Архив города Шахты — это ключевое учреждение dokumental’nogo fonda (документального фонда) юга России, обеспечивающее сохранность исторической памяти Донского региона. Находясь в ведении Ростовской области, оно выполняет функции не только хранилища, но и центра предоставления архивной информации для государственных органов, организаций и граждан. В данной статье подробно рассмотрены история формирования, структура фондов, перечень услуг, режим работы и актуальные контактные данные ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в г. Шахты».

Историческая справка и правовой статус

От филиала ГАРО к областному центру хранения

История архивного дела в Шахтях неразрывно связана с Государственным архивом Ростовской области (ГАРО). Согласно историческим данным, в 1964 году в городе Шахты был создан филиал ГАРО. Это решение было продиктовано промышленным значением города (угольный бассейн) и накоплением массива документов предприятий и организаций Восточного Дона.

В процессе реформирования архивной службы Ростовской области филиал был реорганизован в самостоятельное казенное учреждение — ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в г. Шахты» (ГКУ РО ЦХАД г. Шахты). Данный статус закрепил за учреждением полномочия по государственному хранению архивных фондов, формируемых органами местного самоуправления, государственными учреждениями и организациями города Шахты и прилегающих территорий.

Новое здание — новый этап развития

Важным вехой стало 2015 год, когда в городе Шахты было открыто новое современное здание архива. По данным Администрации города Шахты, ежегодно в Донском регионе в архивы поступает порядка 50 тысяч документов, и архив, расположенный в Шахтях, принимает более 20 тысяч из них. Новое помещение позволило создать современные архивохранилища, соответствующие санитарно-гигиеническим и пожарным нормам, а также комфортные читальные залы для пользователей.

Структура и состав архивных фондов

Фонды ГКУ РО ЦХАД г. Шахты формируют документы, отражающие политическую, экономитическую, социальную и культурную жизнь города с начала XX века по настоящее время. Основные группы фондов:

• Фонды органов власти и управления: документы городского Совета народных депутатов, исполнительного комитета, Администрации города Шахты, районных администраций.
• Фонды промышленных предприятий: это самая обширная группа, учитывая городской статус Шахты. Включает дела шахт (управления «Шахтуголь», «Донуголь», отдельных шахт), машиностроительных заводов, строительных трастов, предприятий пищевой и легкой промышленности.
• Фонды сельскохозяйственных организаций: колхозов, совхозов, АТХ, расположенных на территории города и пригородной зоны.
• Фонды учреждений социальной сферы: архивы больниц, поликлиник, школ, техникумов, вузов (филиалов), учреждений культуры (библиотек, клубов, музеев), органов ЗАГС.
• Фонды общественных организаций: партийных, комсомольских, профсоюзных организаций, ветеранских советов.
• Персонифицированные фонды и коллекции: документы личного происхождения, фото-, кино-, фоно документы, документы на нестандартных носителях.

Важно: В Центре ведется Архивохранилище документов по личному составу (личные дела рабочих, служащих, пенсионных дел ликвидированных предприятий), что делает его главным пунктом обращения граждан для подтверждения стажа и пенсионных прав.

Предоставляемые услуги

Учреждение осуществляет деятельность в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и законодательством Ростовской области; Основные направления работы:

1. Государственное хранение: прием, учет, хранение, научная обработка (описание, систематизация) архивных документов.
2. Информационно-справочное обслуживание:
   • Выдача архивных справок (о стаже, зарплате, награждениях, проживании и т.д.).
   • Подтверждение пенсионных прав граждан (работ с фондами Пенсионного фонда / СФР).
   • Поиск сведений по запросам граждан и организаций.
3. Предоставление документов на использование: работа в читальном зале, выдача копий (ксерокопий, сканов) документов.
4. Цифровизация и удаленный доступ: участие в создании Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД), размещение описей и справочников на портале «Донские архивы» и «Архивы России».
5. Консультационная помощь: по вопросам архивного дела, сроков хранения, оформления документов у ликвидированных/реорганизованных организаций.

Режим работы и порядок обращения

График приема посетителей (Приемная)

Перед визитом настоятельно рекомендуется уточнить актуальный график по телефону, так как он может меняться в связи с санитарными днями или праздниками.

Необходимые документы для получения справки

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос делается не за себя) — свидетельства о рождении/браке, решение суда и т.д.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке), если обращается представитель.
• Данные для поиска: ФИО полностью, дата рождения, название предприятия/учреждения, годы работы/обучения.

Сроки исполнения запросов

Согласно законодательству, срок выдачи архивной справки составляет до 30 календарных дней с момента регистрации запроса. В сложных случаях (необходимость поиска в нескольких фондах, плохое состояние документов) срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя.

Контактная информация и реквизиты

Ниже приведены актуальные реквизиты на основании данных порталов «Архивы России», «Донские архивы» и официального сайта учреждения.

Особенности удаленного обращения (Онлайн-сервисы)

В связи с развитием цифровых платформ, личный визит в архив не всегда обязателен:

1. Портал «Донские архивы» (donarchiv.ru): Наличие «Личного кабинета» для регистрации запросов, оплаты услуг (через ЕРИП/Госуслуги) и получения готовых справок в электронном виде или по почте.
2. Единый портал госуслуг (Госуслуги): Услуга «Предоставление архивной справки» часто доступна в разделе «Работа и пенсия» -> «Архивные справки». Запрос направляется автоматически в ГКУ РО ЦХАД г. Шахты.
3. Электронная почта: Можно направить предварительный запрос на chadgshro80@mail.ru с описанием задачи и сканами документов для уточнения возможности поиска и стоимости.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Хранят ли в архиве Шахты метрические книги (записи ЗАГС)?

О: Метрические книги (акты гражданского состояния) за последние 100 лет хранятся в органах ЗАГС. В архив (ГКУ РО ЦХАД) они поступают после истечения сроков хранения в ЗАГС (обычно 100 лет для книг о рождении, 75 лет — о браке/смерти). Для получения свежей справки обращайтесь в МФЦ или ЗАГС г. Шахты.

В: Как найти стаж работы на шахте, которой уже нет?

О: Документы ликвидированных предприятий (шахт, заводов) обязательно передаются в архив. Обращайтесь в Архивохранилище документов по личному составу (тел. 3-13-96). Необходимо знать точное название предприятия (например, «Шахта им. Ленина», «Управление Шахтуголь») и годы работы.

В: Сколько стоит архивная справка?

О: Тарифы устанавливаются Правительством Ростовской области. Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов и при обращении через Госуслуги/МФЦ отдельные категории справок могут быть бесплатными. Коммерческие запросы и сложные поиски оплачиваются по тарифам. Уточните стоимость по телефону 3-13-95 при подаче заявки.

В: Можно ли сфотографировать документы в читальном зале?

О: Обычно разрешена некоммерческая съемка без штатива и вспышки (на фотоаппарат/телефон) с разрешения администрации зала. Ксерокопирование и сканирование осуществляются сотрудниками архива за отдельную плату.

ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в г. Шахты» является системообразующим элементом архивной инфраструктуры Восточного Дона. Благодаря переезду в новое здание (2015 г.) и внедрению электронных сервисов (ГИС УИАД, портал «Донские архивы»), доступность архивной информации для населения значительно выросла.

При планировании обращения главное правило, заранее подготовить исходные данные (ФИО, даты, названия организаций) и связаться с приемной по телефону (86362) —13-95 для подтверждения графика и списка необходимых документов. Использование онлайн-каналов (Госуслуги, почта chadgshro80@mail.ru) позволяет сэкономить время и получить результат без личного визита.

Статья подготовлена на основе открытых данных порталов «Архивы России», «Донские архивы», официального сайта ГКУ РО ЦХАД г. Шахты и информации Администрации города Шахты. Актуальность реквизитов и тарифов рекомендуется проверять непосредственно перед обращением.