Акт приёма‑передачи дел на хранение в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной стороны (передающей) к другой (принимающей) для их дальнейшего длительного хранения, охраны и обеспечения доступа в соответствии с законодательством РФ о государственных и муниципальных архивах.

Правовое основание

Оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (от );
• Приказ Минкультуры России № 30 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи архивных дел»;
• Гражданский кодекс РФ (раздел о договорных отношениях);
• Локальные нормативные акты конкретного архива (приказ, регламент).

Цель и задачи акта

Основные цели документа:

1. Фиксация юридически значимого факта передачи дел;
2. Определение ответственности сторон за сохранность и целостность материалов;
3. Установление перечня передаваемых документов и их состояния;
4. Создание доказательной базы в случае споров о праве собственности или сохранности.

Составляющие акта

Согласно нормативным требованиям, акт должен содержать следующие реквизиты:

Участники процесса

В состав комиссии, оформляющей акт, могут входить:

• Представитель передающей организации (например, руководитель отдела архивного дела);
• Представитель принимающей архивной организации (главный архивариус, заведующий отделом);
• Независимый специалист‑эксперт (по необходимости, для оценки состояния дел);
• Свидетели (при необходимости, для подтверждения факта передачи).

Порядок составления и подписания акта

5.1 Подготовительный этап

1. Составление предварительного перечня дел, подлежащих передаче (инвентарный лист).
2. Проведение совместного осмотра документов, фиксирование их состояния.
3. Определение условий хранения (температурный режим, уровень влажности, ограничения доступа).

5.2 Составление акта

1. Заполнение реквизитов согласно шаблону (см. пункт 3).
2. Внесение в акт подпунктов «Перечень передаваемых дел» и «Состояние дел» с указанием номеров и описаний.
3. Приложение к акту всех сопутствующих документов (инвентарные листы, акты осмотра).

5.3 Подписание и передача

1. Обе стороны проверяют соответствие фактического состояния дел записанному в акте.
2. Подписывают акт уполномоченные лица, ставят печати.
3. Оригинал акта передаётся принимающей стороне, копия – передающей.
4. Оригиналы и копии хранятся в архивных журналах обеих организаций в течение установленного срока.

Пример заполненного акта (шаблон)

Акт приёма‑передачи дел на хранение в архив
Стороны:
 1.1. Передающая организация: ООО «ТехДок», ИНН 7701234567,
 125047, г. Москва, ул. Ленина, д. 10,
 в лице директора Иванова И.И. (подпись) ____________
 1.2. Принимающая организация: Государственный архив г. Москвы,
 ИНН 7707654321, 115035, г. Москва, ул. Тверская, д. 5,
 в лице главного архивариуса Петровой А.С. (подпись) ____________

Перечень передаваемых дел:
 № | Наименование дел | Кол-во | Год создания | Срок хранения
 -------------------------------------------------------------------------------
 1 | Договоры поставки № 001‑2023 | 12 | 2023‑2025 | 10 лет
 2 | Корреспонденция с клиентами | 45 | 2020‑2024 | 5 лет
 3 | Техническая документация проекта | 8 | 2022‑2023 | 15 лет
 -------------------------------------------------------------------------------

Состояние дел:
 ⎯ Договоры поставки – без повреждений, оригиналы в папках А4.
 ⎯ Корреспонденция – 2 из 45 листов имеют небольшие разрывы, остальные целы.
 ⸺ Техническая документация – полностью сохранена, без следов влаги.

Условия хранения:
 ⸺ Температура: +18 °C ±2 °C;
 ⸺ Влажность: 45 % ±5 %;
 ⎯ Доступ только уполномоченным сотрудникам архива.

Подписи сторон:
 _______________________/Иванов И.И. (директор ООО «ТехДок»)
 _______________________/Петрова А.С. (главный архивариус ГА г. Москвы)

Приложения:
 ⎯ Инвентарный лист № 07/2026;
 ⎯ Акт осмотра от г.;
 ⸺ Копии оригинальных документов (при необходимости).

Частые ошибки при оформлении акта

• Отсутствие подписи обеих сторон. Без подписи получателя акт считается недействительным.
• Неполный перечень дел. Пропуск хотя бы одного документа может привести к спорам о праве собственности.
• Неуказание состояния дел. Описание повреждений обязательно – иначе ответственность за их появление будет неопределённой.
• Отсутствие печатей. В государственных архивах печать организации считается обязательным реквизитом.
• Нарушение сроков хранения. Если в акте не указаны сроки, архив может отказать в дальнейшем хранении.

Электронный вариант акта

С 2024 года большинство государственных архивов принимают электронные акты в формате PDF/E‑DOC, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Преимущества:

• Сокращение времени оформления (можно подписать онлайн в течение 10–15 минут);
• Автоматическое архивирование в электронном реестре;
• Упрощённый доступ к копиям для обеих сторон.

При использовании электронного формата обязательны те же реквизиты, что и в бумажном документе, а также указание номера сертификата подписи.

Акт приёма‑передачи дел на хранение в архив – ключевой документ, обеспечивающий законность и прозрачность процесса передачи архивных материалов. Его правильное оформление позволяет избежать споров, гарантировать сохранность документов и соблюсти требования законодательства о государственных и муниципальных архивах. При подготовке акта следует строго придерживаться установленного шаблона, проверять состояние передаваемых дел и фиксировать все условия хранения. При необходимости можно использовать электронные формы с квалифицированной подписью, что ускорит процесс и упростит последующее управление архивными фондами.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на дату .