Архив городского ЗАГС – это специализированное хранилище актовых книг и сопутствующих документов,
которые фиксируют важнейшие события жизни граждан: рождение, брак, развод, смерть.
В отличие от обычных государственных архивов, такие фонды формируются непосредственно
из записей органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) и находятся под их
административным контролем.
Правовая основа функционирования архивов ЗАГС
Деятельность архивов ЗАГС регулируется рядом нормативных актов РФ, среди которых:
- Порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы
книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг).
Согласно этому порядку, каждый орган ЗАГС субъекта РФ обязан составлять опись дел
постоянного хранения (приложение 1) и акт приема‑передачи (приложение 2). - Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от )
определяет статус архивных фондов, их классификацию и порядок доступа к ним. - Региональные нормативные акты, которые уточняют сроки хранения, порядок оцифровки и
взаимодействие с муниципальными архивными учреждениями.
Как формируются и передаются актовые книги
Процесс передачи актовых книг в государственные архивы выглядит следующим образом:
- Сбор записей – в течение года ЗАГС фиксирует все акты (рождения, браки, смерти) в бумажных регистрационных книгах.
- Подготовка описи – в конце года составляется опись дел постоянного хранения, где указываются:
- наименование фонда;
- год и период регистрации;
- количество листов/томов;
- особенности (повреждения, дополнения, исправления).
- Акт приема‑передачи – подписывается руководителем ЗАГС и представителем архивного учреждения,
в котором фиксируются условия передачи и перечень сопутствующих справочно‑поисковых средств
(каталоги, индексы, справочники). - Транспортировка и хранение – книги помещаются в специальные архивные коробки,
маркируются и передаются в архив, где их размещают в условиях, отвечающих требованиям
по температуре, влажности и защите от света.
Основные фонды архивов ЗАГС
В зависимости от региона, в архивах ЗАГС хранятся разные типы фондов:
Метрические книги (до 1920 г.)
Эти книги составлялись религиозными учреждениями (православными, мусульманскими,
католическими и другими) и являются предшественниками современных актовых книг.
Например, в Объединённом государственном архиве Челябинской области находятся метрические
книги, составленные до 1920 года, которые можно изучать при предъявлении документов,
подтверждающих родство.
Актовые книги ЗАГС (с 1918 г.)
С 1918 года в архивы поступают официальные актовые книги, в которых фиксируются
рождения, браки, смерти. В некоторых регионах (Москва, Санкт‑Петербург) такие фонды
оформляются в виде самостоятельных архивных подразделений, например:
- ГБУ Центральный государственный архив города Москвы – крупнейшее хранилище
вторых экземпляров записей о рождении и смерти. - Архивно‑информационный отдел ЗАГС Санкт‑Петербурга – хранит фонды городского управления
ЗАГС, а также отдельные фонды районных ЗАГСов 1918‑1920‑х годов.
Справочно‑поисковые средства
К актовым книгам прилагаются индексы, каталоги, электронные справочники, которые
позволяют быстро находить нужную запись по фамилии, дате или номеру акта.
Как получить доступ к архивным документам
Для получения сведений из архивов ЗАГС необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Подготовьте документы, подтверждающие родство (паспорт, свидетельство о рождении,
свидетельство о браке и т.п;). Без подтверждения родства доступ к персональным данным
ограничен законом о защите персональных данных. - Обратитесь в архивный отдел ЗАГС:
- Узнайте адрес и график работы (обычно работают в будние дни с 9:00 до 18:00).
- Заполните заявление о предоставлении копии или выписки из актовой книги.
- Оплатите услуги (если копирование или выдача справки платные – тарифы устанавливаются
региональными нормативными актами). - Получите документ – в зависимости от объёма запроса это может занять от нескольких дней
до нескольких недель.
Пример: архивно‑информационный отдел ЗАГС Москвы находится по адресу
Малый Харитоньевский переулок, д. 10, стр. 1, работает в понедельник, вторник,
четверг и пятницу с 9:00 до 18:00.
Электронные сервисы и оцифровка
В последние годы активно развиваются онлайн‑инструменты, позволяющие искать и получать
доступ к оцифрованным актовым книгам:
- «Моя семья» – сервис портала «Архивы России», предоставляющий удалённый доступ к
метрическим книгам православных церквей Москвы и Московской губернии. - Региональные электронные каталоги (например, у ГБУ «Центральный государственный архив
города Москвы») позволяют искать записи по фамилии, дате и типу акта. - Некоторые архивы (Челябинская область, Краснодарский край) предлагают заказать
скан-копию через интернет‑форму, указав необходимые параметры поиска.
Примеры крупнейших архивов ЗАГС в России
Москва
ГБУ Центральный государственный архив города Москвы хранит более 30 тысяч томов
актовых книг, охватывающих период с 1918 по 2020 годы. В архиве работают:
- Архивно‑информационный отдел (адрес выше).
- Отдел цифровых технологий – отвечает за оцифровку и размещение материалов в онлайн‑сервисе.
Санкт‑Петербург
Городской и областной архив ЗАГС находится по адресу Фурштатская, 52.
В фондах представлены:
- Актовые книги ЗАГС с 1918 года.
- Отдельные фонды районных ЗАГСов 1918‑1920‑х годов (см. путеводитель, том 2, стр. 276).
Челябинская область
Объединённый государственный архив Челябинской области хранит метрические книги,
составленные до 1920 года религиозными учреждениями. Для доступа к сведениям необходимо
обратиться в любой отдел ЗАГС с документами, подтверждающими родство.
Краснодарский край
Архивный отдел управления ЗАГС Краснодарского края расположен по адресу
ул. Тургенева, 134, Краснодар. Здесь хранятся как актовые книги, так и
справочно‑поисковые средства, позволяющие быстро находить нужные записи.
Практические рекомендации исследователям
- Планируйте визит заранее. Уточните график работы, наличие нужного фонда и
необходимость предварительной записи. - Сформулируйте запрос чётко. Укажите фамилию, имя, отчество, приблизительные даты,
а также тип акта (рождение, брак, смерть). Чем точнее запрос, тем быстрее архивист
сможет найти запись. - Используйте онлайн‑каталоги. Часто нужный фонд уже оцифрован, и вы можете получить
копию без посещения архива. - Сохраняйте копии документов. При получении выписки сделайте фотокопию или скан,
чтобы иметь резервный вариант. - Учитывайте сроки хранения. По закону некоторые документы могут быть уничтожены
после 75–100 лет, если они не признаны исторически ценными.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить выписку из актовой книги онлайн?
Да, если фонд уже оцифрован и размещён в сервисе «Моя семья» или в региональном электронном
каталоге. В противном случае потребуется личный визит в архив.
Какие документы нужны для получения записи о предке?
Необходимо предъявить документ, подтверждающий родство (например, свидетельство о рождении
или браке), а также удостоверение личности. В некоторых регионах допускается запрос
по «заявлению о генеалогическом исследовании» без подтверждения родства, но сроки обработки
увеличиваются.
Сколько стоит копия записи?
Тарифы различаются по регионам, но в среднем стоимость копии (печать) составляет
от 30 до 150 рублей за лист. Оцифрованные копии (PDF) часто предоставляются бесплатно
при наличии электронного доступа.
Как узнать, какие фонды находятся в конкретном архиве?
На официальных сайтах архивов публикуются путеводители и каталоги фондов.
Также можно запросить «опись дел постоянного хранения», которую обязаны предоставить
по запросу гражданина.
Архивы городских ЗАГСов – это уникальные хранилища, где сосредоточена информация о
жизненных событиях миллионов людей. Понимание правовой базы, порядка передачи актовых книг,
а также возможностей электронного доступа позволяет эффективно использовать эти ресурсы
для генеалогических исследований, юридических нужд и исторических проектов.
Помните, что каждый запрос требует подтверждения правомочности, а уважительное
отношение к архивным сотрудникам и соблюдение правил доступа помогут вам получить нужные
данные быстро и без лишних осложнений.