СБИС (ныне Saby) – это комплексная облачная платформа для автоматизации бизнеса, объединяющая электронный документооборот (ЭДО), электронную отчетность (ЭО), онлайн‑бухгалтерию, электронные торги, маркировку товаров и многое другое. Одним из ключевых компонентов системы является архив электронных документов, который позволяет хранить, искать и управлять всеми бизнес‑документами в едином безопасном хранилище.
Содержание
- Что такое архив электронных документов в СБИС?
- Основные функции и возможности
- Преимущества использования
- Как подключить и настроить архив
- Безопасность и соответствие требованиям
- Интеграция с другими модулями СБИС
- Стоимость и тарифы
- Лучшие практики работы с архивом
- Часто задаваемые вопросы
Что такое архив электронных документов в СБИС?
Архив электронных документов (далее – ЭА) – это облачное хранилище, где сохраняются все типы бизнес‑документов в электронном виде: счета‑фактуры, накладные, договоры, акты выполненных работ, отчётные формы, электронные подписи и т.д. Система обеспечивает:
- Неограниченное количество хранимых файлов;
- Автоматическую классификацию и индексацию;
- Поиск по метаданным и содержимому (текстовый поиск, поиск по номеру, дате, контрагенту);
- Доступ из любого места через личный кабинет Saby (ex СБИС).
Ключевые отличия от традиционных файловых хранилищ
- Электронная подпись сохраняется вместе с документом, что гарантирует юридическую силу.
- Контроль версий – каждый изменённый документ сохраняет предыдущие версии.
- Автоматическое резервное копирование в дата‑центрах с сертификатами ISO/IEC 27001.
- Интеграция с ЭДО – документы сразу попадают в архив после отправки/получения.
Основные функции и возможности
Хранение и классификация
Документы автоматически распределяются по типам (СЧФ, Накладные, Договоры, Отчёты и т.д.) на основе шаблонов и правил, задаваемых пользователем.
Поиск и фильтрация
- Поиск по номеру документа, дате, контрагенту, ИНН, КПП и другим полям.
- Текстовый поиск внутри PDF, XML и сканированных изображений (OCR‑распознавание).
- Сохранённые фильтры и быстрый доступ к часто используемым запросам.
Управление доступом
Ролевой доступ позволяет задавать права просмотра, редактирования и скачивания для отдельных пользователей или групп (бухгалтерия, юридический отдел, руководители).
Автоматическое формирование отчетов
На основе данных из архива можно генерировать отчёты по обороту документов, срокам хранения, количеству подписанных/неподписанных файлов.
Интеграция с электронным документооборотом (ЭДО)
При получении или отправке документа через СБИС (Контур, Диадок, 1С‑ЭДО) он автоматически сохраняется в архив, а статус «Получено/Отправлено» синхронно обновляется.
Поддержка электронных подписей и тайм‑стампов
Все документы в архиве могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) и снабжены временной меткой, что обеспечивает их юридическую силу в судах.
Миграция и импорт
Система поддерживает импорт документов из локальных папок, SharePoint, Google Drive, а также массовый импорт из других ЭДО‑провайдеров.
Преимущества использования архива СБИС
- Сокращение времени на поиск – в среднем поиск нужного документа занимает 5–10 секунд вместо нескольких минут.
- Снижение риска потери данных – резервное копирование и защита от случайного удаления.
- Соответствие требованиям ФНС и ФЗ‑63 – хранение электронных документов в течение обязательного срока (5 лет).
- Оптимизация расходов – отсутствие необходимости в локальных серверах и обслуживании ИТ‑инфраструктуры.
- Увеличение прозрачности бизнес‑процессов – возможность отслеживать статус документооборота в реальном времени.
- Упрощённый аудит – все действия с документами фиксируются в журнале аудита.
Как подключить и настроить архив электронных документов
Регистрация в личном кабинете Saby
- Перейдите на официальный сайт Saby и нажмите «Войти».
Вход возможен через логин/пароль, электронную подпись, Госуслуги, Apple ID и соцсети. - Если у вас ещё нет аккаунта – нажмите «Регистрация», заполните данные компании и подтвердите e‑mail.
Подключение модуля «Архив документов»
- В личном кабинете откройте раздел «Сервисы» → «Электронный документооборот» → «Архив документов».
- Нажмите кнопку «Подключить». Выберите тариф (см. раздел Стоимость).
- Подтвердите оплату – подключение происходит мгновенно.
Настройка правил классификации
- Перейдите в «Настройки» → «Классификатор документов».
- Создайте шаблоны для основных типов (СЧФ, Накладные, Договоры). Укажите регулярные выражения для распознавания номеров.
- Сохраните изменения – система начнёт автоматически классифицировать загруженные файлы.
Импорт существующих документов
Для массового импорта используйте кнопку «Импортировать» в верхнем меню архива. Выберите папку на компьютере или загрузите ZIP‑архив. Система выполнит автоматическое распознавание и присвоит метаданные.
Настройка прав доступа
- В разделе «Пользователи и роли» создайте группы (например, «Бухгалтерия», «Юр. отдел», «Руководство»).
- Для каждой группы задайте права: просмотр, редактирование, подпись, удаление.
- Назначьте пользователей в соответствующие группы.
Интеграция с другими модулями СБИС
В настройках модуля «ЭДО» включите опцию «Автоматически сохранять все входящие/исходящие документы в архив». Аналогично, в модуле «Бухгалтерия» активируйте «Сохранять бухгалтерские отчёты в архив».
Безопасность и соответствие требованиям
- Шифрование данных – все файлы шифруются алгоритмом AES‑256 как в процессе передачи (TLS 1.3), так и в состоянии покоя;
- Квалифицированные электронные подписи (КЭП) – поддержка сертификатов от аккредитованных УЦ.
- Тайм‑стампы – каждый документ получает метку времени от доверенного сервиса (ТТК).
- Журнал аудита – фиксируются все действия (просмотр, изменение, удаление) с указанием пользователя, времени и IP‑адреса.
- Соответствие ФЗ‑63 – архив обеспечивает хранение электронных документов в течение 5 лет с возможностью их восстановления в любой момент.
- Сертификация ISO/IEC 27001 – подтверждает высокий уровень информационной безопасности дата‑центров.
Интеграция с другими модулями СБИС
| Модуль | Что интегрируется с архивом | Польза |
|---|---|---|
| ЭДО (Контур, Диадок, 1С‑ЭДО) | Автосохранение входящих/исходящих документов | Уменьшение ручного ввода, единый источник правды |
| Бухгалтерия | Хранение бухгалтерских отчётов, налоговых деклараций | Гарантия соответствия требованиям ФНС |
| CRM и продажи | Сохранение договоров, коммерческих предложений | Быстрый доступ к истории взаимодействий с клиентом |
| Маркировка товаров | Хранение сертификатов и актов приемки | Контроль соответствия требованиям маркировки |
Стоимость и тарифы
СБИС предлагает несколько тарифных планов, адаптированных под размер и потребности бизнеса.
| Тариф | Кол‑во пользователей | Объём хранилища | Стоимость (в месяц) | Краткое описание |
|---|---|---|---|---|
| Старт | 1–5 | 100 ГБ | 3 000 ₽ | Базовый архив, автоматический импорт из ЭДО, ограниченный журнал аудита. |
| Бизнес | 6–20 | 500 ГБ | 7 500 ₽ | Расширенные права доступа, интеграция с бухгалтерией, неограниченный журнал аудита. |
| Корпоративный | 21+ | Неограниченно | по запросу | Персональные настройки классификации, SLA 99,9 % и поддержка 24/7. |
Для новых клиентов доступен бесплатный пробный период 30 дней. После окончания пробного периода система автоматически перейдёт на выбранный тариф.
Лучшие практики работы с архивом
- Стандартизируйте названия файлов – используйте шаблоны типа
СЧФ_№{номер}_{дата}.pdf. Это упрощает автоматическую классификацию. - Регулярно проверяйте журнал аудита – минимум раз в месяц просматривайте действия пользователей, чтобы выявить возможные нарушения.
- Настройте автоматическое удаление – для документов, срок хранения которых истёк, включите политику «архивировать в холодное хранилище» или «удалять».
- Обучайте персонал – проведите вводный курс по работе с архивом, особенно по использованию поиска и подписанию документов.
- Интегрируйте с внешними системами – если у вас уже есть CRM или ERP, используйте API СБИС для синхронизации данных.
- Регулярно делайте резервные копии – хотя СБИС обеспечивает резервирование, рекомендуется выгружать критически важные файлы раз в квартал.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой срок хранения электронных документов обязателен по закону?
Согласно ФЗ‑63 и требованиям ФНС, электронные документы, связанные с бухгалтерией и налоговой отчётностью, должны храниться минимум 5 лет. СБИС автоматически учитывает этот срок и помечает документы, срок которых подходит к окончанию.
Можно ли восстановить удалённый документ?
Да; В течение 30 дней после удаления документ находится в «корзине» и может быть восстановлен. После этого – только через службу поддержки при наличии резервных копий.
Какой уровень доступа имеет администратор?
Администратор имеет полный контроль: может создавать/удалять пользователей, менять роли, управлять политиками хранения и просматривать полный журнал аудита.
Поддерживает ли архив сканированные документы?
Да. Система использует встроенный OCR‑модуль, позволяющий распознавать текст в сканах и делать их доступными для текстового поиска.
Можно ли использовать архив без подключения к другим модулям СБИС?
Конечно. Архив можно подключить как отдельный сервис, однако его эффективность значительно возрастает при интеграции с ЭДО, бухгалтерией и CRM.
Как происходит оплата?
Оплата производится ежемесячно банковской картой, через онлайн‑банк или по счёту. Для корпоративных клиентов доступна оплата по безналичному расчёту.
Архив электронных документов в системе Saby (ex СБИС) – это надёжный, гибкий и полностью соответствующий законодательству инструмент, который помогает бизнесу избавиться от бумажных архивов, ускорить поиск, повысить безопасность и упростить аудит. Благодаря тесной интеграции с другими модулями платформы, архив становится центральным хранилищем всех бизнес‑данных, позволяя управлять ими из единого окна.
Если вы хотите сократить затраты на ИТ‑инфраструктуру, улучшить контроль над документооборотом и обеспечить юридическую защиту своих файлов, подключайте архив СБИС уже сегодня – процесс занимает несколько минут, а выгоды ощущаются сразу.
Начните с бесплатного пробного периода и убедитесь в преимуществах сами!