Дата подготовки материала: 09:46:53 ().

Заявление в архив – это официальный документ, которым гражданин (или его представитель) запрашивает предоставление архивных справок, выписок, копий документов или иной информации, хранящейся в фондах государственного или муниципального архива. Ниже представлен подробный разбор требований к оформлению заявления, перечень необходимых приложений и готовый образец заявления, который можно скачать и адаптировать под свои нужды.

требуется предоставить при подаче заявления

• Документ, удостоверяющий личность – паспорт гражданина РФ, загранпаспорт, военный билет или иной документ, подтверждающий личность (при личном обращении).
• Доверенность (если заявление подаёт представитель) – нотариально оформленная доверенность на получение архивной информации.
• Заявление (запрос) – должно содержать чётко сформулированную просьбу и все необходимые реквизиты.

Что должно быть указано в заявлении

1. Наименование архива (полное официальное название).
2. ФИО заявителя (или представителя) полностью.
3. Дата и место рождения заявителя.
4. Серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт).
5. Адрес постоянного места жительства (или временного пребывания).
6. Контактные данные: телефон, электронная почта.
7. Цель запроса (например, получение справки о стаже работы, копия метрической книги, выписка из похозяйственной книги и т.д.).
8. Перечень конкретных документов или сведений, которые требуется получить (наименование фонда, описи, дела, листы, годы).
9. Форма получения информации: справка, выписка, копия, электронный вариант.
10. Способ получения: личное получение в читальном зале, почтовая отправка, электронная почта.
11. Подпись заявителя и дата подачи заявления.

Пример заполнения заявления

Ниже представлен типовой бланк заявления на получение архивной справки о стаже работы. Вы можете скопировать его в любой текстовый редактор, заполнить своими данными и распечатать.

Государственный архив [название региона/города]
Отдел работы с пользователями

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении архивной справки

Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) ДД.ММ.ГГГГ,
паспорт № серия № выдан кем и когда,
проживающий(ась) по адресу: ул., дом, кв., город, индекс,
тел.: +7 (XXX) XXX-XX-XX,
e-mail: example@mail.ru,

прошу предоставить мне архивную справку о стаже работы на предприятии
«Название организации» за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ.

В целях подтверждения указанного периода прошу предоставить копии
следующих документов из фонда № фонда, описи № описи, дела № дела:
- трудовая книжка (лист № …);
- приказ о приёме на работу;
- приказ об увольнении (если имеется);
- иные документы, подтверждающие трудовую деятельность.

Справка необходима для подачи в Пенсионный фонд РФ (подтверждение стажа).

Способ получения: личное получение в читальном зале архива (вариант: почтовая отправка на указанный адрес).

Дата подачи заявления: 

Подпись: _____________________ /Фамилия И;О./

Как оформить доверенность (если требуется)

Доверенность должна быть нотариально заверена и содержать:

• ФИО доверителя и представителя;
• Паспортные данные обеих сторон;
• Перечень полномочий (подача заявления, получение документов, получение справок и т.д.);
• Срок действия доверенности;
• Подпись доверителя и печать нотариуса.

Куда подавать заявление

Заявление можно подать следующими способами:

1. Лично в приёмную архива (часы работы указаны на официальном сайте).
2. По почте заказным письмом с описью вложения.
3. Через электронный документооборот (если архив предоставляет такую возможность – например, через портал «Госуслуги» или собственный электронный архив).
4. Через Многофункциональный центр (МФЦ), если архив заключил соглашение о взаимодействии.

Сроки рассмотрения заявления

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и внутренним регламентам архивов, стандартный срок рассмотрения запроса составляет:

• До 30 дней для справок и выписок, не требующих сложного поиска;
• До 60 дней для запросов, связанных с поиском в большом объёме фондов или требующих экспертизы документов.

В случае необходимости продления срока архив обязан известить заявителя письмом или электронным сообщением.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Архивы России» – archives.ru (образцы бланков, инструкции).
• Госуслуги – раздел «Получение архивных справок» – gosuslugi.ru.
• Методические рекомендации по оформлению запросов в архивы (Минкультуры России, 2023).
• Примеры заявлений от конкретных архивов (Новгородская область, Костромская область, Новосибирская область и др.) – доступны на их официальных сайтах в разделе «Бланки и формы».

Правильно оформленное заявление – ключ к быстрому и успешному получению нужной архивной информации. Следуя представленному выше шаблону и учитывая перечень обязательных реквизитов, вы minimизируете риск отказа из‑за недостатка данных или неправильного оформления. Не забывайте прилагать копию удостоверяющего личность документа и, при необходимости, нотариально заверенную доверенность.

Удачной работы с архивами!