Государственное казенное учреждение Краснодарского края «Архив документов по личному составу Краснодарского края» (ГКУ Краевой архив по личному составу), это ключевое архивное учреждение региона, специализирующееся на хранении, учете и выдаче документов, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и иные социально-правовые права граждан. В статье подробно рассматриваются история создания, функции, состав фондов, порядок обращения и контактная информация архива.

История создания и правовая основа

Архив был создан 3 февраля 1993 года по Постановлению главы администрации Краснодарского края № 27. Причиной создания стало острое общественное потребность в централизованном хранении документов по личному составу от ликвидированных, реорганизованных или переименованных учреждений, организаций и предприятий краевого подчинения.

В хаотичный период 90-х годов массовая ликвидация предприятий и смена форм собственности создавали реальную угрозу безвозвратной потери трудовых книжек, личных карточек и ведомостей заработной платы. Создание специализированного архива стало гарантией сохранности этих уникальных массивов информации.

Основные цели и задачи (Миссия)

Согласно уставным документам и сведениям с портала «Архивы России», деятельность архива направлена на реализацию трех приоритетных направлений:

• Социальная и правовая защита граждан: обеспечение прав граждан на пенсию, льготы, восстановление трудового стажа, подтверждение квалификации.
• Обеспечение сохранности документов: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита) для предотвращения утраты или порчи фондов.
• Дальнейшее использование документов: оказание архивных справок, выдача копий документов, формирование электронных баз данных для ускорения поиска.

Состав и структура архивных фондов

Фонды архива формируются исключительно за счет документов по личному составу, поступивших из организаций краевого уровня (в отличие от муниципальных архивов, которые хранят документы городских/районных предприятий). Основные категории хранящихся документов:

1. Трудовые книжки и вкладыши (в т.ч. невыданные).
2. Личные карточки работников (форма Т-2) и личные дела служащих.
3. Ведомости заработной платы (квартальные, годовые, итоговые), начисления и удержания.
4. Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении, поощрении и наказании.
5. Документы о награждении орденами, медалями СССР и РФ (копии приказов, описи награждаемых).
6. Справочно-поисковые аппараты: алфавитные каталоги, указатели предприятий, реестры фондов.

Важно: Архив не хранит документы действующих предприятий (они находятся у работодателя), документы ликвидированных муниципальных организаций (хранятся в муниципальных архивах) и дореволюционные/партийные фонды (это профиль Государственного архива Краснодарского края).

Разграничение: Архив по личному составу vs Государственный архив Краснодарского края

Часто граждане путают два крупных региональных архива. Ниже приведена наглядная таблица различий:

Электронные услуги и информационные ресурсы

Архив активно внедряет современные информационные технологии. Согласно сведениям о программном обеспечении, для учета фондов и поиска документов применяется автоматизированная система «АС-Архив 3.6» под управлением СУБД MS SQL, а также тематические базы данных на платформе MS Access.

Это позволяет:

• Вести единый электронный реестр фондов (рубрикаторы фондов советского и современного периодов).
• Осуществлять оперативный поиск по ФИО, названию предприятия, номеру фонда/описи/дела.
• Предоставлять дистанционные консультации через портал госуслуг и официальный сайт/портал «Архивы России».

На портале «Архивы России» (archives.gov.ru) представлена страница учреждения с актуальными реквизитами, режимом работы и возможностью подачи электронного обращения.

Порядок обращения граждан: пошаговая инструкция

Подготовка документов

Для получения справки или копии документа необходимо подготовить:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если ФИО изменилось.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке) — если обращается представитель.
• Данные для поиска: точное название организации, годы работы, табельный номер (если известен), структурное подразделение.

Способы обращения

1. Личный визит в читальный зал по адресу: 350072, г. Краснодар, ул. Московская, д. 69.
2. Через портал Госуслуг (ЕПГУ/РПГУ) — услуга «Предоставление архивной справки, копии архивного документа».
3. Почтовым отправлением (ценным бандеролем с описью вложения) на юридический адрес архива.
4. Электронное обращение через форму обратной связи на портале «Архивы России» или официальном сайте управления по делам архивов администрации края.

Сроки и стоимость

• Срок исполнения: согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — до 30 календарных дней со дня регистрации обращения (в сложных случаях продлевается до 60 дней с уведомлением заявителя).
• Стоимость: выдача архивных справок и копий документов для пенсионного обеспечения и социальной защиты — бесплатно. Для иных целей (например, для судов, нотариусов, коммерческих организаций, геноалогических исследований) — по утвержденным тарифам (платные архивные услуги).

Контактная информация и реквизиты

Режим работы читального зала (типичный)

Примечание: Режим может меняться в праздничные периоды или карантинные ограничения. Обязательно звоните заранее!

• Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
• Суббота, Воскресенье: Выходные
• Последняя пятница месяца: Санитарный день (читальный зал не работает)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Мой завод ликвидирован в 1998 году. Где мои документы?

Если завод был краевого подчинения — с высокой вероятностью фонд передан в ГКУ «Архив документов по личному составу». Если муниципального — ищите в архиве соответствующего города/района.

Могу ли я получить чужую трудовую книжку?

Нет. Выдача документов по личному составу третьим лицам возможна только при наличии нотариальной доверенности или по решению суда/запросу уполномоченных органов (ПФР, МВД, Суды).

Что делать, если в архиве нет моей организации?

Уточните точное наименование на момент работы (часто менялись).
Проверьте, не является ли предприятие действующим (тогда документы у работодателя).
Обратитесь в Управление по делам архивов администрации Краснодарского края за консультацией по маршруту фонда.

Нужно ли платить за справку в Пенсионный фонд (СФР)?

Нет. Справки для назначения пенсии, подтверждения стажа, выплаты пособий предоставляются бесплатно в соответствии с законодательством.

Краснодарский архив документов по личному составу выполняет неоценимую миссию по защите социальных прав тысяч жителей края. Благодаря своевременному принятию решения о создании специализированного хранилища в 1993 году, удалось спасти от уничтожения миллионы личных дел и ведомостей заработной платы предприятий, вышедших из жизни в сложный переходный период.

Сегодня архив — это современное учреждение, использующее СУБД MS SQL и систему «АС-Архив» для оперативного поиска, открытое для дистанционного взаимодействия через Госуслуги и портал «Архивы России». Зная адрес (ул. Московская, 69), порядок обращения и свои права, каждый гражданин может эффективно восстановить свой трудовой стаж и получить законные выплаты.

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», сведений Управления по делам архивов администрации Краснодарского края и Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Актуальность контактных данных и тарифов рекомендуется проверять непосредственно перед обращением.