Акт приёма‑передачи дел по архиву – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов (дела, документы, электронные носители) от одного подразделения, сотрудника или организации к другому. Он служит доказательством того, что передача произведена в полном объёме, с соблюдением установленных правил и без утраты ценности документов.

Правовое основание

Оформление акта регулируется:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от );
• Приказом Министерства культуры РФ № 558 от «Об утверждении Положения о ведении архивного фонда организаций»;
• Внутренними нормативными актами организации (положения об архиве, инструкции по делопроизводству).

Когда составляется акт

Акт приёма‑передачи дел по архиву оформляется в следующих случаях:

• Передача дел между структурными подразделениями одной организации (например, из бухгалтерии в архив);
• Передача архивного фонда при реорганизации, слиянии, разделении юридического лица;
• Сдача дел на хранение в государственный или муниципальный архив;
• Возврат дел из временного хранения (например, после завершения судебного разбирательства);
• Изменение ответственного за ведение архива (смена архивариуса, руководителя подразделения).

Содержание акта

Акт должен содержать обязательные реквизиты, установленные нормативными актами и внутренними положениями организации. Ниже приведён типовой состав документа.

Шапка акта

• Наименование организации (полное, согласно уставу);
• Наименование документа: «Акт приёма‑передачи дел по архиву»;
• Номер акта (по внутреннему учёту);
• Дата и место составления (город, день, месяц, год).

Преамбула

В преамбуле указываются стороны сделки:

• Передающая сторона – подразделение, сотрудник или организация, которая передаёт дела;
• Принимающая сторона – архивное подразделение, другой отдел или организация, которая принимает дела.

Описание передаваемого материала

В этом разделе перечисляются все единицы хранения, которые передаются. Для каждой единицы указываются:

• Индекс дела (номер по описи);
• Наименование дела;
• Количество листов (или объём электронного носителя);
• Период охватываемых документов (с … по …);
• Особые отметки (например, наличие конфиденциальной информации, необходимость особого режима хранения).

Результаты проверки

Приём‑передача сопровождается проверкой:

• Соответствие переданного материала описи и номенклатуре дел;
• Отсутствие повреждений, утрат, незаконных изъятий;
• Наличие необходимых реквизитов (подписи, печати, даты).

Результаты проверки фиксируются в виде заключения: «Претензий не имеется» либо перечисление выявленных недостатков с указанием мер по их устранению.

Подписи сторон

В нижней части акта ставятся:

• Подпись представителя передающей стороны (ФИО, должность, расшифровка);
• Подпись представителя принимающей стороны (ФИО, должность, расшифровка);
• При необходимости – подписи членов комиссии, ответственных за проверку;
• Печати организаций (если предусмотрено внутренним регламентом).

Порядок составления акта

1. Подготовка описи передаваемых дел (сверка с номенклатурой дел и архивным фондом).
2. Формирование комиссии (обычно включает представителя передающего подразделения, архивариуса и, при необходимости, юриста).
3. Проведение осмотра и проверки состояния дел.
4. Заполнение бланка акта (вручную или в электронном виде с последующей печатью).
5. Подписание акта всеми уполномоченными лицами.
6. Регистрация акта в журнале учёта приёма‑передачи дел по архиву (номер, дата, стороны).
7. Хранение одного экземпляра акта в деле передающей стороны, второй – в принимающей стороне, третий – в архиве организации (если это предусмотрено положением.

<p><b>АКТ</b> № __ от "__" ________ 20__ г.</p>
<p>г. ______________________</p>
<p><b>Наименование организации:_
Хранение и использование акта
Оригинал акта хранится:

В деле передающей стороны (срок хранения – согласно номенклатуре дел);
В деле принимающей стороны (архивное дело);
В отдельном журнале учёта актов приёма‑передачи (если ведётся).

Копия акта может быть предоставлена по запросу аудиторской организации, контролирующих органов или сторонним организациям при проведении проверок.
Акт приёма‑передачи дел по архиву – важный элемент системы документооборота, обеспечивающий прозрачность и законопослушность в работе с архивными фондами. Его правильное оформление защищает интересы организации, предотвращает потери ценных документов и упрощает взаимодействие между подразделениями при реорганизации или передаче дел на государственное хранение.

Статья актуальна на г. и основана на действующем законодательстве РФ в области архивного дела.