Акт приёма‑передачи документов – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных (или текущих) документов от одной организации (или лица) к другой (обычно – в государственный, муниципальный или частный архив). Он подтверждает, что переданные материалы находятся в надлежащем состоянии, указаны их реквизиты и сроки хранения, а также фиксирует подписи сторон;

Правовая основа оформления акта

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (от ) определяет порядок передачи документов в архив.
• Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи архивных документов на хранение» (Приложение N 20).
• Приказ Росархива от № 75, регламентирующий передачу дел в Федеральный архивный агентство.
• Внутренние нормативные акты организации (приказ о передаче дел, регламент делопроизводства).

Когда требуется акт приёма‑передачи?

1. Передача документов из текущего делопроизводства в постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
2. Сдача архивных фондов в музей, библиотеку или в частный архив.
3. Передача документов в другую организацию в рамках реорганизации, слияния, ликвидации.
4. Сдача в архив электронных документов (при наличии бумажных копий – отдельные описи).

Структура акта приёма‑передачи

Официальный акт обычно состоит из следующих разделов:

Пример заполненного акта (текстовый шаблон)

Ниже – готовый образец, который можно скопировать в Word/Excel и адаптировать под свою организацию.

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
№ ___________ от ___________ (дата)

Стороны
Организация‑сдатчик – ООО «Пример», ИНН 1234567890, КПП 123456789,
адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1,
в лице Иванова И.И., директора, действующего на основании Устава,
далее – «Сдатчик».
Организация‑приёмщик – Государственный архив г. Москвы,
адрес: 101000, г. Москва, ул. Архивная, д.2,
в лице Петрова П.П., начальника отдела архивного хранения,
действующего на основании приказа № 12 от ,
далее – «Приёмщик».

Предмет передачи
Передаются документы, указанные в Описи дел № 01/2026 (приложение 1), включающей:

Наименование описи: «Документы по проекту «Развитие инфраструктуры»;
Номер описи: 01/2026;
Количество дел: 12;
Общее количество листов: 4 560;
Сроки хранения: до ;
Тип носителя: бумажный.


Состояние переданных документов
Приёмщик подтверждает, что документы получены в полном комплекте, без видимых повреждений. 
Выявленные недостатки (если есть): отсутствует 3‑й лист в деле № 5, небольшие загрязнения обложек.

Подписи сторон


 
Сдатчик:
 
_____________________/Иванов И.И.
 
«____» __________ 2026 г.


 
Приёмщик:
 
_____________________/Петров П.П.
 
«____» __________ 2026 г.



Печати
Печать организации‑сдатчика – ____________________

Печать организации‑приёмщика – ____________________

Приложения
Опись дел № 01/2026 (3 экземпляра).

Копия доверенности (если представитель действует по доверенности).

Акт о проверке состояния документов (при необходимости).

УТВЕРЖДАЮ _____________________________

(должность, Ф.И;О., подпись, печать)

Как правильно заполнить акт?

• Проверка реквизитов – убедитесь, что у обеих сторон указаны полные юридические названия, ИНН/КПП, адреса и основания полномочий.
• Опись дел – должна быть составлена в трёх экземплярах (для архива, для сдатчика и для контролирующего органа). В описи указываются:
  • Номер и название описи;
  • Перечень дел (название, номер, количество листов, сроки хранения);
  • Тип носителя (бумажный, электронный, микрофильм);
  • Примечания о состоянии (повреждения, недостача).
• Состояние документов – при передаче проводится визуальный осмотр. Любые дефекты фиксируются в пункте 3 акта.
• Подписи и печати – подписи ставятся от руки, подписи расшифровываются полностью, печати ставятся в соответствии с внутренними регламентами;
• Дата – указывается дата фактической передачи, а не дата составления документа.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли использовать официальную форму, утверждённую Росархивом?

Законодательством не предписана единственная форма, однако большинство государственных и муниципальных архивов требуют использовать форму, утверждённую Приказом Минкультуры РФ № 526 (Приложение N 20). При работе с частными архивами допускаются адаптированные шаблоны, но они должны включать все обязательные реквизиты.

Как оформить передачу электронных документов?

Для электронных материалов создаётся отдельная опись электронных дел, в которой указываются:

• Формат файлов (PDF, DOCX, TIFF и т.д.);
• Контрольные суммы (MD5, SHA‑256) для подтверждения целостности;
• Место хранения (сервер, облако) и сроки доступа.

В акте указывается, что передаются электронные копии, а оригиналы (если они существуют) – в бумажном виде.

Что делать, если в процессе передачи обнаружены недостачи?

Недостачи фиксируются в пункте 3 акта с указанием конкретных дел и количества недостающих листов. Стороны подписывают протокол о недостаче, который прилагается к акту как отдельный документ.

Нужно ли ставить подпись в электронном виде?

Для электронного документооборота допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП). В этом случае в акте указывается: «Подписано электронной подписью», а рядом размещается сертификат подписи.

Практические рекомендации

1. Подготовьте описи заранее. Составление описи – самая трудоёмкая часть; лучше начать за 1–2 месяца до планируемой сдачи.
2. Проведите предварительный осмотр. Выявите повреждения и подготовьте план их реставрации, чтобы избежать отказа архива.
3. Согласуйте форму акта с архивом. Некоторые архивы требуют добавить в акт раздел «Код классификации» или «Условный номер фонда».
4. Храните копии акта. Одна копия остаётся у сдатчика, две – в архиве (в архивном деле и в электронном каталоге).
5. Обеспечьте надёжную транспортировку. Документы упаковываются в коробки из плотного картона, маркируются, сопровождаются листом‑перевозчиком.

Акт приёма‑передачи документов в архив – ключевой документ, который гарантирует законность и прозрачность передачи архивных материалов. Соблюдение нормативных требований, тщательная подготовка описи и корректное заполнение всех реквизитов позволяют избежать задержек, споров и потери ценной документации.

Скачайте готовый образец акта в формате DOCX и адаптируйте его под свои нужды. При возникновении вопросов рекомендуется проконсультироваться с юридическим отделом или специалистом по архивному делу.

Дата актуализации статьи: 01:52:20