Дата публикации:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база и сроки хранения
2. Классификация кадровых документов
3. Подготовка документов к архивированию
4. Электронный архив: преимущества и требования
5. Пошаговый процесс сдачи документов в архив
6. Лучшие практики и типичные ошибки

Кадровые документы – это фундамент любой организации, от которого зависят расчёт трудового стажа, выплаты пенсий, проверка соответствия требованиям трудового законодательства и многое другое. Неправильное хранение или утрата этих бумаг может привести к серьёзным финансовым и юридическим последствиям.

Современные компании всё чаще переходят к электронному архиву, однако законодательство требует сохранять оригиналы (или их заверенные копии) в течение длительного периода. В этой статье мы разберём, как правильно сформировать архив управления персоналом, какие документы включать, как обеспечить их долговременное хранение и какие инструменты использовать для автоматизации процесса.

Нормативно‑правовая база и сроки хранения

Согласно Трудовому кодексу РФ и другим нормативным актам, кадровые документы подлежат обязательному хранению в течение 75 лет. При этом различаются сроки для постоянных и временных документов.

• Постоянные документы (например, трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении) – хранятся 75 лет.
• Временные документы (например, служебные записки, внутренние регламенты) – хранятся минимум 10 лет, если иное не предусмотрено отраслевыми нормативами.

Для организаций высшего образования, в частности для СПбГУТ, дополнительно регламентировано хранение документов по личному составу, образованных в деятельности структурных подразделений, в течение 75 лет.

Классификация кадровых документов

Ниже представлена классификация основных документов, которые необходимо включать в архив управления персоналом:

Документы, связанные с приёмом на работу

1. Трудовой договор (в оригинале и копиях).
2. Приказ о приёме на работу.
3. Анкета сотрудника, копия паспорта, СНИЛС.
4. Медицинская справка (форма 086/у).

Документы, отражающие изменения в трудовых отношениях

1. Приказы о переводе, повышении, понижении.
2. Дополнительные соглашения к трудовому договору.
3. Документы по адаптации персонала (положение об адаптации, отчёты).
4. Положение о карьерном росте и планировании.

Документы, связанные с окончанием трудовых отношений

1. Приказ об увольнении.
2. Трудовая книжка (выписка).
3. Расчётные листы за последний месяц.
4. Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ).

Внутренние нормативные акты

• Положение о персонале.
• Положение о подборе и отборе персонала.
• Положение об адаптации персонала.
• Положение об управлении карьерой.

Прочие документы

• Отчёты о стажировке и практике.
• Документы по обучению и повышению квалификации.
• Служебные записки, протоколы совещаний, относящиеся к персоналу.

Подготовка документов к архивированию

Перед тем как передать документы в архив, необходимо выполнить несколько обязательных действий:

1. Проверка комплектности. Убедитесь, что в каждом деле присутствуют все обязательные документы (оригиналы или заверенные копии).
2. Сортировка по категориям. Разделите документы на группы: приём, изменение, увольнение, внутренние регламенты и т.д.
3. Маркировка дел. На каждый архивный ящик или электронный контейнер наклейте чёткую маркировку: КД-2024-001 (Трудовые договоры 2024).
4. Оформление описи. Составьте опись (реестр) всех документов, указав номер дела, название документа, дату создания и срок хранения.
5. Удостоверение подлинности копий. Если оригиналы недоступны, копии должны быть заверены печатью организации и подписью ответственного лица.

Электронный архив: преимущества и требования

Электронный архив позволяет хранить документы в первозданном виде без риска физического износа. При этом необходимо соблюдать ряд требований:

• Формат файлов – предпочтительно PDF/A (стандарт архивного PDF), который гарантирует неизменность содержимого.
• Электронная подпись – каждый документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) или заверен печатью в виде скан‑изображения.
• Метаданные – к каждому файлу привязываются метаданные (номер дела, тип документа, дата создания, срок хранения).
• Контроль доступа – система должна обеспечивать разграничение прав (только HR‑специалисты могут просматривать, а архивисты – только сохранять).
• Резервное копирование – минимум две независимые копии в разных географических локациях.

Современные решения (например, 1С:Документооборот, SAP HR, Microsoft SharePoint) позволяют автоматизировать процесс создания, подписи и передачи документов в архив.

Пошаговый процесс сдачи кадровых документов в архив

Ниже представлена типовая схема, адаптированная под российские требования:

Лучшие практики и типичные ошибки

Лучшие практики

• Стандартизация названий дел – используйте единую схему: КД-ГГГГ-ННН (Тип документа).
• Автоматизация – внедрите workflow в системе документооборота, чтобы каждый документ автоматически попадал в нужный архивный контейнер.
• Регулярные проверки – планируйте ежеквартальные сверки физического и электронного архивов.
• Обучение персонала – проводите семинары для HR‑специалистов по требованиям законодательства и работе с архивными системами.
• Документирование процессов – фиксируйте все процедуры в регламенте «Управление архивом кадровых документов».

Типичные ошибки

1. Отсутствие оригиналов – хранение только копий без заверения может привести к отказу в признании документов судом.
2. Неправильный срок хранения – иногда документы помещают в «временные» архивы, хотя закон требует 75‑летнего хранения.
3. Отсутствие резервных копий электронных файлов – при сбое системы часть данных может быть безвозвратно утеряна.
4. Недостаточная защита доступа – открытый доступ к персональным данным нарушает ФЗ‑152 «О персональных данных».
5. Отсутствие актуального реестра – без описи невозможно быстро найти нужный документ в архиве.

Создание и поддержание архива управления персоналом – это не просто формальность, а стратегически важный процесс, который защищает организацию от юридических рисков и обеспечивает надёжную основу для расчёта трудовых прав работников. Соблюдение законодательных сроков (75 лет), правильная классификация документов, их тщательная подготовка и использование современных электронных систем позволяют упростить работу HR‑отдела и гарантировать долговременное сохранение информации.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете построить эффективный архив, отвечающий всем нормативным требованиям и готовый к проверкам со стороны Росархива и иных контролирующих органов.

Если у вас возникли вопросы по внедрению электронного архива или требуется консультация по конкретным нормативным актам, свяжитесь с нашим отделом экспертов по кадровому документообороту.