Акт выполненных услуг архивом – это официально‑деловой документ, который фиксирует факт полного и качественного исполнения архивом (или архивным подразделением) обязательств, указанных в договоре с заказчиком․ Данный акт служит основанием для расчётов, подтверждает отсутствие претензий со стороны заказчика и является важным элементом документооборота как в государственных, так и в частных организациях․

Правовое основание

В российском законодательстве нет обязательной типовой формы акта выполненных работ (услуг)․ Однако его составление регулируется общими нормами гражданского и архивного права:

1. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) – статьи 309–314, 420, 450, 453, где говорится о подтверждении исполнения обязательств․
2. Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок предоставления архивных услуг, их документирование и хранение․
3. Приказ Минкультуры РФ № 125 от «Об утверждении Положения о порядке оказания архивных услуг» – содержит рекомендации по оформлению актов и их архивации․

Исходя из этих нормативных актов, акт выполненных услуг архивом может быть оформлен в любой удобной форме, если в нём отражены все существенные сведения, предусмотренные договором и законодательством․

Когда необходим акт?

• После завершения цифровой обработки документов (сканирование, OCR‑распознавание, метаданные)․
• По окончании консультационных услуг по организации архивного дела․
• При передаче документов в долгосрочное хранение (физическое или электронное)․
• После выполнения восстановительных работ (консервация, реставрация архивных материалов)․
• При оказании услуг по поиску и выдаче документов (выдача копий, предоставление доступа)․

Во всех перечисленных случаях акт подтверждает, что работа выполнена в соответствии с условиями договора, и служит основанием для окончательного расчёта․

Содержание акта выполненных услуг архивом

Структура акта может варьироваться, но рекомендуется включать следующие разделы:

Пошаговая инструкция по составлению акта

1. Подготовка исходных данных
   • Соберите договор, техническое задание и все промежуточные отчёты․
   • Уточните, какие именно услуги были оказаны и в каком объёме․
2. Заполнение шапки

   Укажите полные реквизиты обеих сторон, номер договора и дату его заключения․

3. Формулировка предмета и объёма работ

   Опишите услуги в той же терминологии, что использовалась в договоре, чтобы избежать разночтений․

4. Контроль качества

   Если в договоре предусмотрены критерии качества (например, точность распознавания текста), приложите результаты проверок․

5. Составление списка приложений

   Перечислите все документы, которые передаются заказчику вместе с актом (копии файлов, протоколы, сертификаты)․

6. Подписание

   Обе стороны подписывают акт․ При необходимости ставится печать организации‑исполнителя․

7. Регистрация и хранение

   В соответствии с Приказом Минкультуры № 125 акт в бумажном виде помещается в дело заказчика, а электронная версия – в архивный документооборот (ЭДО) с подписью ЭЦП․

Особенности оформления акта для архивных услуг

Услуги по цифровизации

• Указывайте формат исходных и конечных файлов (TIFF, PDF/A, DOCX)․
• Отмечайте количество созданных метаданных и их соответствие стандарту ISAD(G) или RDA․
• Приложите отчёт о проверке целостности (контрольные суммы MD5/SHA‑256)․

Хранение и консервация

• Указывайте условия хранения (температура, влажность, тип хранилища)․
• Если использовались специальные консерсервационные материалы, перечислите их․
• Приложите сертификат соответствия на использованные материалы․

Консультационные услуги

• Опишите тематику консультаций (организация архивного дела, разработка политики доступа и т․д․)․
• Укажите количество проведённых встреч/часов и результаты (разработанные регламенты, рекомендации)․

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <>Акт выполненных услуг архивом</>
</head>
<body>
 <h1 style="text-align:center;">Акт выполненных услуг</h1>
 <p><b>Исполнитель:</b> Государственный архив г․ Москвы, ИНН 7701234567<br>
 <b>Заказчик:</b> ООО «ТехноДок», ИНН 7709876543<br>
 <b>Договор №:</b> 2026‑07‑15 от </p>

 <p><b>Номер акта:</b> АУУ‑2026‑07‑001<br>
 <b>Дата составления:</b> </p>

 <h2>Предмет акта</h2>
 <p>Оказание услуг по цифровизации и архивному хранению 5 000 листов документов, относящихся к проекту «Развитие ИТ‑инфраструктуры» за 2026 год․</p>

 <h2>Объём выполненных работ</h2>
 <ul>
 <li>Сканирование: 5 000 листов в формате PDF/A‑2b</li>
 <li>Оптическое распознавание текста (OCR) – 99,2 % точности</li>
 <li>Создание метаданных согласно стандарту ISAD(G)</li>
 <li>Перенос цифровых копий в архивное хранилище «Архив‑Cloud» (объём 12,4 ГБ)</li>
 </ul>
 <h2>Контроль качества</h2>
 <p>Проверка целостности файлов проведена методом расчёта контрольных сумм SHA‑256․ Все файлы прошли проверку – отклонений не обнаружено․</p>

 <h2>Приложения</h2>
 <ol>
 <li>Отчёт о сканировании (PDF)</li>
 <li>Список файлов с контрольными суммами (XLSX)</li>
 <li>Сертификат соответствия формата PDF/A‑2b (PDF)</li>
 </ol>

 <h2>Подписи сторон</h2>
 <table border="0" cellpadding="5">
 <tr>
 <td>Исполнитель:</td>
 <td>_____________________/ Иванов И․И․, директор</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Заказчик:</td>
 <td>_____________________/ Петров П․П․, генеральный директор</td>
 </tr>
 </table>
</body>

Данный шаблон можно адаптировать под конкретный тип услуг, добавив или убрав разделы․

Как хранить акт выполненных услуг архивом

• Бумажный вариант – помещается в дело заказчика, оформляется в соответствии с требованиями к делопроизводству (папка, листовое оформление, подписи)․
• Электронный вариант – сохраняется в системе электронного документооборота (ЭДО) с квалифицированной электронной подписью (КЭП)․ Рекомендуется использовать формат PDF/A‑2b для долговременного хранения․
• Архивирование в архивном хранилище – акт (в бумажном и электронном виде) включается в комплект документов, передаваемых в архив, и получает уникальный архивный номер․

Согласно п․ 5 Приказа Минкультуры № 125, электронные акты должны быть доступны в течение всего срока действия договора и не менее 5 лет после его завершения․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить печать на акт?

Для государственных и муниципальных заказчиков печать обязательна․ В коммерческих отношениях печать может быть заменена подписью и КЭП, если иное не предусмотрено договором․

Можно ли использовать шаблон из интернета?

Да, но необходимо адаптировать его под конкретный договор и учесть требования заказчика и нормативные акты․ Универсальный шаблон не учитывает особенности, например, цифровой подписи или специфических форматов файлов․

Что делать, если заказчик обнаружил дефекты после подписания акта?

В таком случае стороны оформляют акт о выявленных недостатках и согласовывают план их устранения․ После исправления подписывается дополнительное соглашение или поправка к первоначальному акту․

Какой срок хранения акта в архиве?

Срок зависит от характера услуг и требований заказчика․ Для большинства архивных услуг рекомендуется хранить акт минимум 5 лет, а для государственных контрактов – до 10 лет․

Акт выполненных услуг архивом – ключевой документ, который фиксирует факт и качество оказанных услуг, защищает интересы обеих сторон и служит основанием для финансовых расчётов․ Несмотря на отсутствие обязательной формы, его содержание должно быть полным, прозрачным и соответствовать требованиям гражданского и архивного законодательства․ Правильное оформление, подпись обеих сторон и надёжное хранение (как в бумажном, так и в электронном виде) гарантируют юридическую силу акта и упрощают дальнейшее взаимодействие с заказчиком․

Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, вы сможете быстро и безошибочно подготовить акт, который будет принят любой стороной и надёжно защищён в архивных системах․