Государственное казенное учреждение «Архив города Севастополя» – один из ключевых архивных центров Крыма. Здесь хранятся документы, относящиеся к истории города, а также материалы, необходимые для получения справок, выписок и иных архивных услуг. В статье подробно рассмотрены:

• структура и юридический статус архива;
• контактные данные;
• какие заявления можно подавать;
• пошаговая инструкция подачи заявления (онлайн и в бумажном виде);
• требуемый пакет документов, сроки и стоимость услуг;
• полезные рекомендации и ответы на часто задаваемые вопросы.

Общие сведения об учреждении

Полное наименование: Государственное казенное учреждение «Архив города Севастополя» (ГКУ Архив города Севастополя).

ИНН: 9201001995
КПП: 920101001
ОГРН: 1149204006060
ОКПО: 00155323

Архив является структурным подразделением Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя. Он входит в систему Государственного комитета по делам архивов Республики Крым и сотрудничает с федеральными архивными организациями.

Адрес и режим работы

Юридический адрес: г. Севастополь, проспект Героев Сталинграда, 64
(ранее часть документов хранилась по адресу: ул. Генерала Острякова, 36А).
Телефон: +7 (8622) -5‑XX‑XX (уточняйте актуальный номер на официальном сайте).
Электронная почта: archive@sevastopol.gov.ru
Режим работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00; суббота, воскресенье – выходные.
Сайт: archive.sevastopol;gov.ru

Какие заявления принимаются

Архив города Севастополя выдаёт следующие виды справок и документов:

1. Справка о наличии (отсутствии) документов в архиве.
2. Выписка из архивных материалов (копия, фотокопия, скан).
3. Сертификат подлинности (для юридических лиц и частных лиц).
4. Справка о дате и месте рождения (для генеалогических исследований).
5. Выдача копий фронтовых писем, документов НКВД, военных журналов и др.
6. Оформление доступа к закрытым (секретным) материалам – только для уполномоченных организаций.

Как подать заявление

3.1 Онлайн через портал Госуслуг

Самый удобный способ – подать заявление через портал Госуслуг. Ниже – пошаговая инструкция.

1. Авторизация. Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru с помощью электронной подписи или пароля.
2. Выбор услуги. В строке поиска введите «Архив города Севастополя» и выберите нужный тип заявления (например, «Запрос справки о наличии документов»).
3. Заполнение формы. Укажите:
   • ФИО заявителя (или название организации);
   • Контактные данные (телефон, e‑mail);
   • Точный перечень запрашиваемых документов (укажите рег. номер, если известен);
   • Цель обращения (исследование, юридические нужды, генеалогия и т.д.).
4. Прикрепление сканов. Загрузите копии удостоверения личности (паспорт) и, при необходимости, доверенности.
5. Оплата (если требуется); Некоторые услуги (например, копирование) оплачиваются онлайн через банковскую карту.
6. Отправка заявления. После проверки нажмите «Отправить». Вы получите подтверждение с номером заявки.
7. Отслеживание статуса. В личном кабинете можно следить за выполнением: «В работе», «Готово к выдаче», «Отказ».

3.2 Подача в бумажном виде

Если вы предпочитаете традиционный способ, выполните следующие действия:

1. Скачайте бланк заявления с официального сайта.
2. Заполните его печатными буквами, укажите все необходимые реквизиты (ФИО, ИНН/ОГРН организации, контактный телефон, e‑mail).
3. Приложите копию паспорта (для физических лиц) или доверенность (для юридических лиц).
4. Оплатите госпошлину (если услуга платная) в любом банке или через онлайн‑кассу. Сохраните платёжный чек.
5. Отправьте пакет документов:
   • по почте (заказным письмом с описью вложения) на адрес: проспект Героев Сталинграда, 64;
   • либо лично в приемный зал архива в рабочие часы.
6. Получите расписку о приёме заявления и номер заявки. По телефону или e‑mail можно уточнить статус.

Требуемый пакет документов

Сроки выполнения и стоимость

• Справка о наличии документов: от 3 до 7 рабочих дней.
• Копирование (фото/скан): 5‑10 дней, в зависимости от объёма.
• Сертификат подлинности: 10‑14 дней.
• Госпошлина за копирование – от 30 р. за лист А4 (черно‑белый) до 150 р. за лист (цветной). Сертификат подлинности – 500 р.
• Для срочного выполнения (в течение 48 ч) возможна доплата в размере 200 % от стандартной стоимости (по согласованию).

Полезные рекомендации

• Точно указывайте рег. номера. Чем точнее указаны сведения о документе, тем быстрее архив сможет его найти.
• Если вы не уверены в наличии нужного материала, сначала подайте запрос «Справка о наличии», а уже после получения ответа оформляйте копию.
• Для исследований, требующих доступа к закрытым материалам, заранее согласуйте цель и получите разрешение от руководства архива.
• Сохраняйте все подтверждения (квитанции, расписку, номер заявки) – они понадобятся при получении готовой справки.
• При личном визите возьмите с собой оригиналы документов, подтверждающих личность, и копию заявления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы за пределами Севастополя?

Да. После оформления заявки архив может выслать сканы или фотокопии по почте (за дополнительную плату). Доставка в регионы осуществляется через курьерские службы.

Какие документы считаются «секретными» и не подлежат выдаче?

Документы, отнесённые к категории «секретно», «совершенно секретно» и «служебная тайна», выдаются только уполномоченным организациям по решению суда или по специальному разрешению руководства архива.

Можно ли получить справку о наличии документов без указания их рег. номеров?

Да, но в этом случае поиск займет больше времени (до 15 дней), и вероятность полного совпадения снижается.

Как узнать, где хранятся конкретные материалы (например, фронтовые письма 1941‑1942 гг.)?

Обратитесь в отдел «Исторические фонды». Специалисты могут подсказать, в каком подразделении архива находятся нужные документы.

Можно ли оформить доверенность онлайн?

Да, через портал Госуслуг можно оформить электронную доверенность с нотариальной заверкой. После этого её достаточно загрузить в заявление.

Архив города Севастополя – важный ресурс для историков, юристов, генеалогов и всех, кто интересуется прошлым города. Правильное оформление заявления и знание требований к документам позволяют сократить сроки получения нужных материалов и избежать лишних расходов. Пользуйтесь онлайн‑сервисом Госуслуг для ускорения процесса, а при необходимости – обращайтесь в приемный зал архива лично.

Помните: каждый запрос фиксируется в базе, поэтому сохранение номера заявки и подтверждающих документов – ваш лучший помощник в работе с архивом;