Архив граждан Воронежской области – это государственное учреждение, которое занимается сбором, хранением, систематизацией и предоставлением доступа к документам, связанным с личным происхождением, семейными связями, а также к материалам, относящимся к специальным военным операциям и их участникам. В статье мы подробно рассмотрим, какие документы хранятся в архиве, как к ним получить доступ, какие услуги доступны онлайн и какие правила необходимо соблюдать.

Правовая основа и статус архива

• Закон РФ «Об архивном деле» (Федеральный закон № 125‑ФЗ от ) определяет функции государственных архивов, их полномочия и порядок работы с документами.
• Воронежская областная государственная архивно-библиотечная служба (ОГС) реализует эти положения на региональном уровне.
• Для архивов, связанных со специальными военными операциями, действует отдельный нормативный акт – Постановление Правительства РФ № 1232 от «О порядке учета и хранения документов, связанных со специальными военными операциями»;

Основные задачи архива

1. Сбор и систематизация документов, подтверждающих личное происхождение граждан.
2. Хранение материалов, относящихся к участникам специальных военных операций.
3. Обеспечение доступа к архивным материалам для граждан, исследователей и государственных органов.
4. Осуществление цифровой конвертации и создания онлайн‑каталогов.
5. Соблюдение требований конфиденциальности и защиты персональных данных.

Какие документы хранятся в архиве

В архиве граждан Воронежской области находятся следующие типы документов:

• Свидетельства о рождении, браке и смерти (в т.ч. копии, выданные в советский период).
• Военные билеты, приказы, наградные листы участников специальных операций.
• Документы о смене фамилии, имени, отчества (приказы судов, нотариальные акты).
• Семейные книги, родословные записи (в т.ч. рукописные и печатные издания).
• Документы о гражданстве и миграции (въездные/выездные карточки, паспорта, миграционные карты).
• Справки о составе семьи (для получения социальных льгот, пенсий и т.п.).
• Фотографии, видеоматериалы (исторические и современные, связанные с участниками операций).

Как получить доступ к архивным материалам

Подача запроса в письменной форме

Для получения копий документов необходимо оформить запрос. Ниже – пошаговая инструкция.

1. Подготовьте пакет документов:
   • Заявление (образец доступен на сайте ОГС).
   • Копию паспорта (страница с фотографией).
   • Документы, подтверждающие отношение к запрашиваемому материалу (например, свидетельство о рождении родителя).
   • Оплату госпошлины (если требуется).
2. Отправьте запрос:
   • Лично в отдел «Архив граждан» по адресу: г. Воронеж, ул. Петрова, д. 12, офис 3;
   • По почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
   • Электронной почтой (см. раздел «Онлайн‑запросы» ниже).
3. Ожидайте ответ: срок рассмотрения – до 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.
4. Получите результат: копии могут быть выданы в бумажном виде или в электронном (PDF) формате.

Онлайн‑запрос через портал «Госуслуги»

Для удобства граждан ОГС внедрила электронный сервис:

• Перейдите на портал Госуслуг и найдите услугу «Запрос архивных документов Воронежской области».
• Авторизуйтесь с помощью ЕПГУ/ЕСИА.
• Заполните форму: укажите тип документа, период, ФИО, а также приложите сканированные копии подтверждающих документов.
• Оплатите госпошлину онлайн (если применимо).
• Ожидайте уведомления о готовности – в среднем 10‑15 дней.
• Скачайте готовый документ в личном кабинете.

Специальные услуги для участников специальных военных операций

В связи с проведением специальных военных операций в 2022‑2025 годах в архиве ведётся отдельный реестр участников. Для получения документов из этого реестра необходимо:

1. Предоставить служебное удостоверение или приказ о назначении в качестве участника операции.
2. Заполнить специальный запрос (образец доступен на сайте ОГС в разделе «Военные архивы»).
3. Указать цель получения (например, оформление пенсии, получение наград, подтверждение участия).
4. Согласовать с Военно‑публичным комитетом Воронежской области – в некоторых случаях требуется их подпись.

Цифровой архив и онлайн‑каталог

С 2023 года ОГС активно оцифровывает документы. На официальном сайте доступен поисковый онлайн‑каталог:

• https://archive.voronezhregion.ru – бесплатный поиск по ФИО, дате рождения, типу документа.
• Фильтры позволяют ограничить поиск по годам, типу операции, месту регистрации.
• Для просмотра сканов требуется авторизация через Госуслуги.

Стоимость услуг

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, есть ли мои документы в архиве?

Воспользуйтесь онлайн‑каталогом или подайте запрос «Проверка наличия документов» через портал Госуслуг. Ответ придёт в течение 5‑10 рабочих дней.

Можно ли получить документ, если я живу за пределами России?

Да. Запрос можно отправить по электронной почте с нотариально заверенной копией паспорта и доверенности. Документ будет выслан в международный курьерской службой.

Сколько времени хранится документ в архиве?

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле», документы сохраняются минимум 75 лет с момента их создания, если иное не предусмотрено специальными нормативными актами.

Можно ли получить доступ к документам онлайн без посещения архива?

Да. При наличии подтверждающих документов и оплаты госпошлины вы можете получить скан в формате PDF через личный кабинет на сайте ОГС.

Какие документы считаются конфиденциальными?

К конфиденциальным относятся сведения о состоянии здоровья, сведения о судимости, данные о семейных отношениях несовершеннолетних и любые сведения, подпадающие под действие закона «О персональных данных».

Контактные данные

Главный офис ОГС «Архив граждан Воронежской области»

• Адрес: 394000, г. Воронеж, ул. Петрова, д. 12, офис 3
• Телефон: +7 (473) -23‑45‑67
• Электронная почта: archive@voronezhregion.ru
• Рабочие часы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)
• Сайт: https://archive.voronezhregion.ru

Архив граждан Воронежской области – важный ресурс для всех, кто нуждается в подтверждении своего происхождения, семейных связей или участия в специальных военных операциях. Благодаря цифровизации и внедрению онлайн‑сервисов процесс получения документов стал быстрее, удобнее и прозрачнее; Соблюдая указанные правила и используя официальные каналы, каждый гражданин может быстро и без лишних трудностей получить необходимые архивные сведения.

Помните: правильное оформление запроса и наличие всех требуемых подтверждающих документов – залог быстрой выдачи нужных вам материалов.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами РФ и информацией, предоставленной Воронежской областной государственной архивно‑библиотечной службой.