрощает их дальнейшую оценку.
- Учет и инвентаризация – акт служит основанием для внесения записей в реестры архивных фондов.
- Соблюдение сроков хранения – позволяет отследить, когда начался срок обязательного хранения (например, 50 лет).
- Упрощение доступа – в акте указываются условия доступа к материалам, что упрощает работу исследователей.
Структура и обязательные реквизиты
Стандартный акт состоит из следующих разделов:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации‑передающей и организации‑принимающей, их реквизиты. |
| Номер и дата акта | Уникальный номер (например, АП‑2026/07/09) и дата составления. |
| Состав передаваемых материалов | Таблица с указанием: наименования, количества, серии/номера, даты создания, формата (бумажный, электронный). |
| Состояние материалов | Отметка «без замечаний», «с дефектами» + описание дефектов. |
| Условия хранения | Температурный режим, влажность, требования к защите от света и т;п. |
| Подписи сторон | ФИО, должность, подпись и печать (если требуется) обеих сторон. |
| Приложения | Копии инвентарных листов, фотографии состояния материалов, акты осмотра. |
Порядок оформления
5.1 Подготовительный этап
- Сформировать инвентарный список передаваемых документов.
- Провести осмотр состояния материалов (при необходимости – фотодокументацию).
- Утвердить условия хранения в соответствии с требованиями архива.
5.2 Составление акта
- Заполнить все реквизиты согласно шаблону (см. раздел Образец акта).
- Проверить соответствие инвентарного списка и фактического наличия материалов.
- Указать любые замечания (повреждения, недостачи).
5.3 Подписание и передача
- Собрать подписи уполномоченных лиц от обеих сторон.
- При необходимости поставить печати.
- Передать оригинал акта в архив и выдать копию передающей стороне.
- Внести запись в реестр архивных фондов.
5.4 После передачи
Архив обязан:
- Подтвердить приемку (внутренний акт приема‑передачи).
- Обновить электронный каталог.
- Сообщить передающей стороне о любых обнаруженных несоответствиях в течение 5 рабочих дней.
Образец акта приема‑сдачи в архив
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ № ___________ от «____» ___________ 2026 г. Город ____________ Стороны Передающая организация: ________________________________ Юридический адрес: _______________________________________ ИНН/КПП: _______________________________________________ Представитель: _________________________, должность ____________ Принимающая организация (Архив): _______________________ Юридический адрес: _______________________________________ ИНН/КПП: _______________________________________________ Представитель: _________________________, должность ____________ Предмет передачи Наименование архивного фонда: ___________________________ Период создания документов: ______________________________ Формат материалов: бумажные / электронные / микрофильмы Инвентарный список передаваемых материалов
| № п/п | Наименование | Кол‑во | Серия/Номер | Дата создания | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Документы о закупках | 150 шт. | К-2025/07 | ‑ | — |
| 2 | Фотографии проекта | 200 листов | Ф-2024/12 | Сохранены в конвертах |
При передаче материалы находятся в надлежащем состоянии, без видимых дефектов, за исключением указанных ниже:
- Документ № 45 – небольшие пятна от влаги (не критично).
Материалы передаются с рекомендациями по хранению: температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %, защита от прямого солнечного света.
Подписи сторон| От передающей организации | От принимающей организации |
| _____________________ ФИО, должность Подпись |
_____________________ ФИО, должность Подпись |
- Инвентарный лист (копия).
- Фотографии состояния материалов.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи уполномоченного лица. Убедитесь, что подписи ставят лица, имеющие соответствующие полномочия (директор, главный архивариус).
- Неполный инвентарный список. Проверьте, чтобы в таблице были указаны все позиции, включая мелкие вложения (приложения, листы).
- Не указаны дефекты. Любые повреждения, даже незначительные, должны быть зафиксированы – иначе архив может отказать в приёме.
- Отсутствие условий хранения. Без указания температурного режима и влажности архив может потребовать дополнительную экспертизу.
- Неправильный номер акта. Ведите сквозную нумерацию, чтобы избежать путаницы в реестре.
Часто задаваемые вопросы
8;1 Нужно ли заверять акт нотариусом?
Для внутренних передач внутри одной организации нотариальное заверение не требуется. Нотариальное удостоверение может понадобиться только при передаче в государственный архив, если того требует локальный нормативный акт.
8.2 Как хранить оригинал акта?
Оригинал акта хранится в архиве в папке «Документы о приёме». Копию следует разместить в реестре передающей организации и в бухгалтерском учете.
8.3 Можно ли передать электронные документы без бумажного акта?
Да, если обе стороны используют электронный документооборот, акт может быть оформлен в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи».
8.4 Что делать, если после передачи обнаружены недостачи?
Стороны оформляют акт о недостаче, в котором указывают причины, количество недостающих материалов и согласовывают дальнейшие действия (восстановление, компенсацию и т.п.).
8.5 Как часто следует проводить инвентаризацию архивных материалов?
Рекомендуется проводить полную инвентаризацию не реже одного раза в 5 лет, а также после каждой крупной передачи или реставрации.
Акт приема‑сдачи в архив – ключевой документ, который обеспечивает юридическую чистоту и порядок при передаче архивных материалов. Правильное оформление акта позволяет избежать споров, гарантировать сохранность ценного наследия и упростить работу как передающей, так и принимающей стороны. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и ваш процесс архивирования будет надёжным и эффективным.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к юридическому отделу вашей организации или к специалисту по архивному делу.