Архив администрации города Улан-Удэ является важнейшим структурным подразделением, обеспечивающим сохранность документации местного самоуправления, прозрачность деятельности органов власти и доступность архивной информации для граждан и организаций. В статье подробно рассматриваются правовая база, структура, основные направления работы, реквизиты и способы обращения в архив на актуальную дату .

Правовой статус и подведомственность

Архивный отдел входит в структуру Управления по кадровой политике Администрации муниципального образования «Город Улан-Удэ» Республики Бурятия. Деятельность архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом Республики Бурятия об архивном деле;
• Положением об архивном отделе, утвержденным администрацией города;
• Приказами Росархива и методическими рекомендациями Государственного архива Республики Бурятия.

Важно отличать данный муниципальный архив от Государственного автономного учреждения культуры Республики Бурятия «Государственный архив Республики Бурятия» (ГАУК РБ ГАРБ), который находится по адресу: ул. Ленина, 54 и хранит фонды регионального (республиканского) значения. Архив администрации города формирует и хранит фонды именно муниципального уровня.

Основные функции и направления работы

В соответствии с типовым положением об архивном органе местного самоуправления, ключевые задачи отдела включают:

Формирование и учет архивных фондов

• Прием на хранение дел от структурных подразделений администрации, комитетах, департаментах и подведомственных учреждениях по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
• Государственная регистрация архивных фондов муниципального уровня.
• Научно-справочная обработка дел: систематизация, описание, составительство указателей и путеметок.

Обеспечение сохранности документов

• Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита).
• Организация реставрации и консервации поврежденных документов.
• Переплетка дел, зашивка номенклатур и описей.

Информационно-справочное обслуживание

• Выдача архивных справок, выписок и заверенных копий документов гражданам и организациям.
• Обеспечение доступа пользователей к архивным фондам в читальном зале (по предварительной записи).
• Осуществление тематического поиска по запросам (история города, социально-экономическое развитие, кадровые вопросы, земельные отношения и др.).
• Публикация архивных документов на официальном сайте администрации в разделе «Архив» (проект «Имена Героев в названиях улиц г. Улан-Удэ» и др.).

Методическое руководство и контроль

• Методическое руководство ведомственными архивами структурных подразделений администрации и муниципальными учреждениями.
• Проверка состояния делопроизводства и формирования архивов у создателей документов.
• Участие в экспертизе сроков хранения документов (акты экспертизы).

Контактная информация и реквизиты

Официальная информация размещается на портале «Архивы России» и на сайте Администрации города: https://ulan-ude-eg.ru/vlast/administratsiya-goroda/archive/

Режим работы и порядок обращения

График работы читального зала (типовой)

Внимание: Точный график на текущий момент (ноябрь 2026 г.) необходимо подтверждать по телефонам, указанным на официальном сайте, так как он может меняться.

• Понедельник – четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
• Суббота, воскресенье: Выходные дни
• Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (читальный зал не работает)

Порядок получения архивной справки

1. Подача заявления: Лично в канцелярии администрации (Октябрьская ул., 2), через интернет-приемную на сайте ulan-ude-eg.ru или по почте.
2. Состав заявления: ФИО заявителя, контакты, точная формулировка запроса (что подтверждается), период, за который нужна справка, цель получения.
3. Документы-идентификаторы: Паспорт гражданина РФ (оригинал), документ, подтверждающий полномочия представителя (доверенность), при необходимости — документы, подтверждающие смену фамилии/имени.
4. Сроки исполнения: Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ — до 30 календарных дней со дня регистрации обращения (как правило, справки готовят быстрее — 5-10 рабочих дней).
5. Стоимость: Выдача архивных справок гражданам по вопросам, связанным с реализацией их прав и законных интересов (пенсия, стаж, жилищные права, реабилитация), осуществляется бесплатно. Платные услуги (ксерокопия, сканирование, сложные тематические поиски для коммерческих целей) оплачиваются согласно утвержденному прайс-листу.

Особенности фондов и частые запросы (2026 год)

Фонды архива администрации города отражают историю управления городом с момента образования муниципального образования. Наибольший интерес у пользователей вызывают следующие группы документов:

• Кадровые дела и личные карточки: Документы муниципальных учреждений (школы, больницы, ДК, ЖЭК/УК), переданные в архив по истечении сроков хранения. Критически важны для подтверждения стажа работы (особенно «северного» или вредных условий) для Пенсионного фонда (СФР).
• Земельно-имущественные дела: Решения исполкома/администрации о предоставлении земельных участков, правах собственности на жилые дома (до 1998 г.), акты приема-передачи.
• Документы по переименованию улиц и нумерации домов: Необходимы для оформления наследства, приватизации, судебных споров об адресе. Актуален проект «Имена Героев в названиях улиц г. Улан-Удэ».
• Планы генеральной застройки и схемы территориального планирования: Запрашиваются проектировщиками, юристами, кадастровыми инженерами.
• Протоколы заседаний Горсовета/Депутатских сходов: Решения о бюджете, социальных программах, присвоении почётных званий.

Взаимодействие с иными архивами

Архив администрации города тесно взаимодействует с:

• Государственным архивом Республики Бурятия (ГАУК РБ ГАРБ, ул. Ленина, 54) — по вопросам передачи дел постоянного хранения республиканского значения, а также совместных изданий и выставок.
• Архивами районных администраций Республики Бурятия — по методическим вопросам.
• Центральным государственным архивом РФ (Москва) и Российским государственным архивом экономики (РГАЭ) — при поиске документов предвоенного периода, эвакуированных предприятий.
• Социальным фондом России (СФР) — Управление по Республике Бурятия — по верификации пенсионных прав граждан.

Актуальные новости и цифровизация (по состоянию на )

• Электронный документооборот: Администрация города активно переходит на безбумажное делопроизводство (система «ТЕЗИС» и аналогичные); Архивный отдел участвует в формировании единых требований к формированию электронных архивов (ЭА) и обеспечению их долгосрочного хранения.
• Интернет-приемная: Прием обращений (в т.ч. к архиву) через официальный сайт администрации; Примечание: в июле 2026 г. фиксировались случаи поступающих угроз через приемную, что привело к усилению информационной безопасности.
• Проект «Цифровой архив города»: Продолжается работа по оцифровке наиболее востребованных фондов (номенклатуры, указатели по улицам, кадровые описи) для удаленного доступа пользователей.
• Кадровые изменения: В июле 2026 г. на должность и.о. первого заместителя мэра города назначен Александр Аюшеев (по данным ТАСС/ФедералПресс), что может повлиять на кураторство над Управлением по кадровой политике и архивом.

Полезные советы для пользователей

1. Подготовьтесь заранее: Перед визитом соберите максимально полную информацию: точное название организации, где работал родственник/вы; годы работы/жительства; старые названия улиц/населенных пунктов.
2. Используйте онлайн-сервисы: Проверьте наличие нужной информации в открытых базах данных (ЕГРЮЛ, ЕГРН, «Память народа», «Подвиг народа») — это сэкономит время.
3. Уточняйте компетенцию: Если вы ищете документы до 1920-х гг. или по республиканским ведомствам (минздрав, минобр, крупные заводы республиканского подчинения) — обращайтесь в Государственный архив РБ (ул. Ленина, 54).
4. Сохраняйте квитанции: При оплате платных услуг (ксерокопия, сканирование) обязательно берите чек/квитанцию.

Архив администрации города Улан-Удэ выполняет ключевую функцию по сохранению документальной памяти муниципалитета и защите прав граждан на доступ к информации. Несмотря на активную цифровизацию и внедрение электронного документооборота в 2026 году, личный визит в читальный зал (Октябрьская ул., 2) или грамотно составленный электронный запрос через официальный сайт ulan-ude-eg.ru остаются основными способами получения юридически значимых архивных справок и копий документов.

Данная статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», официального сайта Администрации г. Улан-Удэ и справочных систем (2ГИС, Справка.РУ) актуальных на . Перед визитом рекомендуется уточнить контакты и режим работы по телефонам, указанным на официальном ресурсе.