Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приёма‑передачи дел (далее – акт) – это официальный документ, фиксирующий переход ответственности за исполнение деловых поручений, проектов, делопроизводственных материалов или иных объектов от одного должностного лица (подразделения) к другому. Архив таких актов представляет собой систематизированное собрание всех документов, подтверждающих факт передачи дел, и служит важным элементом внутреннего контроля, правовой защиты и исторической памяти организации.

Почему необходим архив актов приёма‑передачи дел?

Юридическая защита. В случае споров о том, кто отвечал за выполнение конкретного задания, акт служит доказательством факта передачи ответственности.
Контроль исполнения. Архив позволяет отслеживать, на каком этапе находится дело, кто его currently ведёт и какие решения уже приняты.
Оптимизация делопроизводства. Систематизированный архив упрощает поиск нужных документов, снижает время на оформление handover‑процедур и уменьшает риск потери информации.
Историческая память. Архив сохраняет сведения о структурных изменениях, реорганизациях и смене ответственных лиц, что полезно для аудита и аналитики.

Нормативная база

Ведение архива актов приёма‑передачи дел регулируется следующими нормативными актами:

Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 9 – требования к документальному оформлению операций).
Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – обязательность оформления передачи дел при увольнении, переводе или отпуске).
Приказы и инструкции ведомств, касающиеся делопроизводства (например, Приказ Минкультуры РФ № 558 от «О порядке ведения делопроизводства»).
Внутренние нормативные акты организации: положение о делопроизводстве, регламент кадрового документооборота, инструкция по работе с архивом.

Структура акта приёма‑передачи дел

Типовой акт включает следующие разделы (выделены жирным для удобства восприятия):

Шапка документа – наименование организации, дата и место составления акта, номер акта (по внутренней нумерации).
Стороны сделки – ФИО, должность, подразделение передающей и принимающей сторон.
Предмет передачи – перечень дел, документов, материалов, оборудования или иных объектов, которые передаются (с указанием их наименования, количества, состояния, номера дела в системе учёта).
Условия передачи – сроки, порядок приёма‑передачи, необходимость подписи актов приёма‑передачи каждого объекта, наличие сопроводительных документов (инструкции, техзадания, акты сдачи‑приёмки оборудования и т.д.).
Подписи сторон – подписи передающего и принимающего лиц, их расшифровка, дата подписи.
Приложения – копии приказов о назначении ответственных, описи передаваемых дел, акты проверки состояния документов и т.п.

Порядок формирования и хранения архива актов

Создание акта

Акт составляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) сразу после завершения процедуры передачи. Оформление производится на бланке организации или в электронном виде с использованием ЭЦП (электронной цифровой подписи), если внутренние регламенты допускают такой формат.

Регистрация в журнале учёта

Каждый акт получает уникальный регистрационный номер и вносится в журнал учёта актов приёма‑передачи дел. Журнал ведётся в бумажном или электронном виде и содержит:

номер акта;
дату составления;
ФИО сторон;
краткое описание предмета передачи;
ссылку на место хранения оригинала и копии.

Хранение оригиналов

Оригиналы актов помещаются в дело личного дела сотрудника (если передача связана с кадровым перемещением) либо в дело соответствующего подразделения/проекта. Срок хранения определяется внутренними нормативными актами и, как правило, составляет:

5 лет – для актов, связанных с обычным делопроизводством;
10 лет – для актов, касающихся финансово‑хозяйственной деятельности;
бессрочно – для актов, имеющих историческую или юридическую значимость (например, при реорганизации организации).

Формирование резервных копий

Для обеспечения сохранности информации рекомендуется создавать электронные копии актов (сканированные PDF‑файлы) и хранить их в защищённом корпоративном хранилище с контролем доступа и резервным копированием.

Периодическая ревизия

Раз в год проводится ревизия архива: проверяется наличие всех актов, соответствие их содержания фактическим передачам, актуальность сроков хранения. По результатам ревизии составляется акт ревизии, который также помещается в архив.

Пример оформления акта приёма‑передачи дел (фрагмент)

АКТ № 2025/048
г. Москва «02» ноября 2025 г.

Мы, нижеподписавшиеся:

Иванов Иван Иванович, начальник отдела кадров, ООО «Пример»,
Петрова Мария Сергеевна, специалист отдела кадров, ООО «Пример»,

составили настоящий акт о том, что:

Предмет передачи:
Дело № 12/2025 «Подбор персонала для проекта «Альфа»» (2 листа, в хорошем состоянии);
Электронная база данных «Кандидаты 2025» (файл Candidates_2025.xlsx, версия 3.1);
Инструкция по проведению собеседований (1 экземпляр, актуальна на ).

Условия передачи:
Передача осуществляется в связи с переводом Иванова И.И. в отдел развития персонала с г. Приём‑передача произведена в присутствии свидетеля – Смирнова А.А., юрисконсульт ООО «Пример».

Подписи:
Передавший: ___________________ /Иванов И.И./
Принявший: ___________________ /Петрова М.С./
Свидетель: ___________________ /Смирнов А.А./

Приведённый пример демонстрирует обязательные элементы акта и может использоваться как шаблон при составлении собственных документов.

Архив актов приёма‑передачи дел: значение, нормативная база, структура и порядок хранения