Архив Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ульяновской области (УМВД по Ульяновской области) — это структурное подразделение, обеспечивающее формирование, учет, хранение, использование и уничтожение документов управления. В отличие от государственных исторических архивов, архив УМВД является ведомственным архивом текущего дела, хотя в его ведении могут находиться документы исторической ценности, подлежащие передаче в государственное хранение.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказом МВД России от № 989 «Об утверждении Инструкции об архивном деле в органах внутренних дел Российской Федерации»;
• Приказами и распоряжениями руководителя УМВД по Ульяновской области;
• Типовым номенклатурам дел управления МВД России и срокам их хранения.

Структура и функции архива

Архив УМВД по Ульяновской области, как правило, входит в состав Отдела документационного обеспечения (или аналогичного структурного подразделения) управления. Основные функции:

1. Формирование архивных фондов: прием дел от структурных подразделений управления (ОМВД, ОВД, следственные отделы, подразделения ППС, УГИБДД, МО МВД и др.) по истечении сроков хранения в делах текущего пользования.
2. Учет и описание: ведение описей фондов, составление путеводителей, ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС «Архив МВД» и др.).
3. Обеспечение хранения: создание условий для сохранности документов (температурный режим, влажность, пожаробезопасность, защита от несанкционированного доступа).
4. Информационное обслуживание: выдача справок, копий документов сотрудникам управления, другим правоохранительным органам, судам, а также гражданам в установленном законом порядке.
5. Экспертиза документов: определение сроков хранения (временные / постоянные) и подготовка актов об уничтожении документов истекших сроков хранения.
6. Передача в государственное хранение: ежегодная передача документов постоянного хранения (старше 30 лет, а для отдельных категорий — иных сроков) в Государственный архив Ульяновской области (ГАУО) или в Центральный государственный архив МВД России (ЦГА МВД России) в Москве.

Состав архивных фондов (типовые категории)

В архиве УМВД по Ульяновской области формируются фонды следующих основных категорий:

А. Документы оперативного и служебного учета

• Дела уголовных производств (после вступления приговора в законную силу и истечения сроков хранения в следственных подразделениях);
• Дела об административных правонарушениях;
• Карточки оперативного учета (лица, совершившие преступления, лица, склонные к совершению преступлений, розыск и т.д.);
• Журналы учета КУСП (краж, угонов, следов и т.д.);
• Документы по вопросам миграционного учета (уведомления о прибытии/убытии, разрешения на ВНЖ/РВП — в порядке, установленном номенклатурой).

Б. Документы кадрового и организационного характера

• Личные дела сотрудников полиции (после увольнения/перевода в запас);
• Приказы, распоряжения руководителя УМВД, приказы структурных подразделений;
• Документы по учету служебного оружия, спецсредств, форменной одежды;
• Дела по организации службы, боевой готовности, материально-техническому обеспечению.

В. Документы исторической ценности (подлежащие передаче в ГАУО / ЦГА МВД)

Согласно законодательству, документы старше 30 лет (в отдельных случаях иные сроки) с постоянным сроком хранения подлежат обязательной передаче в государственные архивы. В Государственном архиве Ульяновской области (ГАУО) хранятся фонды дореволюционных учреждений (Уфимская губернская управа, Симбирская губернская полиция, гendarmerie) и советского периода (УНКВД/УМВД Ульяновской области до 1990-х гг.).

Порядок обращения в архив УМВД

Кто имеет право на доступ:

• Сотрудники УМВД по Ульяновской области (по служебной необходимости);
• Следователи, прокуроры, суды (по официальным запросам в рамках уголовных/гражданских/административных производств);
• Граждане, в отношении документов, касающихся их прав и законных интересов (свидетельства о судимостях, справки об отсутствии/наличии судимостей, архивные справки о прошедшей службе родственников и т.д.), а также в порядке, предусмотренном ст. 22 Закона «Об архивном деле» (доступ к документам с истекшим сроком ограничения доступа — 75 лет для личных данных, 30 лет для гос. тайны и т.д.).

Как подать запрос:

1. Официальный запрос: На бланке организации (для гос. органов) или свободной формы (для граждан) с указанием реквизитов запрашиваемого документа (номер дела, год, ФИО, дата рождения, цель запроса). Направляется почтой или через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ/ЭДО).
2. Личное обращение: Гражданам для получения справок (например, о судимости, о службе предка) часто удобнее обратиться в МФЦ (Мои Документы) или на портал Госуслуги (услуга «Справка о наличии (отсутствии) судимости»), так как архив УМВД не работает с посетителями в режиме «живой очереди» для массовых запросов.
3. Запрос в ГАУО: Если речь идет о документах до 1990-х годов (репрессии, служба в милиции СССР, довоенные периоды), необходимо обращаться напрямую в Государственный архив Ульяновской области (г. Ульяновск, ул. Гончарова, д. 42/44).

Контакты и реквизиты (актуальные на 2026 год)

Внимание: Контактные данные структурных подразделений МВД могут меняться. Перед обращением рекомендуется уточнить их на официальном сайте УМВД по Ульяновской области или по телефону справочной службы управления.

Важные нюансы для геноалогов и исследователей

Если вы ищете информацию о предках, служивших в полиции/милиции/НКВД на Ульяновской земле:

• Период до 1991 года: Документы почти полностью переданы в Государственный архив Ульяновской области (ГАУО). Фонды: Р-123 (УНКВД Ульяновской обл.), Р-456 (ГУМВД Ульяновской обл.) и др. Работа ведется в читальном зале ГАУО или по почтовым запросам.
• Период 1991–настоящее время: Документы находятся в ведении архива УМВД. Доступ к личным делам сотрудников ограничен (75 лет с момента создания документа или 30 лет со дня смерти лица). Для получения справки о службе предка нужно написать официальный запрос в УМВД с доказательством родства.
• Репрессированные: Информацию о реабилитированных лицах лучше искать через базу «Память народа», «Военное мемориальное кладбище» или обратившись в ГАУО (фонды «Тройки», «Двойки», дела НКВД).

Цифровизация и электронные сервисы

На 2026 год МВД России активно внедряет проект «Цифровой архив МВД»:

• Перевод описей фондов в электронный вид (Электронные путеводители);
• Сканирование наиболее востребованных категорий дел (личные дела, уголовные дела исторической ценности);
• Интеграция с ЕПГУ (Госуслуги) для автоматической выдачи справок о судимостях без участия архивариуса.

Однако полнотекстовый поиск по архивным делам УМВД в открытом доступе в интернете отсутствует из-за конфиденциальности оперативной и персональной информации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я прийти в архив УМВД лично и поработать с фондами?

Нет. Архив УМВД — это закрытое ведомственное подразделение. Доступ в помещения хранения имеют только сотрудники архива. Исследователи работают с документами МВД только в Государственном архиве Ульяновской области (после передачи документов в госхранение и снятия ограничений доступа).

Как получить справку о службе дедушки в милиции 1970-х годов?

Обратитесь в Государственный архив Ульяновской области (ул. Гончарова, 42/44). Напишите запрос (по почте, через сайт ГАУО или Госуслуги), приложите копии документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой), копию паспорта. Срок ответа — до 30 дней.

Где хранятся уголовные дела по Ульяновской области?

• Дела текущих лет — в следственных подразделениях МВД/СК РФ.
• Дела с истекшими сроками хранения (обычно 10–75 лет в зависимости от статьи) — в архиве УМВД (еще не переданные в госхранение) или в ГАУО (переданные).
• Дела по репрессированным (1920–1950-е) — в ГАУО (фонды НКВД/МВД) и в ЦГА ФСБ России (по делам «особого значения»).

Нужен ли нотариальный запрос для получения архивной справки?

Для обращения в госархив (ГАУО) нотариальный запрос не обязателен, достаточно простого письменного запроса с доказательствами родства. Для обращения в ведомственный архив УМВД (за документами, еще не переданными в госхранение) часто требуется официальный запрос от суда, прокуратуры или нотариуса (ст. 22 Закона «Об архивном деле», ст. 62 Арбитражного ПК / ГПК РФ), так как доступ к документам с ограниченным доступом (перс. данные) гражданам предоставляеться только в порядке, установленном законом.

Резюме

Архив УМВД по Ульяновской области, это рабочий инструмент управления для обеспечения текущей деятельности полиции. Для исторических, геноалогических и большинстве правовых целей (кроме оперативных справок «здесь и сейчас») основным пунктом обращения является Государственный архив Ульяновской области (ГАУО), куда ежегодно поступают документы постоянного хранения.

При подготовке запроса четко формулируйте: Кто (ФИО, дата рождения), Когда (годы службы/происшествия), Где (Ульяновск, район области, конкретное отделение), Что ищете (личное дело, дело уголовного производства, приказ о награждении, справка о судимости). Это ускорит поиск архивариусами в разы.