Архив администрации Выборгского района, это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность, учет и предоставление документации, формируемой органами местного самоуправления и администрацией муниципального образования․ Данная статья подробно рассматривает правовую базу деятельности, состав фондов, порядок обращения за справками и копиями документов, а также контактную информацию для граждан и организаций․

Правовая основа деятельности

Деятельность архива регулируется комплексом нормативных правовых актов федерального и регионального уровней:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы организации архивного дела, сроки хранения, порядок доступа к документам․
• Закон Ленинградской области от № 105-оз «Об архивном деле в Ленинградской области» — региональный закон, уточняющий полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела․
• Постановление Администрации Выборгского муниципального района об утверждении Положения об архиве (внутренний локальный нормативный акт)․
• Приказ Министерства культуры РФ от № 2364 «Об утверждении типовых перечней документов, подлежащих обязательному хранению в архивах․․․» (для определения сроков хранения)․

Основные функции и задачи архива

Архив администрации выполняет следующие ключевые функции:

1. Приемка и учет документов: Прием документации от структурных подразделений администрации по истечении сроков хранения в делопроизводстве (обычно после 5–10 лет)․
2. Формирование фондов: Научное описание дел, составление описей, инвентарей и путеводителей для обеспечения поиска информации․
3. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), проведение реставрационных и консервационных работ․
4. Информационное обслуживание: Выдача справок, копий документов гражданам и организациям (правовое, пенсионное, жилищное, земельное и др․ обеспечение)․
5. Цифровизация: Перевод наиболее востребованных и ценных фондов в электронный вид для дистанционного доступа․
6. Контроль за делопроизводством: Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации (экспертиза сроков хранения, актирование дел к уничтожению или архиву)․

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива администрации Выборгского района традиционно делятся на несколько хронологических и тематических блоков:

Фонды дореволюционного периода (до 1917 г․)

Как правило, хранятся в Госархиве Ленинградской области (ГАЛО), однако в местном архиве могут находиться копии или описи, касающиеся:

• Выборгской губернской правления и уездных управлений․
• Городских управений Выборга, Фредериксгама (Хамеенлинны), Кексгольма (Приозерска)․
• Земельных и судебных учреждений уездного уровня․

Фонды советского периода (1917–1991 гг․)

Наиболее объемная часть фондов, включающая дела:

• Исполкомов Выборгского районного Совета депутатов трудящихся (протоколы заседаний, постановления, отчеты, хозяйственная документация)․
• Районных комитетов КПСС (протоколы бюро, секторов, партийные архивы предприятий)․
• Районных управлений народного хозяйства (Раисполкомы хозяйства), финансов, здравоохранения, образования, ЖЭКов, колхозов и совхозов․
• Военно-комиссариатов (списки призывников, личные дела военнообязанных — часто переданы в ГАЛО или ЦАМО)․
• ЗАГСов (метрические книги, акты гражданского состояния — первичные книги хранятся в ЗАГСе, вторые экземпляры — в архиве)․

Фонды современного периода (с 1991 г․ по настоящее время)

Документы Администрации Выборгского муниципального района (с 2006 г․ — Выборгского муниципального района, с 2019 г․, Выборгского муниципального округа):

• Распоряжения и приказы главы администрации/главы района․
• Постановления Совета депутатов․
• Документы комитетов и отделов: архитектуры и градостроительства, земельных отношений, социальной политики, образования, культуры, физической культуры и спорта, хозяйственного департамента․
• Документация по вопросам местного самоуправления (ТОС, публичные слушания, муниципальные программы)․
• Дела по земельным наделам, разрешениям на строительство, актам приема-передачи объектов муниципальной собственности․

Порядок обращения в архив: Пошаговая инструкция

Кто имеет право на доступ?

Согласно ст․ 22 ФЗ-125, доступ к документам архивных фондов имеют:

• Граждане РФ, к документам, касающимся их личных прав и законных интересов (пенсионные, жилищные, земельные права, реhabilitatsiya)․
• Юридические лица — по доверенности или в рамках судебных/административных процессов․
• Государственные органы — в порядке ведомственного взаимодействия․
• Иностранные граждане — на общих основаниях с гражданами РФ (к документам со снятой грифом секретности)․

Виды предоставляемых услуг

Необходимый пакет документов для обращения

1. Заявление свободной формы (на имя руководителя администрации или начальника архива) с указанием: ФИО, адрес, телефон, цель запроса, точные реквизиты искомого документа (год, название органа, тема)․
2. Копия паспорта (страницы с фото и пропиской)․
3. Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос касается другого лица: свидетельства о рождении/браке, решение суда о вступлении в наследство)․
4. Нотариальная доверенность (если обращается представитель)․
5. Квитанция об оплате госпошлины (для заверенных копий, если установлено региональным законом; справки для пенсионного фонда часто бесплатны)․

Способы подачи обращения

• Лично: В приемной администрации или напрямую в архиве (по предварительной записи)․
• Почта РФ: Ценным бандеролем с описью вложения на адрес администрации․
• Электронно: Через портал Госуслуги (ЕПГУ), раздел «Получение архивных справок и копий документов» или через официальный сайт администрации (раздел «Обращения граждан» / «Архив»)․
• Электронная почта: На официальный адрес архива (обычно указан на сайте администрации в разделе «Структура» -> «Архив»)․

Контактная информация и режим работы (актуально на 2026 год)

Реквизиты Администрации Выборгского муниципального района:

• Адрес: 188800, Ленинградская обл․, г․ Выборг, площадь Ленина, д․ 1 (или смежное здание по ул․ Крестовой/Пролетарской — уточняйте местонахождение архива именно)․
• Телефон приемной/справочной администрации: +7 (81378) —XX-XX (уточняйте на сайте)․
• Телефон архива (прямой): Обычно выделен отдельный внутренний номер или городской телефон (например, +7 (81378) —XX-XX)․
• E-mail архива: archive@vyborgadm․ru (примерный формат, уточняйте на сайте)․
• Официальный сайт: www․vyborgadm․ru
• Режим работы читального зала (типичный): Обычно Вторник, Четверг: 10:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00)․ Понедельник, Среда, Пятница — внутренняя работа, прием заявлений․ Суббота, Воскресенье, выходные․

Особенности поиска часто запрашиваемых документов

Пенсионные и трудовые справки

• Трудовые книжки: Оригиналы трудовых книжек не храняться в архиве администрации․ Они хранятся у последнего работодателя или в архивах предприятий (переданных в ГАЛО или частные архивы)․ Архив администрации может иметь справки о стаже, выданные райотделом труда/управлением пенсионного обеспечения в разные годы․
• Справки о зарплате (до 2002 г․): Запрашиваются в архиве администрации (фонды Райотдела труда/Управления соцзащиты) или в территориальном органе СФР (бывш․ ПФР)․

Жилищные и земельные документы

• Выписки из домовых книг / справки о составе семьи: Хранятся в архиве администрации (фонды ЖЭКов, Райисполкома, Комитета по архитектуре/земельным отношениям)․
• Решения о предоставлении земельных участков (дачные, ИЖС, ЛПХ): Фонды Исполкома/Администрации, Комитета по земельным отношениям/архитектуре․ Необходимо знать приблизительный год и номер решения․
• Акты приема-передачи домов в муниципальную собственность: Фонды жилищного департамента/комитета․

Метрические книги и акты ЗАГСа

Важно: Первичные метрические книги (до 1917 г․ — метрические книги приходов, после 1917 — книги актов гражданского состояния) хранятся в ЗАГСе Выборгского района (для свежих записей) и в Государственном архиве Ленинградской области (ГАЛО) — для книг старше 100 лет (рождения/браков) и 75 лет (смертей)․ В архиве администрации могут храниться только вторые экземпляры книг (переданные в архив по истечении сроков хранения в ЗАГСе) или алфавитные указатели․

Документы по репрессированным (реабилитация)

Справки о реабилитации выдаются на основании материалов дел, хранящихся в ФСБ РФ по Ленинградской области и ГАЛО (фоны НКВД/МВД/КГБ)․ Архив администрации может помочь подтвердить факт проживания или состав семьи для подачи запроса в ФСБ/Суд․

Цифровые ресурсы и дистанционный доступ

На 2026 год активно развивается цифровизация архивных фондов:

• Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСА): Федеральный реестр архивных фондов․ Позволяет узнать, в каком архиве хранятся нужные фонды (поиск по названию органа: «Выборгский районный исполком», «Администрация Выборгского района»)․
• Портал «Архивы Ленинградской области» (archives․lenreg․ru): Доступ к путеводителям и описям ГАЛО и муниципальных архивов области․
• Сайт Администрации Выборгского района: Раздел «Архив» часто содержит сканированные описи (в PDF) по фондам современного периода, реестры часто запрашиваемых документов․
• Проект «Память народа» / «Подвиг народа» / «Обд Мемориал»: Для поиска документов о участниках ВОВ, проживавших в районе․

Типичные ошибки и советы при обращении

1. Неточное название органа: Пишут «Архив Выборгского района», а нужен фонд «Выборгский городской исполком» (город и район были разделены до 1960-х и после 2010-х по-разному)․ Уточняйте: Выборгский районный исполком (район вокруг города) или Выборгский городской исполком (сам город)․
2. Отсутствие дат: Запрос «найти все документы по Иванову И․И․» не будет выполнен․ Нужен год события (рождения, получения квартиры, призыва) и название органа, выдавшего документ․
3. Игнорирование сроков хранения: Документы временного хранения (до 10 лет) находятся в делопроизводстве структурных подразделений (комитетов), а не в архиве․ Сначала обратитесь в соответствующий комитет администрации․
4. Запрос оригиналов: Ориналы архивных документов не выдаются на руки․ Выдаются только копии (простые или заверенные) или справки․ Просмотр оригиналов возможен только в читальном зале архива․

Архив Выборгского района в контексте системы архивов Ленинградской области

Архив администрации Выборгского района входит в единую архивную систему Ленинградской области․ При невозможности найти документ на месте, архивисты обязаны направить запрос в вышестоящие или смежные хранилища:

• ГКУ «Государственный архив Ленинградской области» (ГАЛО), г․ Санкт-Петербург, ул․ Загородный пр․, 15․ (Главные фонды до 1991 г․, фонды ликвидированных предприятий, метрические книги старше 100 лет)․
• ГКУ «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб), если речь о периодах, когда Выборг был в составе Ленинградской/Петроградской губернии/области и документы формировались губернскими органами․
• Архивы соседних районов (Приозерский, Выборгский (городской округ), Всеволожский, Гатчинский) — при смене административно-территориальных границ․
• Специализированные архивы: РГАЭ (экономика), РГАНКХ (сельское хозяйство), ЦАМО (военные), РГАЗ (записи актов гос․ состояния — фонды ЗАГСов)․

Архив администрации Выборгского района является гарантом сохранения исторической памяти территории и правовым щитом для граждан, подтверждающих свои социально-правовые права․ Эффективное взаимодействие с архивом требует от обращающегося четкого понимания: какой именно документ нужен, в каком органе и когда он был создан․ Использование электронных сервисов (Госуслуги, сайт администрации, ЕГАИСА) позволяет значительно сократить время ожидания ответа и избежать лишних визитов․

Рекомендация: Начинайте поиск с заполнения заявления на портале Госуслуг или направления официального запроса на почту архива с максимально полными входными данными (ФИО, даты, адреса проживания, названия предприятий/органов)․ Это ключ к быстрому и положительному результату․

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов и типовой структуры муниципальных архивов РФ․ Для получения юридически значимых справок и копий документов необходимо обращаться непосредственно в Архив Администрации Выборгского муниципального района по актуальным реквизитам․