Архив администрации городского округа — это не просто место хранения старых бумаг, а ключевой элемент информационной инфраструктуры муниципалитета, обеспечивающий законность, прозрачность и преемственность власти. В условиях перехода к электронному документообороту и повышению требований к открытости государственной власти роль муниципальных архивов кардинально меняется: из пассивных хранилищ они превращаются в активные центры управления документами и данными.

Нормативно-правовая база деятельности

Деятельность архива администрации городского округа регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный уровень: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от № 313-ФЗ «Об особенностях формирования архивных фондов организаций, участвующих в осуществлении государственных функций», ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Основные понятия и термины).
• Региональный уровень: Законы субъекта РФ об архивном деле, постановления Правительств субъектов РФ об утверждении типовых правил работы архивов муниципальных органов власти.
• Местный уровень: Положение об архиве администрации городского округа (утверждается главой администрации), План график формирования архивных фондов, Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (управленческий архив).

Важно: Согласно ст. 16 ФЗ № 125-ФЗ, администрация городского округа обязана создавать архив (или выделять структурное подразделение — отдел/сектор архива) для обеспечения хранения и использования архивных документов, образующихся в ее деятельности.

Основные функции архива

Функционал современного муниципального архива выходит далеко за рамки простого хранения дел. Выделяют следующие ключевые направления:

1. Формирование архивных фондов: Прием документов от структурных подразделений администрации по актам приема-передачи (инвентарям), экспертиза значений документов (определение сроков хранения), научная описание (составление описей, ввод данных в АИС «Архив»).
2. Обеспечение сохранности: Создание необходимого микроклимата в хранилищах (температура 18±2°C, влажность 50±5%), противопожарная защита, биозащита, обеспечение физической безопасности (охрана, контроль доступа).
3. Информационно-справочное обслуживание: Выдача справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям (пensionные права, стаж, жилищные вопросы, земельные отношения), подготовка ответов на межведомственные запросы.
4. Управление документооборотом (Records Management): Методологическое руководство работой с документами в структурных подразделениях: консультирование по оформлению дел, ведению реестров, соблюдению сроков хранения в рабочих архивах подразделений.
5. Цифровизация и электронное хранение: Сканирование документов, создание электронных архивных копий с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и систем управления архивами (СУА).
6. Популяризация архивного наследия: Подготовка тематических сборников, выставок, публикаций на сайте администрации к значимым датам округа.

Структура архивного фонда администрации

Архивный фонд администрации городского округа формируется из документов, созданных в процессе осуществления органами местного самоуправления своих полномочий. Типовая структура фондов включает:

• Фонды администрации (текущей): Документы по управлению хозяйственной деятельностью, градостроительству, образованию, здравоохранению, социальной защите, культуре, спорту, земельным отношениями, архитектуре, контролю и надзору.
• Фонды ликвидированных/преемственных органов: Документы бывших исполкомов советов народных депутатов, администраций поселений, вошедших в состав округа (при объединении/разделении муниципалитетов).
• Фонды муниципальных учреждений/учреждений: Документы ликвидированных школ, больниц, домов культуры, ЖЭКов, ДЭЗов, переданные в архив администрации в порядке преемственности.
• Персональные фонды: Документы выдающихся жителей округа, глав администраций, депутатов (при наличии).
• Коллекции: Фотодокументы, кинофотофонограммы, картографические материалы, печатная продукция (газеты округа), предметные вложения (медали, печати, пломбы).

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются Управленческим архивом (Перечнем типовых управленческих архивных документов), утверждаемым руководителем администрации по согласованию с архивным органом субъекта РФ. Основные категории:

• Постоянное хранение (бессрочно): Уставы, генеральные планы, акты о присвоении званий «Почетный гражданин», решения о переименовании улиц, дела по земельным отводам, градостроительной документации, личные дела сотрудников (пensionные дела).
• Длительное хранение (10–75 лет): Кадровые документы (приказы о приеме/увольнении — 75 лет), финансовая отчетность, дела по закупкам, контрольной деятельности.
• Временное хранение (до 10 лет): Входящая/исходящая корреспонденция общего характера, отчеты текущие, служебные записки, проекты документов.

Организация работы с электронными документами (Цифровой архив)

На 2026 год ключевым вектором развития является формирование электронного архива в соответствии с Приказом Минкультуры России от № 2768 (порядок формирования электронных архивов).

Основные этапы внедрения:

1. Перевод входящей/исходящей корреспонденции в электронный вид через СЭД с обязательной регистрацией в журнале учета.
2. Создание электронных архивных копий документов постоянного и длительного хранения (сканирование не менее 300 dpi, формат PDF/A, подпись УКЭП ответственного лица архива).
3. Внедрение Системы управления архивом (СУА) для автоматического формирования описей, генерации актов отбора на уничтожение, учета хранения на носителях.
4. Обеспечение долгосрочного хранения электронных документов (репликация на независимых носителях, контроль целостности хеш-суммами, миграция форматов при устаревании ПО).

Проблема: Бумажный оригинал документа, подписанный «живой» подписью и печатью, остается первоисточником для документов, созданных до полного перехода на ЭДО. Уничтожение бумажных оригиналов после сканирования допускается только после вступления в силу соответствующего акта отбора и при наличии доверенной электронной копии.

Работа с обращениями граждан и организациями

Архив администрации — главная точка входа для граждан, подтверждающих свои права:

• Пенсионное обеспечение: Подтверждение стажа работы в муниципальных учреждениях (школы, больницы, администрация), периодов ухода за инвалидами/детьми (если выплаты шли через соцзащиту округа).
• Жилищные и земельные права: Выдача выписок из решений глав администраций о предоставлении земельных участков, внесении в жилые помещения, актах приема-передачи жилья (архив 1990-х – 2000-х гг.).
• Образование и награды: Дубликаты аттестатов, справок об обучении (если школа ликвидирована), архивы приказов о награждении почетными грамотами главы округа.
• Реабилитация: Поиск документов о репрессированных жителях округа (по запросу Мемориальных обществ или родственников).

Срок выдачи справки — в соответствии с Административным регламентом администрации (обычно 5–10 рабочих дней). Отказ в выдаче информации возможен только при наличии оснований, предусмотренных ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (персональные данные третьих лиц, гостаjna и т.д.).

Отбор документов на уничтожение

Процедура строго регламентирована (ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива):

1. Составление Акта отбора документов на уничтожение (по истечении сроков хранения, указанных в Управленческом архиве).
2. Рассмотрение акта Экспертной комиссией по отбору документов (создается при администрации, включает архивистов, юристов, представителей профильных отделов).
3. Согласование акта с государственным архивом субъекта РФ (обязательно для документов постоянного хранения и документов до 1991 г.).
4. Уничтожение в присутствии комиссии (шредером до невозможности восстановления) с составлением Акта об уничтожении.

Запрещено уничтожать документы, по которым идут судебные разбирательства, проверки контролирующих органов, запросы граждан/органов власти, а также документы, не описанные и не внесенные в учет.

Материально-техническое обеспечение и кадры

Эффективная работа архива невозможна без:

• Хранилищ: Соответствующих СанПиН 2.2.1/2.-03 (металлические стеллажи, пожаротушение без воды — порошковое/газовое, климат-контроль).
• Оборудования: Планшетные сканеры (А0–А3), проходные сканеры для дел, серверное оборудование для СУА, средства защиты информации (СЗИ).
• Кадров: Архивисты с высшим/средним профильным образованием (направление 46.03.01 «Архивоведение», 46.02.01 «Архивное дело»). Необходимо регулярное повышение квалификации (не реже 1 раза в 5 лет).

Перспективы развития: «Умный архив» городского округа

На горизонте 2026–2030 гг. ключевыми трендами становятся:

• Интеграция с ЕРАИС (Единая региональная архивная информационная система) и федеральными ресурсами (например, «Архивные фонды РФ» — archives.gov.ru) для удаленного поиска дел.
• Применение ИИ (OCR, NLP) для автоматического распознавания рукописных текстов старых дел (до 1917 г., 1920–30-е гг.), извлечения метаданных (ФИО, даты, номера дел) и автоматического заполнения карточек описания.
• Блокчейн-технологии для подтверждения аутентичности электронных архивных копий и неизменности цепочки хранения.
• Открытые данные (Open Data): Публикация на портале открытых данных администрации описей фондов, справочников по истории округа, цифровых копий уникальных документов (генеральные планы, фотохроника).

Архив администрации городского округа, это гарант правовой безопасности муниципалитета. Грамотная организация архивного дела снижает риски утери критически важной информации (земельные права, кадровые истории, градостроительная документация), обеспечивает выполнение требований законодательства о доступе к информации и создает основу для цифровой трансформации управления. Инвестиции в современное оборудование, ПО и квалификацию архивистов — это прямые инвестиции в качество управления городским округом и защиту прав его жителей.

Полезные ссылки для архивиста администрации ГО:

• Федеральное архивное агентство (Росархив) — нормативные акты, методические рекомендации
• Единая государственная автоматизированная информационная система «Архивные фонды РФ»
• Справочно-правовые системы (Гарант, КонсультантПлюс) — актуальные редакции ФЗ-125, типовые управленческие архивы
• Сайт государственного архива соответствующего субъекта РФ (методическое управление муниципальными архивами).

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, действующего на 10 июля 2026 г. Рекомендуется сверять ссылки на нормативные акты с актуальными редакциями в справочно-правовых системах.