Архив администрации города Орла – это специализированное учреждение, которое занимается систематическим сбором, хранением, охраной и предоставлением доступа к документам, отражающим деятельность органов исполнительной власти Орловской области и самого города Орла. В статье рассмотрены история создания, основные функции, структура, типы хранимых материалов, порядок доступа и перспективы развития архива.

История создания архива

Первый архивный фонд в Орле появился в начале 20‑х годов XX века, когда в городе начали формироваться муниципальные органы управления. Однако официальным статусом архив получил лишь в 1991 году, когда в соответствии с Законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» был создан Архив администрации города Орла как отдельное государственное учреждение.

• 1991 г. – учреждение архива в составе администрации города.
• 2000 г. – переезд в новое здание, специально построенное для архивных нужд (ул. Кирова, 12).
• 2015 г. – запуск проекта «Электронный архив», начало оцифровки бумажных фондов.
• 2022 г. – открытие публичного онлайн‑каталога, доступного через официальный сайт администрации.

Основные функции архива

1. Сбор и систематизация документов, относящихся к деятельности администрации города.
2. Охрана и сохранение архивных материалов (бумажных, фотоматериалов, аудио‑ и видеозаписей).
3. Обеспечение доступа к архивным документам для граждан, исследователей и государственных органов.
4. Оцифровка и создание электронных копий для снижения нагрузки на бумажные фонды.
5. Участие в научных и образовательных проектах, подготовка материалов для публикаций.

Структура архива

Для эффективного выполнения своих задач архив имеет следующую внутреннюю структуру:

• Управление – руководство и административно‑хозяйственное обеспечение.
• Отдел документального фонда – прием, классификация и регистрация новых поступлений.
• Отдел консервации – восстановление и сохранение уязвимых материалов.
• Отдел электронного архива – сканирование, метаданные, поддержка онлайн‑каталога.
• Справочно‑информационный отдел – обработка запросов граждан и подготовка справок.
• Отдел правового обеспечения – контроль соблюдения законодательства в области архивного дела.

Состав архивных фондов

В архиве хранятся документы разных форматов и периодов. Основные категории:

Документы административного характера

• Приказы и распоряжения мэра и заместителей.
• Протоколы заседаний городского совета.
• Бюджетные планы, отчёты о выполнении бюджета.
• Документы по градостроительному планированию и землеустройству.

Финансово‑хозяйственная документация

• Бухгалтерские отчёты, налоговые декларации.
• Контракты с подрядчиками, тендерные процедуры.

Социальные и культурные материалы

• Документы по образованию, здравоохранению, социальной защите.
• Фотографии и видеоматериалы о городских праздниках, выставках, реконструкциях.

Исторические фонды

• Документы дореволюционного периода (с 1900‑х годов).
• Архивные материалы советского периода (1917‑1991 гг.)
• Материалы постсоветского периода (с 1991 года).

Оцифровка и электронный доступ

С 2015 года архив активно реализует проект «Электронный архив Орла». Ключевые этапы:

1. Сканирование бумажных документов в формате PDF/A (высокое качество, долгосрочное хранение).
2. Создание метаданных (название, дата, автор, ключевые слова) в соответствии с международными стандартами (ISAD(G), EAD).
3. Размещение оцифрованных материалов в открытом каталоге archive.orlovskadm.ru.
4. Обеспечение защиты персональных данных в соответствии с ФЗ «О персональных данных».

Пользователи могут искать документы по дате, типу, ключевым словам, а также заказывать копии (в электронном или бумажном виде).

Как получить доступ к архивным материалам

Для получения информации из архива предусмотрены два основных пути:

Онлайн‑доступ

• Перейдите на официальный сайт архива.
• Воспользуйтесь поисковой строкой или тематическими разделами.
• Для скачивания документов требуется регистрация и подтверждение цели использования.

Очный запрос в архив

1. Подготовьте письменный запрос (можно через форму на сайте).
2. Укажите точные реквизиты документа (номер фонда, дело, лист).
3. Приложите документ, подтверждающий личность (паспорт) и цель обращения.
4. Оплатите государственную пошлину (если документ не относится к публичному достоянию).
5. Получите документ в читальном зале или в виде копии (по согласованию).

Контактные данные:

• Адрес: ул. Кирова, 12, г. Орёл, 302001
• Телефон: +7 (4862) -5‑33‑44
• E‑mail: archive@orlovskadm.ru
• Часы работы: понедельник‑пятница, 09:00–18:00 (без обеда)

Правовое регулирование

Деятельность архива регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации».
• Закон Орловской области «Об архивном деле в Орловской области» (утверждён ).
• Приказ Минкультуры России № 302 от «Об утверждении Положения об электронных архивах».
• ФЗ «О персональных данных» (для защиты сведений, содержащихся в документах).

Знаковые документы и их значение

Среди хранимых в архиве материалов выделяются несколько особо ценных фондов:

• Фонд № 1 «Городские указы мэра (1905‑1917)» – отражает процесс модернизации Орла в дореволюционный период.
• Фонд № 7 «Документы по строительству Орловского драматического театра (1930‑1935)» – важный источник для исследования культурной жизни города.
• Фонд № 12 «Протоколы заседаний Совета города в годы Великой Отечественной войны (1941‑1945)» – свидетельствует о мобилизации и гражданском сопротивлении.
• Фонд № 20 «Электронные копии градостроительных планов 2000‑2020 гг.» – используется при подготовке новых проектов развития.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Завершить оцифровку всех бумажных фондов до 2028 года.
2. Внедрить систему искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста (OCR).
3. Расширить публичный онлайн‑каталог, добавив интерактивные карты и тематические выставки.
4. Укрепить сотрудничество с научными учреждениями и школами для проведения образовательных программ.

Архив администрации города Орла – это не только хранилище официальных документов, но и живой источник исторической памяти, который помогает гражданам, исследователям и чиновникам понять прошлое, оценить настоящее и планировать будущее города. Благодаря постоянной работе по оцифровке и открытию доступа к материалам, архив становится всё более доступным и полезным для широкого круга пользователей.

Для получения более подробной информации посетите официальный сайт archive.orlovskadm.ru или свяжитесь с архивом по указанным выше контактам.