Архив города Прокопьевска — это не просто место хранения старых бумаг, а ключевое структурное подразделение системы управления городом, обеспечивающее сохранность документального наследия Кемеровской области. Официальное название учреждения — Архивный отдел Администрации города Прокопьевска Кемеровской области. Он входит в состав архивной службы Кузбасса и представлен на портале «Архивы России».
История и правовой статус
Архивный отдел создан в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела (Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») и региональными нормативными актами Кемеровской области. Его основная миссия, обеспечение сохранности, учет и государственная регистрация документов Архивного фонда Российской Федерации, сформированных органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и предприятиями города.
Важно отличать: Архивный отдел Администрации — это муниципальный архив. Он не является Государственным архивом Кемеровской области (который хранит документы областного значения), а также не является ЗАГСом (органом регистрации актов гражданского состояния), хотя тесно взаимодействует с ними по вопросам выдачи архивных справок.
Основные функции и полномочия
- Прием и учет документов: Приемка на хранение дел от структурных подразделений Администрации, муниципальных учреждений (школ, больниц, библиотек, ЖЭКов и др.), ликвидированных муниципальных предприятий.
- Научно-обработка фондов: Опись дел, составление справочных приборов (путеводителей, обзоров, указателей) для обеспечения поиска информации.
- Обеспечение сохранности: Создание необходимого микроклимата в хранилищах, борьба с биологическими повреждениями, реставрация и консервация документов.
- Информационно-справочное обслуживание: Выдача архивных справок гражданам и организациям (подтверждение стажа, зарплаты, присвоения квалификаций, проживания и т.д.).
- Цифровизация: Сканирование документов, формирование электронных баз данных, предоставление удаленного доступа к описям через портал «Архивы России» и региональные информационные системы.
- Популяризация архивного наследия: Проведение выставок, публикация документов к знаменательным датам истории города (День города, юбилеи предприятий, Великой Отечественной войны).
Состав архивных фондов: что хранится в Прокопьевске?
Фонды архива отражают историю города с момента его образования (1931 г., статус города с 1939 г.) и деятельности угольной промышленности — основы экономики Прокопьевска.
Основные группы документов:
- Документы органов власти и управления: Постановления и распоряжения Главы города, Администрации, Протоколы заседаний Совета народных депутатов (депутатов), приказы управов/департаментов.
- Документы муниципальных учреждений:
- Образование: личные дела учеников, журналы зачетов, аттестаты (после ликвидации школ/лицеев).
- Здравоохранение: истории болезни (по истечении сроков хранения в самих ЛПУ), отчетность поликлиник и больниц.
- Культура: отчеты библиотек, клубов, музеев, Дворцов культуры.
- Социальная защита: дела по назначению пособий, опеке, попечительству (архивные копии).
- Документы ликвидированных муниципальных предприятий: ЖЭКов, автоколонн, бытовых комбинатов, коммунальных служб.
- Персонифицированный учет (для подтверждения стажа): Копии приказов о приеме/увольнении, листы учета рабочего времени, ведомости начисления зарплаты от предприятий, перешедших в муниципальную собственность или ликвидированных.
- Коллекции и предметные фонды: Фотодокументы истории города, знаки, медали, печатная продукция (газета «Пролетарий Рудника», «Прокопьевский рабочий» и др.), карты-схемы генеральных планов города.
Услуги для граждан и организаций
Архивный отдел оказывает как платные, так и безвозмездные (в установленных законом случаях) услуги;
Наиболее востребованные запросы:
- Подтверждение трудового стажа и заработной платы для назначения пенсий (СФР), льгот, судебных исков. Срок исполнения: до 30 календарных дней.
- Справки об образовании (дубликаты аттестатов, справки об обучении) по ликвидированным школам/ПТУ.
- Справки о проживании/регистрации (архивные копии домовых книг, выписки из списков избирателей) для судов, нотариусов, оформления наследования.
- Генеалогические запросы (поиск сведений о предках, живших в Прокопьевске). Требуют точных ФИО, примерных дат жизни и адресов проживания.
- Научные и производственные запросы (история предприятий, экология, градостроительство).
Порядок обращения:
- Личный визит в читальный зал (предъявление паспорта).
- Почтовое обращение (заказное письмо с описью вложения).
- Электронное обращение через официальный сайт Администрации города или портал Госуслуг (раздел «Обращения к архиву»);
Контакты, реквизиты и режим работы
Данные актуальны на момент публикации (основаны на сведениях портала «Архивы России» и открытых справочниках). Рекомендуется уточнять режим работы по телефону перед визитом.
Архивный отдел Администрации города Прокопьевска
Адрес: 653000, Кемеровская область, г. Прокопьевск, проспект Гагарина, 6 (здание Администрации города / бывш. горкома партии).
Примечание: В справочниках карт (2GIS, Яндекс.Карты) по адресу пр. Гагарина, 6 часто указываеться именно Архивный отдел. Отделение ЗАГС находится по другому адресу: ул. Жолтовского, 24.
Телефон справочной / приемной: +7 (384-66) X-XX-XX (нужно уточнить на сайте админпрокуровск.ру или по номеру справки 109/118).
Официальный сайт Администрации: adminprokopyevsk.ru (раздел «Структура» -> «Архивный отдел» или «Архивные услуги»).
Портал «Архивы России»: archives.gov.ru (карточка учреждения).
Примерный режим работы читального зала:
- Понедельник – Четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 12:00 – 13:00)
- Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 12:00 – 13:00)
- Суббота, Воскресенье: Выходной
- Санитарный день: Последняя пятница месяца (читальный зал не работает)
Цифровые ресурсы и удаленный доступ
В рамках нацпроекта «Культура» и программы развития архивного дела Кузбасса, Архивный отдел Прокопьевска ведет работу по оцифровке фондов.
- Информационная система «Архивы Кузбасса»: Позволяет искать описи фондов и отдельные дела в режиме онлайн.
- Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Федеративный поиск по фондам всех архивов страны. Введите в поиске «Прокопьевск» или код учреждения.
- Электронный архив на сайте Администрации: Публикация цифровых копий самых востребованных документов (генпланы, фотохроника, ветераны).
- Госуслуги (Портал ГУ Кемеровской области): Подача заявки на архивную справку в электронном виде с получением результата по почте или в личном кабинете.
Важные нюансы: Архив vs ЗАГС vs Государственный архив области
Гражданам часто трудно определиться, куда обратиться. Вот шпаргалка:
| Орган | Что хранит / Выдает | Адрес в Прокопьевске |
|---|---|---|
| Архивный отдел Администрации (Муниципальный архив) | Документы горадминистрации, школ, больниц, ЖЭКов, ликвидированных мун. предприятий. Справки о стаже, зарплате, образовании, проживании (архивные копии). | пр. Гагарина, 6 |
| Отдел ЗАГС г. Прокопьевска | Акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть, перемены имени) — оригиналы книг записей. Выдача свидетельств, справок формы № 9, № 25. | ул. Жолтовского, 24 |
| Государственный архив Кемеровской области (ГАКО) | Документы областного значения: облисполком, облпартком, крупные заводы (Прокопьевск-ВУГИ, Коксовхим и др.), суды, прокуратура области. Фото/кино/фонофонды. | г. Кемерово, ул. Советская, 48 |
| Центральный государственный архив РФ (МО, Подольск) | Документы центральных органов власти СССР/РСФСР, министерств угольной промышленности (если предприятие было ведомственным). | г. Подольск, Московская обл. |
История города в документах: ключевые фонды для исследователей
Для историков, краеведов и студентов представляют особый интерес:
- Фонд Городского Совета депутатов трудящихся / Совета народных депутатов (1930-е – 1993 г.): Решения по строительству города, снабжению, эвакуации предприятий (1941–1942 гг.), развитию соцсферы.
- Фонды Управления народного хозяйства (Распределительного отдела) г. Прокопьевска: Документы по промышленному развитию, кооперации, бытовому сектору.
- Фонды ликвидированных УГОЛЬНЫХ УПРАВЛЕНИЙ (Прокопьевск-ВУГИ, Прокопьевск-Уголь и др.), перешедших в мун. подведомственность или ликвидированных в 90-е/00-е: Личные дела шахтеров, ведомости выработки, зарплаты, документы по охране труда. Часть ведомственных фондов находится в ГАКО (Кемерово) и ЦГА РФ (Подольск).
- Фотоколлекция: Уникальные снимки строительства шахт, поселков, парадов, фронта труда, городской архитектуры 1930–1980-х гг.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить справку о стаже родителя/дедушки без нотариальной доверенности?
Нет. Согласно ст. 22 ФЗ-125, доступ к документам, содержащим сведения, составляющие тайну частной жизни (паспортные данные, зарплата, стаж), предоставляется только самому лицу или его законному представителю (родителю несовершеннолетнего, опекуну) либо по нотариальной доверенности / судебному решению / запросу СФР/суда.
Сколько стоит архивная справка?
Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов, участников ВОВ — бесплатно (в установленных законом случаях). Для остальных граждан — платно по тарифам, утвержденным Администрацией города (обычно 100–300 руб. за справку + стоимость бланка/почты). Точную стоимость уточняйте по телефону.
Хранят ли в архиве метрические книги (рождение/свадьба/смерть до 1917/1920 гг.)?
Нет. Метрические книги до 1917–1920 гг. (приходские ведомости) хранятся в Государственном архиве Кемеровской области (г. Кемерово) или в Российском государственном историческом архиве (СПб). В муниципальном архиве Прокопьевска хранятся только копии актов ЗАГС, переданные по истечении 100-летних сроков (если передавались), но основной массив — в ЗАГС (до 100 лет) и ГАКО (старые фонды).
Как найти информацию о награждении медалью «За доблевой труд в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.»?
Списки к награждению этой медалью (по предприятиям города) могут храниться в фондах городского комитета партии / горсовета (Архивный отдел Администрации) или в фондах предприятий (ГАКО). Также проверяйте базу «Подвиг народа» (podvignaroda.ru) и «Память народа» (pamyat-naroda.ru).
Архивный отдел Администрации города Прокопьевска является гарантом сохранения документальной памяти города-шахтера. Будь то подтверждение стажа для пенсии, поиск корней родословной или научная работа по истории Кузбасса — путь лежит через этот архив. Современная цифровизация и интеграция в федеральные порталы («Архивы России», Госуслуги) существенно упрощают доступ к информации, однако для получения юридически значимых справок на бланках строгой отчетности часто все же требуется личное обращение или почтовый запрос.
Рекомендация: Перед визитом обязательно оформите предварительный запрос по телефону или через сайт Администрации, чтобы архивисты успели подготовить нужные фонды/дела к вашему приходу. Это сэкономит ваше время.
Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», официального сайта Администрации г. Прокопьевска и справочной информации. Реквизиты и режим работы могут меняться, актуальную информацию подтверждайте в официальных источниках.