Архив Департамента образования администрации города Липецка является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и предоставление документальных материалов, формируемых в процессе управления системой образования муниципального образования. В статье подробно рассматриваются правовые основы деятельности, структура фондов, порядок обращения за справками и выписками, а также контакты для взаимодействия.

Правовая основа деятельности

Деятельность архива регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закон Липецкой области от № 174-ОЗ «Об архивном деле в Липецкой области»;
• Постановления Администрации города Липецка об утверждении Положения об Архивном управлении администрации города Липецка;
• Приказы Департамента образования администрации города Липецка по вопросам документооборота и архивного дела;
• Типовые инструкции по составу и срокам хранения документов организаций системы образования (утв. Росархивом).

Организационная структура и подчинение

Важно различать два уровня архивного обеспечения в городе:

Архивное управление администрации города Липецка

Это главный архивный орган местного самоуправления. Он осуществляет:

• Контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела во всех органах местного самоуправления, включая Департамент образования;
• Прием на хранение архивных фондов ликвидированных или реорганизованных учреждений образования;
• Государственную регистрацию архивных фондов муниципальных учреждений;
• Методологическое руководство архивами структурных подразделений администрации.

Архив (сектор/группа архивистов) непосредственно в Департаменте образования

Структурное подразделение внутри самого Департамента, которое ведет текущий делопроизводство и формирует архивные дела по делам ведомственного управления (приказы, распоряжения, планы работы, отчеты, кадровые дела сотрудников Департамента, документы по координации работы школ и ДОУ).

Состав и структура архивных фондов

Фонды Департамента образования (как ведомственного архива) и фонды, переданные в Архивное управление администрации города, делятся на несколько категорий:

А. Документы ведомственного управления (хранятся в Департаменте до истечения сроков хранения)

1. Нормативно-правовые акты: Приказы главы города и руководителя Департамента, распоряжения, положения о Департаменте, типовые положения об учебных заведениях.
2. Планово-отчетная документация: Планы работы Департамента на учебные годы (например, план на 2020–2021 уч. год и второе полугодие 2021 года), годовые отчеты о деятельности (отчеты за 2013, 2014, 2015 годы и последующие периоды).
3. Кадровые документы: Личные дела служащих Департамента, служебные записки о приеме/увольнении, приказы о назначении на должности муниципальных служащих (сведения о доходах и имуществе за 2017 год и др.).
4. Документы по координации деятельности УО: Распоряжения о графиках учебного года, переводах учеников, организации питания, охраны труда, целевых программах развития образования.

Б. Документы ликвидированных/реорганизованных учебных заведений (хранятся в Архивном управлении администрации города)

• Личные дела учащихся (журналы классные, журналы выдачи аттестатов/свидетельств);
• Личные дела педагогических работников (трудовые книжки, личные карточки учетной формы);
• Учебные планы, программы, отчеты директоров школ за прошлые годы;
• Документы дошкольных образовательных организаций (детских садов), прекративших деятельность.

Основные функции архива Департамента

• Формирование архива: Сбор документов от структурных подразделений Департамента по истечении сроков их хранения в делопроизводстве.
• Научно-справочная работа: Составление описей, указателей, реестров дел для обеспечения оперативного поиска.
• Обеспечение сохранности: Контроль за условиями хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), переплетка дел, реставрация поврежденных документов.
• Информационное обслуживание: Выдача справок, выписок, заверенных копий документов заинтересованным лицам (гражданам, организациям, судам, правоохранительным органам).
• Подготовка к сдаче в государственный архив: Отбор документов постоянного хранения и передача их в Архивное управление администрации города Липецка (и далее в Государственный архив Липецкой области) по истечении установленных сроков.

Порядок обращения за архивными справками и выписками

Кому обращаться?

Вариант 1: Если документ сформирован Департаментом образования (приказы Департамента, кадровые дела служащих Департамента, планы/отчеты Департамента) и срок хранения не истек (обычно до 10–50 лет).

Необходимо обратиться в Департамент образования администрации города Липецка (сектор документооборота/архива).

Вариант 2: Если нужны документы по обучению или работе в конкретной школе/детском саду (аттестаты, дипломы, трудовая книжка учителя, журналы классные), а учебное заведение ликвидировано или реорганизовано.

Необходимо обратиться в Архивное управление администрации города Липецка (Отдел сохранности и использования документов муниципального образования).

Вариант 3: Если нужны документы дореволюционного периода, раннего советского периода или фонды облачного значения.

Обращение в Государственный архив Липецкой области (Портал «Архивы России»).

Способы подачи заявления:

1. Лично: В часы приема граждан (график согласовывается с архивным управлением/Департаментом).
2. Почта России: Заказное письмо с описью вложения на адрес организации.
3. Электронно: Через портал Госуслуг (Липецкая область) или официальный сайт администрации города Липецка (раздел «Обращения граждан»).
4. Через МФЦ (Мои Документы): Некоторые услуги по выдаче архивных справок (например, дубликата аттестата) могут предоставляться через МФЦ.

Необходимые документы для обращения:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал);
• Заявление установленного образца (на месте или заранее скачанное с сайта);
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете справку для родственника — свидетельство о рождении/браке, решение суда);
• Доверенность (если оформляет представитель), нотариально заверенная или простая письменная (в зависимости от требований архива).

Контактная информация

Департамент образования администрации города Липецка

• Адрес: 398032, г. Липецк, ул. Космонавтов, д. (точный номер дома уточняйте на официальном сайте admlip.ru в разделе «Структура администрации» -> «Департамент образования»).
• Официальный сайт: Официальный сайт администрации города Липецка (разделы: «Департамент образования», «Образовательная карта», «Документы», «Нормативные правовые акты»).
• Телефоны справочно-информационной службы / приемной: Указаны на сайте в разделе «Контакты» (раздел ГАРАНТ/Справочники).
• VK / Соцсети: Группа «Департамент образования города Липецка» (для оперативной информации, памяток для родителей, новостей).

• Функция: Контроль за архивным делом, прием фондов ликвидированных школ/садов, выдача справок об образовании/стаже (для закрытых УО).
• Сайт: Официальный сайт администрации города Липецка -> Структура -> Архивное управление.
• Отдел сохранности и использования документов: Непосредственно принимает граждан для выдачи справок.

Государственный архив Липецкой области

• Портал: Портал «Архивы России» (виртуальные выставки, путеводители по фондам, онлайн-заявки).
• Актуально: В 2023–2024 гг. к 70-летию области размещены виртуальные проекты по истории образования региона.

Особенности доступа к информации (Важные нюансы)

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления (утв. Росархивом). Основные сроки:

• Приказы, распоряжения (основные направления деятельности) — постоянное хранение.
• Личные дела служащих — 75 лет.
• Документы по заработной плате (ведомости, расчетные листы), 50–75 лет (в зависимости от года формирования).
• Отчеты годовые — постоянное хранение.
• Планы работы — 10 лет (за исключением итоговых).
• Документы учащихся (журналы, личные дела), постоянное хранение (передаются в архив управления города после ликвидации школы).

Защита персональных данных

В соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных», выдача информации из кадровых дел и личных дел учащихся третьим лицам без согласия субъекта ПДн (или решения суда/запроса уполномоченных органов) запрещена. Справки о наличии/отсутствии сведений выдаются только самому гражданину или его законному представителю/нотариусу.

Платность услуг

• Выдача архивных справок гражданам по вопросам пенсионного обеспечения, трудового стажа, образования — бесплатно (в установленных законом случаях).
• Выдача справок для иных целей (например, для родословных, коммерческих организаций), может быть платной в соответствии с тарифами, утвержденными Архивным управлением.
• Изготовление заверенных копий документов — платная услуга.

Цифровизация и удаленный доступ

В рамках проекта «Цифровая общественная администрация» и нацпроекта «Цифровая экономика» ведется работа по:

• Сканированию фондов постоянного хранения (журналы выдачи аттестатов, личные дела учащихся закрытых школ);
• Внедрению электронных архивных информационных систем (ЭАИС) для внутреннего учета дел;
• Предоставлению услуг в электронном виде через ЕПГУ/РПГУ (Единый портал госуслуг), например, заказ дубликата документа об образовании (если данные внесены в ФИС ЕГЭ/ФРДО) или справки о присвоении квалификации.

Рекомендация: Перед личным визитом обязательно проверяйте актуальный график приема и список необходимых документов на официальном сайте admlip.ru или по телефонам, указанным в разделе «Контакты» Департамента образования или Архивного управления.

Краткая шпаргалка: Куда идти?

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта администрации города Липецка, портала «Архивы России» и справочно-правовых систем (ГАРАНТ). Актуальность контактных данных и графиков приема рекомендуется уточнять на официальных ресурсах на дату обращения.