Архив Ичальковского района — это ключевое учреждение, обеспечивающее сохранность документального наследия муниципального образования, а также доступ граждан и организаций к архивной информации. В статье подробно описаны структура, фонды, услуги, порядок обращения и контактные данные, актуальные на .

Общие сведения и правовой статус

Место в архивной системе

Архив Ичальковского района функционирует как структурное подразделение (отдел/управление архива) Администрации Ичальковского муниципального района. Он входит в состав единой государственной архивной фондовой системы Российской Федерации и подведомственен Министерству культуры, архивному делу и связям с общественными объединениями Республики Мордовия (Минкультуры РМ) по вопросам архивного дела.

Нормативная база

Деятельность архива регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом Республики Мордовия «Об архивном деле в Республике Мордовия»;
• Постановлениями Правительства Республики Мордовия и Администрации Ичальковского района;
• Типовым положением об архиве муниципального района.

Основные функции

1. Комплектование фондов: прием документов от органов местного самоуправления, учреждений, организаций и граждан.
2. Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, противопожарная безопасность).
3. Научно-техническая обработка: опись, систематизация, оцифровка документов.
4. Справочно-информационное обслуживание: выдача справок, копий, проведение тематических поисков.
5. Контроль за управлением документами: методологическая помощь создателям документов (отделам администрации, школам, больницам и др.).

Адрес, контакты и режим работы

Режим работы на 2026 год

Важно: Режим приема граждан может отличаться от режима работы архива. Рекомендуется звонить заранее для подтверждения времени работы справочника.

Структура и состав архивных фондов

На фонды архива Ичальковского района насчитывают более XX тысяч единиц хранения (точная цифра уточняется в ежегодных отчетах). Документы охватывают период с 1920-х годов (образование района) по настоящее время.

Основные группы фондов

• Фонды органов власти (до 1991 г.): Ичальковский райисполком, райком КПСС, райсовет депутатов трудящихся. Протоколы заседаний, постановления, отчеты о социально-экономическом развитии, коллективизации, Великой Отечественной войне.
• Фонды органов местного самоуправления (с 1991 г.): Администрация района, Совет депутатов. Постановления главы, распоряжения, нормативные правовые акты, материалы заседаний.
• Фонды сельских администраций/поселений: Документы бывших сельских советов (Атюрьевский, Болдаевский, Вяткинский, Ковылкинский, Кулябинский, Ляльский, Малоичалькинский, Новый Чамзинский, Староапанасовский, Теньгушевский, Чистопольский и др.) — метрические книги (ЗАГС), домовые книги, списки избирателей, хозяйственная документация.
• Фонды предприятий и организаций: МУП «Ичальковское РАЙАГРОПРОМ», МУП «ЖКХ», школы, больницы, лесничества, МЧС, отделы МВД/ЗАГС (переданные в архив дела).
• Персонифицированные фонды: Документы выдающихся земляков, ветеранов войны и труда, писателей, художников, родовых летописцев.
• Коллекции: Фотодокументы (фото хроники района, фотошкол, фото предприятий), фоно- и видеодокументы, картографические материалы (планы населенных пунктов, межевые планы), печатная продукция (районная газета «Ичальковские вести» / «Присурье» — полный комплект с момента основания).

Генеалогические источники (для родословных)

Наибольший интерес для граждан представляют:

1. Метрические книги (МК): Рожденные, венчавшиеся, умершие. Важно: Оригиналы метрических книг до 1925 г. (а часто и до 1930-х) для Ичальковского района, как правило, хранятся в Центральном государственном архиве Республики Мордовия (ЦГА РМ) в г. Саранск (ул. Московская, 31, корп. 1). В районном архиве чаще всего находятся копии или книги более позднего периода (после 1925–1930 гг.), а также домовые книги и ревизские сказки (если сохранены и переданы).
2. Списки приходчан / исповедальные росписи: Хранятся в ЦГА РМ (фонды духовного правления).
3. Документы ЗАГСов: Актовые записи за последние 100 лет (доступны только по запросу заинтересованных лиц или по истечении сроков ограничения доступа — 75 лет для рождений/браков, 50 лет для смертей, ст. 9 ФЗ-125).

Услуги архива и порядок обращения

Виды предоставляемых услуг

• Выдача архивных справок: о стаже работы (для пенсии), о зарплате, о награждении, о проживании, о составе семьи (домовые книги), о рождении/смерти/браке (дубликаты актов ЗАГС).
• Тематический поиск: по истории района, предприятий, родословным запросам (платная услуга).
• Изготовление копий: ксерокопии, цифровые сканы (по согласованию с администрацией архива).
• Предоставление документов для ученого пользования: в читальном зале (бесплатно).
• Консультации: по управлению документацией в организациях района.

Как получить справку (алгоритм)

1. Подготовка документов: Паспорт РФ. Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос не о себе) — свидетельства о рождении/браке, решение суда о вступлении в законную силу, нотариальная доверенность.
2. Написание заявления: По установленному образцу (на месте или заранее с сайта Администрации). Указать: цель запроса (пенсия, суд, родословная), точные ФИО, даты, названия организаций/населенных пунктов.
3. Подача заявления:
   • Лично в приемной архива (адм. здания Администрации).
   • По почте (заказное письмо с вложенным описью вложения и конвертом с обратным адресом и марками).
   • Через портал Госуслуги (ЕПГУ) — услуга «Предоставление архивной справки» (если подключена для данного архива).
   • На электронную почту (со сканом паспорта и заявления), с последующим получением оригинала по почте или лично.
4. Сроки исполнения: Согласно ст. 22 ФЗ-125, до 30 календарных дней (для сложных запросов — до 60 дней с уведомлением заявителя). Справки о стаже для ПФР часто готовят быстрее (3–10 дней).
5. Получение результата: Лично, по почте, электронно (под ЭЦП).

Платные услуги (ориентировочные тарифы 2026 г.)

Бесплатно: справки для назначения пенсий, льгот, восстановления трудовых прав, судебных разбирательств (по запросу суда).

Платно (по утвержденному прайс-листу Администрации):

• Тематический поиск (1 час работы архивариуса) — от 500–800 руб.
• Ксерокопия 1 стр. А4, 10–15 руб.
• Цифровой скан 1 стр. (300 dpi) — 20–30 руб.
• Выдача заверенной копии документа — 100–200 руб. за документ.

Оплата производится через кассу Администрации или по реквизитам (КБК) с предоставлением чека в архив.

Взаимосвязь с вышестоящими архивами

Понимание иерархии критически важно для успешного поиска:

Особенности работы с документами Ичальковского района

Административно-территориальные изменения

При поиске документов по конкретной деревне учитывайте историю района:

• Район образован 16 июля 1928 г. в составе Мордовского округа Нижегородской области (позже Горьковской).
• С 1930 г. — в составе Мордовской АО, с 1934 г. — Мордовской АССР.
• В 1963–1965 гг. район был упразднен, территория вошла в Ковылкинский район. Фонды 1963–1965 гг. могут находиться в Архиве Ковылкинского района или в ЦГА РМ.
• Многие мелкие деревни были «неперспективны» и слиты в 1960–80-е гг. Документы ликвидированных сельсоветов передавались в архив центра района (с. Ичальки) или в ЦГА РМ.

Документы о репрессированных

Дела по политически репрессированным (ст. 58 УК РСФСР) не хранятся в районном архиве. Они находятся в:

1. ФСБ по Республике Мордовия (архив органах госбезопасности);
2. ЦГА РМ (фонд «Тройка», «Особая совещание» НКВД МАССР).
3. Центральном архиве ФСБ России (Москва).

Районный архив может выдать справку о реабилитации (если дело передано в архив после реабилитации) или помочь с запросом в ФСБ/ЦГА.

Военные документы (Великая Отечественная война)

• Призывные листы, личные дела военнослужащих: ГАДЛС РМ (Саранск, ул. Саранская, 2).
• Списки призывников, отчеты военкомата, евакуационные списки, списки эвакуированных: Архив Ичальковского района (фонды Райвоенкомата, Райисполкома).
• Карточки погребальных мест (памятников): Архив района / Администрация / Музей истории района.

Цифровизация и удаленный доступ

На 2026 год Архив Ичальковского района ведет работу по переводу фондов в электронный вид:

• Электронные описи: Внедряется АИС «Архив» / «Электронный архив». Описи новых поступлений (с 2010–2015 гг.) ведутся в электронном виде. Старые описи (фонды 1–XX) оцифровываются поэтапно.
• Портал «Архивы Мордовии» / «Память народа» / «Подвиг народа»: Для поиска наградных листов и документов о павших используйте федеральные ресурсы.
• Сайт Администрации (ichadm.ru): В разделе «Архив» периодически публикуються: реестры фондов, указатели описей, порядок обращения, новости (Дни архивиста, выставки).
• Запрос онлайн: Через форму обратной связи на сайте Администрации или портал Госуслуг (раздел «Культура» -> «Архивные услуги»).

Практические советы исследователям и гениелогам

1. Собирайте входные данные: Точное ФИО (включая девичьи фамилии), примерные даты рождения/смерти/брака, название населенного пункта (деревни, хутора) и название сельсовета (он мог не совпадать с названием крупнейшей деревни).
2. Начинайте с ЦГА РМ (Саранск): Если ищете предков до 1920–1930 гг. (метрические книги, ревизские сказки, сказки о посадских/крестьянских). В ЦГА РМ есть онлайн-каталог фондов (сайт archive-rm.ru).
3. Обращайтесь в Районный архив за: Домовыми книгами (1920–1980-е), списками домохозяйств, справками о проживании/стаже работы на колхозах/совхозах/предприятиях района, документами по земельным наделам (межевые планы, акты на землю 1990-х).
4. Используйте «Госуслуги»: Для заказа справок о стаже (для СФР) — это самый быстрый способ без поездки в село Ичальки.
5. Свяжитесь с Музеем истории Ичальковского района: Часто музей хранит фотоархив, личные вещи, устные истории, которых нет в официальном архиве.

Реквизиты для официальных запросов (шаблон)

Кому: Главе Администрации Ичальковского муниципального района
 Начальнику Отдела (Управления) архива
 [ФИО начальника, если известно, иначе — «Начальнику отдела архива»]
От: [Ваши ФИО полностью]
 Проживающий по адресу: [Ваш полный адрес с индексом]
 Тел.: [Ваш телефон]
 E-mail: [Ваш e-mail]

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении архивной справки / проведения тематического поиска

Прошу предоставить мне архивную справку / провести поиск информации по следующим данным:
ФИО лица (в чьем интересах): [ФИО полностью]
Дата рождения / смерти: [ДД.ММ.ГГГГ]
Место рождения / проживания / работы: [Населенный пункт, название организации/колхоза/совхоза]
Период, за который нужны сведения: [ГГГГ–ГГГГ]
Цель обращения: [Назначение пенсии / Судебное дело №... / Родословная / Личное дело]
Вид справки: [О стаже / О зарплате / О проживании / О составе семьи / Дубликат акта ЗАГС]

Прилагаю копии документов:
Копия паспорта (развороты с фото и пропиской).
Документы, подтверждающие родство (если запрос не о себе): [Свидетельство о рождении/браке, решение суда и т.д.].
Нотариальная доверенность (если подает представитель).

Готов оплатить услуги поиска/копирования по выставленному счету.
Прошу направить ответ на мой адрес / на e-mail / выдать лично.

«___» _____________ 202_ г. Подпись: _____________ / [ФИО]

Архив Ичальковского района Республики Мордовия является хранителем памяти малой родины. Несмотря на то, что наиболее древние фонды (до 1920-х гг.) централизованы в ЦГА РМ в Саранске, именно районный архив в с. Ичальки является первичным источником информации о жизни населения в советский и постсоветский периоды: о трудовой биографии, быте колхозов/совхозов, социальном составе деревень.

Главное правило: перед поездкой или отправкой почтового запроса обязательно позвоните по телефону Администрации +7 (83456) —11-XX для уточнения актуального номера телефона архива, ФИО архивариуса-консультанта и режима приема в конкретный день. Это сэкономит ваше время и поможет правильно оформить запрос.