Архив администрации Волгоградской области – это специализированное подразделение Государственного архива Волгоградской области (ГАВО), которое отвечает за хранение, систематизацию и предоставление доступа к документам органов исполнительной власти региона. В статье рассмотрены история создания, структура, основные функции, порядок доступа к материалам, а также цифровые сервисы, которые позволяют работать с архивными данными онлайн.
Содержание
- История и правовой статус
- Структура и подчинённые подразделения
- Основные функции и задачи
- Услуги для физических и юридических лиц
- Порядок доступа к документам
- Электронные ресурсы и открытые данные
- Контактные данные и режим работы
История и правовой статус
Государственный архив Волгоградской области (ГКУ ВО ГАВО) был образован в соответствии с федеральным законом «О государственных архивах» и региональными нормативными актами, регулирующими хранение и использование архивных фондов. Основные вехи:
- 1991 г. – создание архивного учреждения в рамках реорганизации советской архивной системы.
- 2004 г. – присвоение статусу Государственного казенного учреждения Волгоградской области.
- 2019 г. – принятие новых нормативных актов о защите, регистрации и использовании архивных документов (EHRI – European Holocaust Research Infrastructure, адаптированный к российским условиям).
- 2020 г. – расширение цифровой инфраструктуры и запуск проекта «Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД)».
Архив администрации входит в состав ГАВО и подчиняется непосредственно Губернатору и администрации Волгоградской области. Его деятельность регулируется Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» и региональными постановлениями;
Структура и подчинённые подразделения
Структура архива администрации построена по принципу функционального разделения:
| Подразделение | Ответственность |
|---|---|
| Отдел документального фонда | Приём, классификация и хранение оригинальных документов органов исполнительной власти. |
| Отдел справочно‑информационного обслуживания | Консультации, выдача копий, подготовка справок. |
| Отдел цифровых архивов | Оцифровка, поддержка онлайн‑каталогов, работа с ЭБИД. |
| Отдел юридической поддержки | Контроль соблюдения законодательства при работе с документами. |
| Отдел охраны и реставрации | Сохранность оригиналов, проведение реставрационных работ. |
Кроме того, в структуру входят несколько муниципальных архивов (например, архив Серафимовичского района), которые взаимодействуют с центральным архивом администрации по вопросам обмена документами.
Основные функции и задачи
- Сохранение исторической памяти – обеспечение долговременного хранения документов, отражающих деятельность органов власти Волгоградской области.
- Регистрация и учёт архивных фондов – ведение реестров, составление описаний, создание карточек фондов.
- Обеспечение доступа – предоставление оригиналов, копий и цифровых материалов исследователям, журналистам и гражданам.
- Открытые данные – формирование и публикация открытых реестров, позволяющих использовать информацию в аналитических и научных проектах.
- Консультационная поддержка – помощь в поиске нужных документов, разъяснение правовых аспектов их использования.
- Оцифровка и цифровизация – перевод бумажных материалов в электронный формат, создание онлайн‑каталогов.
- Контроль за соблюдением законодательства – защита персональных данных, соблюдение правил доступа к закрытым документам.
Услуги для физических и юридических лиц
Архив администрации предлагает широкий спектр услуг:
- Выдача копий документов (фото-, ксерокопии, сканы) – как в бумажном, так и в электронном виде.
- Подготовка справок и выписок из архивных фондов.
- Осуществление исследовательских заказов – поиск и предоставление материалов по конкретным темам.
- Консультации по правовым вопросам использования архивных материалов.
- Организация выставок и публичных мероприятий, посвящённых истории Волгоградской области;
- Доступ к Электронной библиотеке исторических документов (ЭБИД) – онлайн‑просмотр и скачивание отсканированных материалов.
Для юридических лиц (научных учреждений, СМИ, государственных органов) предусмотрены специальные тарифы и возможность заключения договоров о длительном сотрудничестве.
Порядок доступа к документам
Общие правила
Согласно ФЗ «Об архивных делах», доступ к архивным документам может быть:
- Открытый – любые заинтересованные лица могут ознакомиться с материалами без ограничений.
- Ограниченный – требуется специальное разрешение (например, для документов, содержащих персональные данные).
- Запретный – документы находятся под государственной тайной или в архиве закрыты навсегда.
Как оформить запрос
- Заполнить заявление (бумажную форму или онлайн‑форму на официальном сайте).
- Указать точные реквизиты: название документа, период, номер дела (если известен).
- Приложить копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
- Оплатить государственную пошлину (если требуется).
- Ожидать решения – в среднем 5‑10 рабочих дней.
Онлайн‑доступ
С 2022 года архив администрации разместил каталог открытых данных на официальном портале Губернатора и Администрации Волгоградской области. Через раздел «Реестр открытых данных (архив)» можно:
- Скачать метаданные (описания фондов, реестры документов).
- Получить цифровые копии в формате PDF или TIFF.
- Подать запрос на получение оригинала через электронную форму.
Электронные ресурсы и открытые данные
Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД)
ЭБИД – это централизованная платформа, где хранятся отсканированные копии наиболее значимых документов администрации, включая:
- Приказы и постановления губернатора.
- Паспорта и акты органов исполнительной власти.
- Письма, отчёты и статистические сборники.
Доступ к ЭБИД свободный, но для скачивания больших объёмов материалов требуется регистрация.
Открытый реестр архивных фондов
Реестр доступен по адресу https://archives.volgograd.gov.ru. В нём представлены:
- Краткие описания всех фондов (от 1‑го до 30‑го уровня).
- Информация о сроках доступа, уровне конфиденциальности.
- Контактные лица, ответственные за каждый фонд.
Интеграция с национальными порталами
Архив администрации участвует в проектах «Архивы России» и «Открытые данные России», предоставляя метаданные в формате XML и JSON, что позволяет использовать их в аналитических системах и мобильных приложениях.
Контактные данные и режим работы
Государственный архив Волгоградской области (ГАВО)
Адрес: ул. Коммунистическая, 30, г. Волгоград, 400001
Телефон: +7 (8442) -5‑55‑55
Электронная почта: info@gavovolgograd.ru
Сайт: https://gavovolgograd.ru
Режим работы (офисные часы):
- Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
- Сб: 10:00 – 14:00 (только выдача копий)
- Вс: выходной
Для получения доступа к закрытым документам необходимо предварительно записаться через телефон или онлайн‑форму.
Архив администрации Волгоградской области – ключевой элемент региональной информационной инфраструктуры. Он не только сохраняет историческое наследие, но и обеспечивает прозрачность работы органов власти, предоставляя гражданам и исследователям доступ к официальным документам. Современные цифровые сервисы, такие как ЭБИД и открытый реестр, делают архивные материалы доступными в режиме онлайн, что способствует развитию науки, журналистики и гражданского общества.
Если вы планируете работать с архивными документами Волгоградской области, рекомендуется заранее уточнить статус интересующего материала, оформить запрос в соответствии с установленными правилами и воспользоваться электронными ресурсами, которые существенно ускоряют процесс получения информации.
Дата последнего обновления статьи: