Архив администрации города Тамбова — это не просто место хранения старых бумаг‚ а ключевой информационный ресурс‚ обеспечивающий правовую защищенность интересов муниципалитета‚ сохранение исторической памяти региона и прозрачность работы органов местного самоуправления. В статье подробно рассматриваются история образования‚ структура фондов‚ основные функции‚ а также порядок обращения граждан и организаций за архивной справкой.
Историческая справка
История архивного дела в Тамбове неразрывно связана с историей города‚ основанного в 1636 году. Однако как оформленная структура при городском самоуправлении архив начал формироваться в XVIII–XIX веках.
- Дореволюционный период: Документы городской думы‚ управы‚ городской головы и комиссий накапливались в канцеляриях. Значительная часть дореволюционных фондов (метрические книги‚ ревизские сказки‚ дела по городскому хозяйству‚ благоустройству‚ торговле) сейчас хранится в Государственном архиве Тамбовской области (ГАТО)‚ куда они были централизованы в 1920–1930-е годы.
- Советский период: С образованием Тамбовского городского исполнительного комитета (горисполкома) в 1918–1919 годах создается архив горисполкома. Он вел учет документов советов рабочих депутатов‚ исполкомов районов города‚ управлений и отделов горисполкома.
- Современный этап (с 1991 г.): После восстановления органов местного самоуправления архив горисполкома был реорганизован в Архив администрации города Тамбова. Сегодня это структурное подразделение аппарата администрации‚ осуществляющее управленческие функции в сфере архивного дела на территории городского округа.
Правовая основа деятельности
Деятельность архива регулируется комплексом нормативных правовых актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
- Закон Тамбовской области «Об архивном деле в Тамбовской области».
- Устав городского округа город Тамбов.
- Положение об Архиве администрации города Тамбова‚ утвержденное решением Администрации.
- Постановления Правительства РФ‚ приказы Росархива и Министерства культуры Тамбовской области по вопросам сроков хранения‚ учета‚ хранения и использования документов.
Основные функции и полномочия
Архив администрации выполняет функции методологического центра по архивному делу на территории города и функции хранилища документов администрации.
Организационно-методические функции
- Организация работы по учету‚ хранению‚ комплектованию и использованию документов в структурных подразделениях Администрации.
- Разработка и утверждение перечней типовых управленческих документов‚ подлежащих архивному хранению‚ и сроков их хранения (номенклатуры дел).
- Методическое руководство архивами (делопроизводством) муниципальных учреждений (школ‚ больниц‚ ДК‚ ЖЭК и др.).
- Проведение экспертизы документов на предмет их исторической‚ научной или практической ценности (актирование).
- Контроль за соблюдением сроков хранения и условий сохранности документов в ведомствах города.
Хранительские функции (работа с фондами Администрации)
- Прием на хранение дел от структурных подразделений Администрации по истечении сроков хранения в делах текущего дела (обычно через 5–10 лет).
- Обеспечение условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ антибиотеррор) в соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2015.
- Научно-справочный аппарат: составление описей‚ указателей‚ путеводителей‚ ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС).
- Обеспечение доступа к документам для служебных нужд Администрации (правовое‚ кадровое‚ хозяйственное обеспечение).
Информационно-справочное обслуживание граждан и организаций
- Выдача архивных справок‚ выписок‚ копий документов гражданам для подтверждения стажа‚ зарплаты‚ проживания‚ наград и т.д. (если документы находятся в фондах Администрации).
- Обеспечение права граждан на доступ к архивным документам в соответствии с законодательством (законодательно установленные сроки разграничения доступа: 75 лет для личных дел‚ 30 лет для тайны и т;д.).
- Консультирование граждан по вопросам поиска документов в других архивах региона (ГАТО‚ ЗАГС‚ архивы предприятий).
Состав и структура фондов
Фонды Архива администрации города Тамбова формируются за счет документов Администрации города Тамбова (включая бывший горисполком) и подведомственных муниципальных учреждений‚ переданных на хранение.
Основные группы фондов:
| Период / Орган | Характер документов |
|---|---|
| Тамбовский горисполком (1918–1991) | Постановления горисполкома и его президиума‚ распоряжения председателя‚ дела управлений (плановое экономическое‚ финансовое‚ ЖКХ‚ здравоохранения‚ народного образования‚ культуры‚ торговли‚ коммунального хозяйства)‚ районных исполкомов (Ленинский‚ Октябрьский‚ Советский районы города). Документы по индустриализации‚ Великой Отечественной войне (эвакуация‚ оборона‚ госпитали)‚ послевоенному восстановлению‚ жилищному строительству 60–80-х гг. |
| Администрация города Тамбова (с 1991 г.) | Распоряжения и приказы главы города/городского менеджера‚ решения Думы города‚ дела департаментов и управлений (архитектуры и градостроительства‚ образования‚ социальной политики‚ экономического развития‚ транспорта‚ земельных отношений‚ контроля и учета). Документы по приватизации‚ реформе ЖКХ‚ мелиорации‚ благоустройству‚ поддержке МСП. |
| Муниципальные учреждения |
Важно: Документы дореволюционного периода (до 1917 г.)‚ а также фонды ликвидированных в 1920–1930-х гг. организаций‚ как правило‚ находятся в Государственном архиве Тамбовской области (ГАТО) (ул. Интернациональная‚ 106). Архив Администрации хранит преимущественно документы советского и современного периоды работы органов городской власти.
Порядок обращения за архивной справкой
Гражданам и организациям часто требуются документы из Архива Администрации для:
- Подтверждения трудового стажа и заработной платы (для назначения пенсии‚ льгот).
- Подтверждения факта проживания (регистрации) в определенном периоде.
- Поиска сведений о награждении орденами и медалями СССР (если дело по награждению хранится в архиве горисполкома/администрации).
- Получения копий решений/постановлений Администрации/Думы (нормативных актов).
Способы обращения
- Личный визит: По адресу местонахождения архива (см. раздел «Реквизиты»). Необходимо иметь паспорт. При обращении от имени третьего лица, нотариальная доверенность.
- Почтовое обращение: Письмо с заявлением‚ копией паспорта и конвертом с обратным адресом и марками.
- Электронное обращение: Через официальный сайт Администрации города Тамбова (раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная» / «Архив») или портал Госуслуг (если подключена услуга).
Необходимые документы для запроса
- Заявление установленного образца (на месте или в свободной форме с указанием ФИО‚ даты рождения‚ периода поиска‚ цели запроса).
- Документ‚ удостоверяющий личность (паспорт РФ).
- Документы‚ подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если поиск по старой фамилии.
- Доверенность (при представлении доверенным лицом).
Сроки и стоимость
- Срок исполнения: Согласно ст. 22 ФЗ-125‚ архивная справка выдается в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 30 дней с уведомлением заявителя).
- Стоимость: Выдача архивных справок гражданам для реализации пенсионных‚ трудовых‚ жилищных и иных социально-правовых прав, бесплатно. Для коммерческих организаций‚ нотариусов‚ адвокатов‚ судов (в гражданских делах) — на возмездной основе согласно утвержденному прайс-листу Архива.
Современные технологии и цифровизация
Архив администрации города Тамбова активно внедряет цифровые технологии:
- Автоматизированная информационная система (АИС «Архив»): Ведение электронных описей‚ учет хранения‚ формирование выдачи.
- Цифровизация фондов: Сканирование наиболее востребованных и изношенных фондов (личные дела‚ наградные листы‚ важнейшие нормативные акты) для выдачи копий в электронном виде и сохранения оригиналов.
- Электронный документооборот (ЭДО): Переход на управление документами в электронном виде (с использованием ЭП)‚ что меняет подходы к формированию архивных фондов «рожденных цифровыми» документами.
- Интернет-представленность: Размещение на сайте Администрации реквизитов‚ перечня платных услуг‚ образцов заявлений‚ контактов.
Реквизиты и контакты
Наименование: Архив администрации города Тамбова (структурное подразделение Аппарата Администрации города Тамбова).
Адрес: 392000‚ г. Тамбов‚ пл. Советская‚ д. 1 (Здание Администрации города Тамбова‚ уточняйте корпус и кабинет по телефону).
Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 (4752) -9-XX-XX (актуальные номера лучше уточнять на официальном сайте tambov.gov.ru в разделе «Структура» -> «Архив»).
Режим работы для посетителей: Обычно Понедельник–Четверг: 08:30–17:30‚ Пятница: 08:30–16:30 (перерыв 13:00–14:00). Суббота‚ Воскресенье — выходные. Обязательно уточняйте режим работы перед визитом!
E-mail: archive@tambov.gov.ru (или аналогичный адрес структурного подразделения).
Важные нюансы: где искать‚ если в действительности лежит ваш документ?
Частая ошибка граждан — обращение в Архив Администрации за документами‚ которые там никогда не хранились или уже переданы в государственный архив.
Куда обращаться в типичных ситуациях:
- Метрические книги (рождение‚ брак‚ смерть до 1917 г.)‚ ревизские сказки‚ дворянские родословные: ГАТО (Государственный архив Тамбовской области).
- Записи актов гражданского состояния (ЗАГС) с 1917–1920 гг. по настоящее время: Отделения ЗАГС (по месту регистрации события) или МФЦ «Мои Документы». Архив Администрации ЗАГСов не хранит.
- Трудовые книжки и личные карточки работавших на предприятиях (заводы‚ фабрики‚ колхозы‚ совхозы‚ комбинаты): В архивах самих предприятий (после ликвидации, в ГАТО или архивах правопреемников). В Архив Администрации они не поступали (кроме работников самого горисполкома/администрации и муниципальных учреждений).
- Документы по награждению орденами/медалями ВОВ (медаль «За победу над Германией» и др.): Часто дела по представлению к наградам хранились в архивах районных/городских военкоматов или горисполкомов. Стоит попробовать запросить в Архиве Администрации (фонды горисполкома 1940-х гг.) и параллельно в ГАТО (фонды облвоенкомата) и на сайте «Подвиг народа» (podvignaroda.ru).
- Справки о зарплате за период до 1991 г. для работников бюджетных организаций (учителя‚ врачи‚ библиотекари): Личные дела и ведомости зарплаты муниципальных учреждений при их ликвидации/реорганизации передаются в Архив Администрации. Это одна из основных категорий запросов.
- Решения Администрации/Думы города (нормативные акты): Официально опубликованные акты — на сайте Администрации (банк данных нормативных актов). Проекты‚ материалы заседаний‚ внутренние распоряжения — в Архиве Администрации.
Архив администрации города Тамбова является важнейшим звеном в системе управления городским хозяйством и социальной защитой населения. Он обеспечивает правовую непрерывность власти‚ сохраняет документальное наследие поколений тамбовчан и помогает тысячам граждан ежегодно подтвердить свои права на пенсию‚ жилье‚ льготы и социальные гарантии.
Для эффективного взаимодействия с архивом рекомендуется:
- Заблаговременно уточнять контакты и режим работы на официальном сайте tambov.gov.ru.
- Четко формулировать запрос‚ указывая максимально полные входные данные (ФИО полностью‚ дата рождения‚ название организации‚ период работы/проживания‚ цель справки).
- Понимать разграничение компетенций между Архивом Администрации‚ ГАТО‚ ЗАГС и архивами предприятий‚ чтобы не терять время на перенаправлении запросов.
Архив, это не «кладовая старых бумаг»‚ а работающий механизм гарантии прав граждан и прозрачности власти. Грамотное обращение в него сэкономит ваше время и нервы.
Данная статья носит информационный характер. Реквизиты‚ режим работы и перечень услуг могут меняться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном портале Администрации города Тамбова или по телефонам справочной службы перед визитом или отправкой запроса.