Дата подготовки: 10:58:50
Правовое регулирование
Оформление акта приема‑передачи документов в архив регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле»;
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы акта приема‑передачи дел в архив»;
- Положения о порядке ведения дел в государственных и муниципальных архивах (приказ № 84‑ГИ от ).
Когда нужен акт приема‑передачи?
Акт требуется в следующих ситуациях:
- Сдача дел в постоянный архив после завершения их текущего хранения;
- Передача документов между разными архивными учреждениями (например, из регионального в федеральный архив);
- Передача дел в архив в рамках реорганизации, слияния или ликвидации организации;
- Сдача в архив документов, полученных от граждан (расписки, листы воинского учета и пр.);
- Периодическая инвентаризация и сверка описи с фактическим наличием документов.
Основные требования к документу
Акт приема‑передачи должен соответствовать следующим требованиям:
- Содержать полный набор реквизитов (наименование, дата, подписи, печати);
- Быть оформлен на одном листе формата А4 (при необходимости – несколько листов, но каждый лист подписывается);
- Иметь подписи и расшифровки всех уполномоченных лиц обеих сторон;
- Присутствовать гербовая печать организации‑приемщика (если предусмотрено);
- Сопровождаться описью дел (таблица, в которой указаны названия, номера, количество экземпляров, сроки хранения и т.д.).
Структура акта приема‑передачи
Шапка документа
В шапке указываются:
- Наименование организации‑передающей и организации‑принимающей;
- Наименование документа («Акт приема‑передачи дел в архив»);
- Номер акта и дата его составления.
Реквизиты сторон
| Сторона | Должность | ФИО | Подпись | Расшифровка подписи |
|---|---|---|---|---|
| Передающая | Директор | Иванов И.И. | _____ | Иванов Иван Иванович |
| Принимающая | Главный архивариус | Петрова А.А. | _____ | Петрова Анна Александровна |
Описание передаваемых дел
В этом разделе указывается:
- Наименование фонда (например, «Фонд № 12 «Документы по воинскому учету»»);
- Номер и дата описи;
- Общее количество дел, количество экземпляров, количество страховых копий;
- Сроки хранения (по нормативу «Сроки хранения документов»).
Опись дел (приложение)
Опись оформляется в виде таблицы. Ниже – пример заполненной описи (для бумажных документов).
| № п/п | Наименование документа | Номер описи | Кол‑во экземпляров | Кол‑во страховых копий | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Расписка о приеме от граждан документов воинского учета | ОП‑001 | 150 | 0 | 10 лет | — |
| 2 | Список граждан, пребывающих в запасе | ОП‑001 | 1 | 1 | 10 лет | Страховая копия хранится в отдельном архиве |
| 3 | Акт приема‑передачи дел по воинскому учету | ОП‑001 | 1 | 0 | 10 лет | — |
Подписи и печати
В конце акта размещаются подписи и печати обеих сторон, а также дата подписания.
Пошаговая инструкция по оформлению акта
- Подготовьте опись дел. Сформируйте таблицу, проверьте соответствие фактического наличия документов.
- Согласуйте список с архивом. Передайте опись в архив для экспертизы (проверка комплектности, состояние документов).
- Заполните шапку акта. Укажите реквизиты обеих организаций, номер и дату акта.
- Внесите данные о передаваемых делах. Укажите фонд, номер описи, количество дел, сроки хранения.
- Приложите опись к акту. Опись считается неотъемлемой частью акта.
- Подпишите документ. Подписи ставятся представителями обеих сторон; подписи должны быть расшифрованы.
- Поставьте печати. При необходимости – гербовая печать организации‑принимающей.
- Сдайте оригинал в архив. Архив вносит акт в свой реестр и выдает копию с отметкой о приеме.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять отдельный акт для каждой описи?
Да. Каждый фонд (каждая опись) оформляется отдельным актом, чтобы обеспечить прослеживаемость и избежать путаницы.
Можно ли использовать электронный вариант акта?
С 2024 года допускается электронный акт, если обе стороны используют электронную подпись, а архив имеет соответствующую инфраструктуру (ЭЦП, система «Гарант»).
Что делать, если в ходе передачи обнаружены дефекты документов?
В таком случае оформляется акт устранения недостатков, в котором фиксируются выявленные дефекты и согласованные меры их исправления. После устранения дефекты отражаются в основной акт приема‑передачи.
Где скачать готовые образцы?
Ниже указаны проверенные ресурсы, где можно бесплатно получить шаблоны в формате DOC/ODT:
- КонсультантПлюс – образец акта приема‑передачи дел
- Система «Гарант» – шаблон акта
- Официальный портал государственных архивов
Оформление акта приема‑передачи документов в архив – важный юридический процесс, который гарантирует сохранность и достоверность передаваемых дел. Соблюдение нормативных требований, правильное заполнение описи и своевременное подписание акта позволяют избежать ошибок, ускорить процесс передачи и обеспечить последующее надёжное хранение документов в архиве.
Помните: без подписанного акта архив не принимает документы, а без описи невозможно вести учёт в реестре архива.
© 2026. Информационный ресурс «Архивная практика». Все права защищены.