Акт приёма‑передачи документов – официальное подтверждение факта передачи архивных материалов от одной организации (или лица) к другой (обычно – в государственный архив). Документ фиксирует, какие именно материалы переданы, их состояние, сроки и условия хранения, а также подписи ответственных лиц.
Законодательная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
- Приказ Росархива № 77 от г. «Об утверждении формы акта приёма‑передачи архивных документов».
- Перечень‑19 от г., утверждённый приказом Росархива, регламентирует срок хранения акта – 15 лет (ст. 44).
Кому нужен акт?
Акт составляют при передаче:
- Документов на государственное хранение (в государственный архив).
- Документов на постоянное хранение в региональном (муниципальном) архиве.
- Внутренних дел организации в её собственный архив.
- При сдаче документов в архив в рамках государственных закупок, договоров подряда и т.п.
Структура типового бланка акта
Ниже перечислены обязательные реквизиты, которые присутствуют в официальном бланке, утверждённом приказом Росархива № 77.
| Реквизит | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | «АКТ N ______ приёма‑передачи архивных документов на хранение» |
| Дата составления | Указывается полная дата (день, месяц, год). |
| Наименование передающей организации | Полное официальное название, ИНН, ОГРН. |
| Наименование принимающей организации (архив) | Государственный архив, региональный архив, муниципальный архив и т.д. |
| Перечень передаваемых документов | Таблица: №, наименование, количество, условие (полный/частичный), срок хранения. |
| Состояние документов | Отметка о сохранности (цельное, с дефектами, требуются реставрационные работы). |
| Подписи и расшифровка |
|
| Печати | Печати обеих сторон (при наличии). |
| Примечания | Дополнительные сведения (например, ссылка на договор, номер партии, особые условия). |
Как правильно заполнить акт?
Следуйте пошаговой инструкции, чтобы избежать типичных ошибок.
Шаг 1. Подготовка перечня документов
- Соберите все документы, которые планируется передать.
- Сформируйте инвентарный список (можно в Excel) с указанием номера, названия, количества, даты создания.
- Проверьте соответствие перечня требованиям Перечня‑19 (какие документы подлежат постоянному хранению).
Шаг 2. Заполнение шапки акта
Укажите номер акта (присваивается последовательно в вашей организации) и дату его составления. Пример: АКТ N 015 от г.
Шаг 3. Указание сторон
Полные наименования, реквизиты (ИНН, ОГРН), а также должности ответственных лиц. Часто в акте указывают:
- «Отправитель» – директор отдела кадров ОАО «Ромашка».
- «Получатель» – начальник Государственного архивного учреждения г; Москва.
Шаг 4. Описание передаваемых материалов
В таблице указывайте:
- Порядковый номер.
- Наименование (например, «Дела сотрудников 2015‑2020 гг.»).
- Количество единиц (корпусов, папок, файлов).
- Состояние («цельное», «с дефектами»).
- Срок хранения (постоянный, 5 лет, 10 лет и т.д.).
Шаг 5. Подписи и печати
После проверки всех данных обе стороны подписывают акт. Подписи должны быть расшифрованы (ФИО полностью). Если у организации есть печать – ставьте её рядом с подписью.
Шаг 6. Регистрация акта
Внутри организации акт вносится в реестр документов (журнал актов приёма‑передачи). Сохраните копию в архиве, а оригинал передайте получателю.
Где скачать готовый бланк?
Официальные формы доступны в нескольких источниках:
- Сайт Росархива – раздел «Документы и формы» (PDF и DOCX).
- Портал КонсультантПлюс – форма № 77 от г.
- Система ГАРАНТ – примерная форма от октября 2025 г.
- Бесплатные шаблоны на «Документы.ру» и «Сделай‑Документ.рф».
Для скачивания достаточно нажать кнопку «Скачать шаблон» и выбрать нужный формат (DOCX удобен для редактирования, PDF – для печати).
Типовой пример заполненного акта (2026 г.)
АКТ N 023 от г. приёма‑передачи архивных документов на хранение Передающая организация: ОАО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, ОГРН 1127701234567, адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10. Принимающая организация: Государственный архив г. Москвы, ИНН 7701234568, адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 5. Перечень передаваемых документов: № | Наименование документа | Кол-во | Состояние | Срок хранения ---|--------------------------------------|--------|-----------|--------------- 1 | Дела сотрудников 2015‑2020 гг. | 12 | цельное | постоянный 2 | Договоры поставки оборудования 2022 | 5 | цельное | 10 лет 3 | Отчёты о проверках Роспотребнадзора | 3 | с дефектами| 5 лет Состояние документов: Все документы проверены, дефекты отмечены в примечаниях к пункту 3. Подписи: Отправитель: _____________________/Иванов И.И. Директор отдела кадров (расшифровка подписи: Иванов Иван Иванович) Получатель: _____________________/Петров П.П. Начальник отдела архивного хранения (расшифровка подписи: Петров Пётр Петрович) Печати сторон (при наличии). Примечания: Передача осуществляется в рамках договора № 45/2026 от г.
Полезные рекомендации
- Проверяйте актуальность формы. Последняя редакция – приказ Росархива № 77 от г.
- Сохраняйте копию акта в электронном виде. Это упрощает поиск и архивирование.
- Контролируйте сроки хранения. По истечении срока (обычно 15 лет) акт подлежит утилизации или передаче в архивные фонды.
- Учитывайте особенности документов. Если в наборе есть конфиденциальные материалы, укажите специальные условия доступа.
- Не забывайте о подписи ответственного за инвентаризацию. Это подтверждает, что перечень составлен корректно.
Акт приёма‑передачи документов в архив – ключевой документ, фиксирующий юридически значимый переход ответственности за хранение материалов. Правильное оформление акта гарантирует соблюдение требований законодательства, упрощает работу архивных служб и защищает интересы обеих сторон.
Скачайте актуальный бланк, заполните его согласно рекомендациям выше и храните оригинал в надёжном месте – так вы избежите проблем при проверках и обеспечите надёжную сохранность архивных документов.