Архив администрации Колпинского района – это структурное подразделение местного органа самоуправления, которое отвечает за сбор, хранение, учёт и предоставление документальных материалов, отражающих деятельность органов исполнительной власти района, муниципальных учреждений и общественных организаций. Ниже представлен подробный обзор его функций, структуры, доступа и исторического контекста.

Общая информация

• Полное наименование: Архив администрации Колпинского района Санкт‑Петербурга
• Юридический адрес: 196655, Санкт‑Петербург, г. Колпино, ул. Урицкого, 1/4 (здание администрации Колпинского района)
• ИНН: 7817006891
• ОГРН: 1027808752839
• Контактный телефон: +7 (812) -76‑96‑67 (приёмная главы администрации)
• Электронная почта: tukolpgov.spb.ru
• Сайт: kolpino.gov.spb.ru (раздел «Архив»)

Архив находится в непосредственной близости от главного здания администрации, что обеспечивает удобный доступ как для сотрудников муниципальных органов, так и для граждан, желающих ознакомиться с документами.

Структура и подразделения архива

Архив администрации Колпинского района организован по функциональному принципу и включает следующие отделы:

1. Отдел приёма и регистрации документов – принимает incoming‑документы от всех отделов администрации, проводит их первичную обработку и присваивает учётные номера.
2. Отдел хранения и реставрации – отвечает за долгосрочное хранение бумажных и электронных носителей, проводит профилактические работы по сохранению состояния документов (контроль влажности, температуры, защита от света).
3. Отдел описания и каталогизации – формирует описи, создаёт электронные базы данных, обеспечивает поиск по ключевым словам, датам, типам документов.
4. Отдел предоставления информации и обслуживания пользователей – организует выдачу копий, справок, выписок из архивных фондов, консультирует граждан по порядку доступа к документам.
5. Отдел работы с электронным архивом – отвечает за цифровизацию бумажных материалов, поддержание электронного документооборота и обеспечение информационной безопасности.

Каждый отдел возглавляет ведущий специалист, подчиняющийся непосредственно начальнику архива, который в свою очередь подчиняется главе администрации Колпинского района.

Виды документов, хранящихся в архиве

В фондах архива собраны материалы различных типов, отражающие все сферы жизни района:

• Нормативно‑правовые акты муниципального уровня (решения, постановления, распоряжения главы администрации).
• Протоколы заседаний представительных органов (Совета депутатов Колпинского района).
• Финансово‑экономические документы (бюджеты, отчёты о исполнении бюджета, сметы, контракты).
• Документы по градостроительству и земельным отношениям (проекты планировки, разрешения на строительство, акты приёма‑передачи объектов).
• Материалы социальной сферы (справки о предоставлении жилищных субсидий, списки получателей социальной помощи, протоколы комиссий по делам несовершеннолетних).
• Документы по образованию, культуре и спорту (планы работы школ, отчёты о проведении мероприятий, лицензии на образовательную деятельность).
• Экологические и санитарно‑эпидемиологические материалы (отчёты о состоянии окружающей среды, результаты проверок санитарного надзора).
• Личные дела сотрудников муниципальной службы (трудовые книжки, приказы о приёме и увольнении, аттестационные листы).
• Фотодокументы, видеозаписи и аудиоматериалы, отражающие исторические события района.

Все документы классифицируются по принципу «фонд – опись – дело» и имеют соответствующие шифры, облегчающие поиск в электронном каталоге.

Как получить доступ к архивным материалам

Архив администрации Колпинского района открыт для широкого круга пользователей: государственных служащих, исследователей, журналистов, студентов и обычных граждан. Процедура доступа регламентируется Федеральным законом «О доступе к информации» и внутренними нормативными актами администрации.

Этапы подачи запроса

1. Формирование письменного запроса – указываются ФИО заявителя, цель запроса, перечень интересующих документов (по возможности с указанием дат, номеров дел, тем).
2. Подача запроса – можно подать лично в приёмной архива (ул. Урицкого, 1/4), направить почтой на указанный адрес или отправить электронным письмом на tukolpgov.spb.ru.
3. Регистрация и рассмотрение – запрос регистрируется в журнале incoming‑документов, после чего специалист отдела предоставления информации проверяет его на соответствие требованиям конфиденциальности и доступности.
4. Подготовка материалов – при положительном решении документы подготавливаются к выдаче (копирование, сканирование, заверение при необходимости).
5. Выдача результата – заявитель получает запрашиваемые материалы в виде бумажных копий, электронных файлов или справок, а также счёт за услуги (если они платные).

Срок рассмотрения запроса составляет не более 30 рабочих дней, однако в случае сложных или объёмных дел срок может быть продлён с уведомлением заявителя.

Платные и бесплатные услуги

• Бесплатно предоставляются справки, выписки и копии документов, не содержащих конфиденциальной информации, в объёме не более 10 страниц.
• За копирование большого объёма, срочную обработку, использование специального оборудования (например, микрофильмов) взимается плата согласно утверждённому тарифному плану администрации.
• Для научных и образовательных целей возможны льготы и скидки при предъявлении соответствующих документов (студенческий билет, письмо от учебного заведения).

Исторический контекст и развитие архива

Архив администрации Колпинского района ведёт свою историю с момента создания муниципального образования в послевоенный период. Первые документы, относящиеся к 1940‑м годам, хранятся в отделе «Исторический фонд» и включают:

• Протоколы первых собраний советов депутатов Колпинского района.
• Документы о восстановлении промышленных предприятий после Великой Отечественной войны.
• Материалы о строительстве жилых массивов и социальных объектов в 1950‑1960‑х годах.

В 1990‑х годах, с переходом к новой системе местного самоуправления, архив был реорганизован: внедрена единая система учёта документов, началась работа по созданию электронного каталога. С 2005 года активно ведётся процесс цифровизации: более 70 % бумажных фондов уже имеют электронные копии, доступные через внутреннюю сеть администрации.

В 2018 году архив получил статус «Муниципального архива особого значения» благодаря уникальному набору материалов по истории промышленного района Колпино, включая документы о работе знаменитого «Колпинского судостроительного завода».

Сегодня архив активно взаимодействует с Центральным государственным архивом Санкт‑Петербурга, участвует в совместных проектах по публикации исторических справочников и организации выставок, посвящённых юбилеям района.

Полезные ссылки и контакты

Архив администрации Колпинского района является важным элементом системы муниципального управления, обеспечивающим сохранность исторической памяти района и прозрачность деятельности местных властей. Благодаря структурированному хранению, современным технологиям цифровизации и открытому доступу для граждан, архив способствует не только правовой защите интересов жителей, но и развитию научных исследований, культурно‑просветительской деятельности и повышению уровня доверия к институтам местного самоуправления.

Если вам нужны справки о бюджетных расходах, копии решений по градостроительству или исторические материалы о жизни Колпино – обращайтесь в архив администрации Колпинского района, где квалифицированные специалисты помогут быстро и качественно получить необходимую информацию.