Архив документов по личному составу Республики Татарстан — это ключевое учреждение архивной системы региона, обеспечивающее сохранение, учет и предоставление документов, касающихся трудовой биографии, службы и социально-правовых прав граждан. В статье подробно рассматриваются история создания, структура, функции, реквизиты и порядок обращения в данный архив.

История создания и правовой статус

Формирование специализированного архива по личному составу в Татарстане имеет глубокие исторические корни. Ключевым этапом стало принятие Постановления Кабинета Министров Республики Татарстан от 26 декабря 1994 года № 602, в соответствии с которым был создан Центр хранения документов по личному составу Республики Татарстан. Данное решение было продиктовано необходимостью обеспечения социальной и правовой защиты граждан, а также предотвращения утраты документов по личному составу министерств, государственных комитетов и ведомств.

В 2016 году произошла крупная реорганизация архивной сферы региона. Было создано Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Республики Татарстан» (ГБУ ГА РТ). В его структуру вошли все основные архивные структуры республики:

• Национальный архив Республики Татарстан;
• Архив историко-политической документации;
• Архив аудиовизуальных документов;
• Архив документов по личному составу (ранее, Центр хранения);
• Архив печати.

Таким образом, в настоящее время Архив документов по личному составу функционирует как структурное подразделение (филиал/отделение) ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан», сохраняя свою специализацию по работе с кадровыми документами.

Основные функции и задачи

Деятельность архива регулируется законодательством РФ в области архивного дела и нормативными правовыми актами Республики Татарстан. К ключевым функциям относятся:

1. Прием на хранение документов по личному составу от ликвидируемых, реорганизующихся организаций, а также от действующих ведомств по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
2. Обеспечение сохранности фондов: создание необходимых микроклиматических условий, противопожарная защита, биозащита.
3. Научно-обработка фондов: систематизация, описание, составление справочников по фондам (описаний дел) для обеспечения поиска информации;
4. Предоставление архивной справки и выдача копий документов гражданам для подтверждения стажа, заработной платы, присвоения званий, наград и иных социально-правовых фактов (пенсионное обеспечение, судебные споры, восстановление трудовых прав).
5. Рассекречивание документов в установленном законом порядке.
6. Цифровизация и создание электронных баз данных для удаленного доступа к информации (в т.ч. через портал «Архивы России» и региональные информационные системы).

Состав фондов: что храниться в архиве?

Фонды архива формируются за счет документов организаций, расположенных на территории Республики Татарстан. Основные категории документов:

• Личные дела работников предприятий, учреждений, организаций (в т.ч. ликвидированных) всех форм собственности.
• Служебные списки и карточки государственных гражданских служащих, работников бюджетной сферы (образование, здравоохранение, культура, наука).
• Документы о награждении орденами, медалями, почетными званиями Республики Татарстан и СССР/РФ.
• Порядки, приказы, распоряжения по вопросам приема, перевода, увольнения, поощрения и наказания персонала.
• Табели учета рабочего времени, ведомости выплаты заработной платы (в случаях, когда личные дела не формировались или не сохранились).
• Документы по личному составу воинских частей и правоохранительных органов, дислоцированных в регионе (в пределах компетенции).

Важно: В архиве также могут храниться уникальные документы, внесенные в Республиканский реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Татарстан.

Реквизиты и контакты

Для личного обращения или направления почтового запроса используйте следующие адреса. Обратите внимание: Архив имеет несколько зданий (корпусов) в разных городах республики.

Главное администрирование (Казань)

Юридический адрес ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан»:
г. Казань, ул. Профсоюзная, д. 37 (или актуальный адрес главной администрации на официальном сайте arhiv.tatarstan.ru).

Отделение (Центр хранения) по личному составу в Набережных Челнах

Согласно справочным данным (в т.ч. 2ГИС), физическое хранение значительной части фондов по личному составу осуществляется по адресу:
Республика Татарстан, г. Набережные Челны, 9-й комплекс, д. 19.

Телефоны для справок (рекомендуется уточнять на официальном сайте перед визитом):
+7 (8552) XXX-XX-XX (Казань)
+7 (852) XXX-XX-XX (Набережные Челны)

Электронные ресурсы

• Официальный сайт: arhiv.tatarstan.ru
• Портал «Архивы России» (база данных по местам хранения документов по личному составу).
• Портал государственных услуг (Госуслуги) — для заказа архивной справки онлайн.
• Сайт «Наши Предки» (metrika.archives.gov.ru / nashipredki.ru) — для поиска метрических книг и ревизских сказок, хранящихся в Национальном архиве (структурном подразделении ГБУ ГА РТ).

Порядок получения архивной справки

Получить документы или справку из архива можно тремя основными способами:

Через портал «Госуслуги» (Наиболее удобный способ)

1. Зарегистрируйтесь/войдите в ЕСИА (Госуслуги).
2. Найдите услугу: «Предоставление архивной справки (выдача копии архивного документа)».
3. Выберите исполнителя: ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан».
4. Заполните заявление, указав точные данные: ФИО (в т.ч. прежние), дату рождения, название организации, годы работы, цель обращения (пенсия, суд, справка в архив и т.д.).
5. Прикрепите сканы документов, подтверждающих личность и родственные связи (если запрашиваете данные о другом лице).
6. Оплатите госпошлину (если предусмотрена) или получите услугу бесплатно (для пенсионных целей часто бесплатно).
7. Получите готовый документ по почте (ЕМС) или в личном кабинете (электронный вариант).

Личное обращение в читальный зал

Необходимо предварительно записаться на консультацию или заказ дела по телефону или через сайт. При визите нужно иметь при себе:

• Паспорт гражданина РФ.
• Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе).
• Доверенность (если оформляет представитель) и паспорт представителя.
• Документы, подтверждающие факт работы/службы (трудовая книжка, старые справки, фото приказов) — это значительно ускорит поиск.

Почтовый запрос

Направляется заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес архива (г. Набережные Челны, 9-й комплекс, 19 или г. Казань, ул. Профсоюзная, 37). В письме обязательно укажите:

• ФИО полностью, дату и место рождения.
• Название организации (полное, на момент работы), годы начала и окончания работы.
• Цель запроса (для пенсионного фонда, суда, личного архива).
• Адрес для отправки ответа и контактный телефон.
• Копию паспорта (разворот с фото и пропиской) и документов о смене имени.

Сроки исполнения и стоимость

• Срок исполнения: Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в РФ» и административному регламенту, стандартный срок — до 30 календарных дней с момента регистрации обращения. В сложных случаях (поиск по неполным данным) срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя.
• Стоимость: Для целей пенсионного обеспечения, восстановления трудовых прав, получения льгот — бесплатно (в установленным законом случаях). Для иных целей (генеалогия, справка в банк, нотариус и т.д.) взимается плата за архивные услуги по утвержденному тарифу ГБУ ГА РТ. Оплата производится после получения уведомления о готовности справки.

Особенности поиска информации: частые проблемы и решения

Организация ликвидирована или переименована

Архив хранит документы именно ликвидированных организаций. Если организация действует — документы по личному составу находятся у работодателя (в его архиве или кадровой службе). Архив принимает дела только после ликвидации юрлица или по истечении сроков хранения (обычно 75 лет для личных дел).

Неточность в названии организации

В Татарстане многие предприятия меняли названия (Завод «Компрессор» -> ОАО «Казанькомпрессормаш» и т.д.). Укажите в заявлении все известные вам варианты названий, адрес предприятия, отраслевую принадлежность (минпром, минсельхоз, горобразование и т.д.).

Потеря документов при переезде/пожарах

Если дел в архиве нет, архив выдает официальное уведомление об отсутствии документов (форма №…). С этим уведомлением можно обращаться в Пенсионный фонд (СФР) для подтверждения стажа свидетельским путем или в суд для установления факта трудовой деятельности.

Генеалогические запросы

Для поиска предков (до 1917 года / раннего советского периода) документы могут находиться не в Архиве по личному составу, а в Национальном архиве РТ (фонды духовных консисторий, уездных управлений, ревизские сказки, метрические книги). Эти фонды оцифрованы и доступны на портале «Наши Предки» и в читальном зале Национального архива (Казань).

Нормативная база и взаимодействие

Деятельность архива строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Закон Республики Татарстан «Об архивном деле в Республике Татарстан».
• Постановление Кабинета Министров РТ от № 602 «О создании Центра хранения документов по личному составу Республики Татарстан».
• Приказ Министерства культуры РФ от № 558 (утв. Типовые сроки хранения документов).
• Административный регламент ГБУ ГА РТ по предоставлению государственных услуг.

Архив активно взаимодействует с:

• Социальным фондом России (СФР) — по запросам о стаже и зарплате.
• Судами и прокуратурой, по судебным и прокурорским запросам.
• Органами власти РТ — по кадровой политике, противодействию коррупции, антимонопольному комплаенсу.
• Волонтерскими организациями — в рамках проектов по оцифровке и описанию фондов (например, проекты «Мемориал Великой Отечественной войны»).

Полезные советы перед обращением

1. Соберите максимум исходных данных перед подачей заявления: точное название организации (как в трудовой книжке), табельный номер (если помните), ФИО руководителя/кадровца на момент работы.
2. Проверьте актуальные контакты и режим работы на сайте arhiv.tatarstan.ru в разделе «Государственные услуги» или «Контакты» перед поездкой (режим читального зала может отличаться от режима приемной комиссии).
3. Используйте Госуслуги — это исключает потерю почты, позволяет отслеживать статус и получать электронный вариант справки с ЭЦП (равнозначный бумажному).
4. Сохраняйте квитанции об оплате (если услуга платная) и регистрационный номер заявления для отслеживания.

Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан (как часть ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан») является гарантом сохранения трудовой истории тысяч татаростанцев. Благодаря централизации фондов в Набережных Челнах (9-й комплекс, 19) и развитию электронных сервисов (Госуслуги, портал «Архивы России»), процесс получения архивных справок стал максимально прозрачным и доступным для каждого гражданина. При подготовке запроса главное — точность исходных данных и своевременное обращение, что позволит быстро восстановить социально-значимые права.

Информация актуальна на . Перед обращением рекомендуется уточнить реквизиты и тарифы на официальном сайте arhiv.tatarstan.ru или по телефонам справочной службы.