Акт приёма‑передачи архива суда – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного органа (или лица) к другому. Он используется при смене председателя суда, реорганизации судебных органов, передаче дел в государственный архив, а также при любых иных ситуациях, когда необходимо юридически оформить передачу архивных документов.
Содержание статьи
- Что такое акт приёма‑передачи архива?
- Нормативно‑правовая база
- Цели и задачи документа
- Стороны, участвующие в передаче
- Порядок составления и подписания
- Форма N 55.2 и её структура
- Образец заполненного акта (скачать)
- Типичные ошибки при оформлении
- Часто задаваемые вопросы
Что такое акт приёма‑передачи архива?
Акт – это письменный юридический документ, который подтверждает:
- Факт передачи архивных материалов от передающей стороны к принимающей стороне;
- Состояние и объём передаваемых документов;
- Условия хранения и дальнейшего использования архива.
Документ имеет юридическую силу и может быть использован в качестве доказательства в случае споров о праве собственности или ответственности за сохранность материалов.
Нормативно‑правовая база
Оформление акта регулируется рядом нормативных актов РФ:
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от ) – утверждает Инструкцию о порядке организации архивного хранения судебных дел.
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36 (ред. от ) – Инструкция по судебному делопроизводству в районных судах, где прописаны требования к оформлению актов.
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
- Гражданский кодекс РФ (ст. 393‑395) – общие положения о передаче имущества.
Цели и задачи акта
Основные цели составления акта:
- Фиксация юридически значимого факта передачи архива.
- Установление ответственности за сохранность и целостность переданных материалов.
- Обеспечение прозрачности процесса передачи (контроль со стороны вышестоящих органов).
- Создание документального основания для последующего учета и инвентаризации;
Стороны, участвующие в передаче
| Сторона | Роль | Ответственность |
|---|---|---|
| Передающая сторона | Суд, отдел архивного хранения, лицо, уполномоченное на передачу | Подготовка полного перечня документов, их проверка и сдача в надлежащем виде |
| Принимающая сторона | Государственный архив, новый суд, уполномоченный специалист | Принять архив, провести проверку соответствия, обеспечить условия хранения |
| Свидетели / эксперты (по необходимости) | Контролировать процесс, подтверждать отсутствие нарушений | Подписывают акт в качестве подтверждения факта передачи |
Порядок составления и подписания
Процедура обычно включает следующие шаги:
- Подготовка перечня архивных дел – составляется инвентаризационная ведомость (форма 0504101 или 0510448).
- Проверка состояния документов – оценка целостности, наличия дефектов, соответствия требованиям хранения.
- Согласование условий передачи – определяются сроки, место хранения, порядок доступа.
- Заполнение формы N 55.2 (см. ниже).
- Подписание акта – подписи уполномоченных представителей обеих сторон, печати, дата.
- Регистрация акта – в журнале регистрации актов, передача копии в архивный отдел.
Важно, чтобы каждый пункт был подтверждён подписью и печатью, иначе документ может быть признан недействительным.
Форма N 55;2 – структура документа
Форма утверждена Приказом Судебного департамента от № 36. Ниже – основные разделы, которые должны присутствовать в акте.
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование суда, номер дела, дата составления акта. |
| Стороны | Полные наименования, реквизиты, ФИО ответственных лиц. |
| Перечень передаваемых материалов | Таблица: №, наименование дела, архивный номер, объём (листов, томов), состояние. |
| Условия передачи | Место передачи, сроки, условия хранения, права доступа. |
| Подтверждение приёма | Подпись и печать принимающей стороны, дата. |
| Подтверждение сдачи | Подпись и печать передающей стороны, дата. |
| Свидетели (при необходимости) | ФИО, должности, подписи. |
| Примечания | Особые условия, замечания, ссылки на нормативные акты. |
Для удобства многие суды используют готовый шаблон в формате DOC/DOCX, который можно скачать по ссылке ниже.
Образец заполненного акта (скачать)
Ниже представлена ссылка на бесплатный образец в формате .docx. Скачайте, откройте в любой текстовой программе и замените данные на свои.
Скачать образец акта приёма‑передачи архива суда (DOCX)
Также доступен вариант в .pdf для окончательного подписания печатными средствами:
Скачать PDF‑версию акта
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие подписи уполномоченного лица. Без подписи акт считается недействительным.
- Неполный перечень документов. Каждый файл, том или дело должно быть указано в таблице.
- Неуказание состояния материалов. Суд должен зафиксировать наличие дефектов (потеря, порча).
- Отсутствие печати. Печать суда обязательна для подтверждения подлинности.
- Неправильный реквизит формы. Используйте именно форму N 55.2, иначе документ может быть отклонён архивным отделом.
Часто задаваемые вопросы
Как часто нужно составлять акт при смене председателя суда?
При каждой смене руководства, а также при любой реорганизации, требующей передачи архивных дел, акт обязателен. Это гарантирует непрерывность хранения и учёта.
Можно ли использовать электронную подпись?
Да; Согласно Приказу № 56 от 2019 г., электронные подписи, признанные в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи», имеют ту же юридическую силу, что и рукописные подписи.
Что делать, если часть архивных материалов повреждена?
Необходимо в акте указать характер повреждения, приложить акт экспертизы (если есть) и согласовать с принимающей стороной порядок дальнейшего обращения с этими материалами.
Где хранить оригинал акта?
Оригинал хранится в архивном отделе передающей стороны, а копия – в архиве принимающей стороны. При необходимости обе стороны могут хранить по одной копии.
Какой срок хранения акта?
Согласно ФЗ «Об архивном деле», акт считается документом государственного архива и хранится в течение установленного архивного срока (не менее 50 лет), если иное не предусмотрено нормативными актами.
Акт приёма‑передачи архива суда – ключевой документ, который обеспечивает законность и прозрачность передачи судебных архивов. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и внимательное заполнение формы N 55.2 позволяют избежать юридических споров и гарантировать сохранность ценных материалов.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на архивном праве, или к отделу судебного делопроизводства вашего суда.