Архив администрации Аксайского района – это структурное подразделение местного самоуправления, отвечающее за формирование, хранение, учёт и предоставление документального наследия муниципального образования. Ниже представлен подробный обзор его истории, структуры, фондов, услуг и порядка работы с архивными материалами.

История создания и правовая база

Архивный отдел администрации Аксайского района был образован в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и нормативными актами Ростовской области. Первые упоминания о ведении муниципального архива относятся к началу 2000‑х годов, когда в районе начали systematizar документы по земельным отношениям, бюджету и социальной сфере.

Основные нормативные документы, регулирующие деятельность архива:

• ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закон Ростовской области «Об архивном деле в Ростовской области»;
• Положение об архивном отделе администрации Аксайского района (утверждено решением собрания депутатов от );
• Реестр муниципальной собственности муниципального образования Аксайское городское поселение (утверждён ).

Местонахождение и контактная информация

Архив расположен в здании администрации Аксайского района по адресу:

Ростовская область, г. Аксай, пер. Парковый, д. 2 (ИНН 6102009099).

Контактные данные:

• Телефон: +7 (863) -55‑12‑34;
• Электронная почта: archive@aksayadm.ru;
• Сайт: aksayadm.ru/archive;
• Режим работы: пн‑пт 09:00–18:00, перерыв 13:00–14:00.

Структура архивного отдела

Архивный отдел состоит из следующих подразделений:

1. Отдел комплектования и хранения документов – отвечает за поступление, описание и размещение архивных фондов;
2. Отдел обслуживания пользователей – организует выдачу документов, консультирование и проведение экспертиз;
3. Отдел цифровизации и электронного доступа – отвечает за сканирование, создание электронных копий и работу с виртуальным читальным залом;
4. Методико‑информационный сектор – разрабатывает нормативные акты, инструкции и проводит обучение сотрудников.

Фонды и типы документов

В архиве Аксайского района хранятся документы, отражающие все сферы жизни муниципального образования. Основные фонды:

Административные документы

• Постановления и распоряжения главы администрации (с 2002 г. по настоящее время);
• Решения собрания депутатов Аксайского района;
• Протоколы заседаний комиссий и рабочих групп;
• Документы по организации муниципальной службы.

Финансово‑экономические документы

• Бюджеты района и городского поселения;
• Отчёты о исполнении бюджета;
• Договоры и акты приёма‑передачи муниципального имущества;
• Сведения о налоговых и неналоговых доходах.

Земельно‑имущественные документы

• Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
• Документы по предоставлению и изъятию земельных участков;
• Проекты планировки и застройки территории;
• Акты о состоянии муниципального имущества.

Социально‑культурные документы

• Материалы по образованию, здравоохранению, культуре и спорту;
• Отчёты о реализации муниципльных программ (например, «Обустройство основания под детскую игровую площадку» – опубликовано );
• Документы по благоустройству и озеленению территорий.

Личные фонды сотрудников администрации

• Личные дела сотрудников;
• Наградные листы и характеристики;
• Фотоматериалы и видеозаписи официальных мероприятий.

Услуги архива

Архив предоставляет широкий спектр услуг как для государственных органов, так и для граждан и организаций:

• Консультационная помощь по поиску и использованию архивных документов;
• Выдача копий и выписок (заверенные и незаверенные) в бумажном и электронном виде;
• Организация экспертиз и аттестации документов;
• Проведение тематических выставок и публичных лекций;
• Методическое обеспечение работы с архивными фондами для учреждений образования и культуры;
• Доступ к виртуальному читальному залу через официальный сайт администрации.

Правила доступа и работы с документами

Для работы с архивными материалами необходимо соблюдать следующие требования:

1. Подать письменное заявление (либо электронное) с указанием цели запроса, перечня интересующих документов и срока их использования;
2. Предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт, служебное удостоверение);
3. При работе с документами, содержащими персональные данные, получить согласие субъекта данных или соответствующее разрешение уполномоченного органа;
4. Соблюдать режим сохранности документов: не использовать пищевые продукты, не наносить пометки, работать только в специально отведенных помещениях;
5. При необходимости получить заверенную копию – оплатить государственную пошлину в соответствии с тарифным утверждением администрации.

Отказ в предоставлении документов возможен только в случаях, предусмотренных законодательством (государственная тайна, конфиденциальность данных, ограничения по срокам хранения).

Цифровизация и электронные сервисы

С 2023 года архив активно внедряет электронные технологии:

• Создан электронный каталог фондов, доступный по ссылке aksayadm.ru/archive/catalog;
• Более 70 % документов отсканированы и размещены в защищённом электронном хранилище;
• Реализован сервис онлайн‑заказа копий с возможностью оплаты банковской картой;
• Разработан мобильное приложение «Архив Аксай» для быстрого поиска по ключевым словам и получения уведомлений о newly доступных материалах;
• Ведётся работа по интеграции с региональным виртуальным архивом Ростовской области («Донские архивы»).

Архив администрации Аксайского района играет важную роль в сохранении исторической памяти муниципального образования, обеспечении прозрачности власти и предоставлении информации гражданам и организациям. Благодаря системной работе по комплектованию, хранению, цифровизации и обслуживанию пользователей, архив продолжает развиваться, отвечая современным требованиям к доступности и безопасности documentalного наследия.

Для получения более detailed информации рекомендуется посетить официальный сайт архива или обратиться непосредственно в отдел по телефону и электронной почте, указанным выше.