Кировская областная нотариальная палата (КОНП) – это профессиональное объединение нотариусов, действующее на территории Кировской области в соответствии с Федеральным законом «О нотариате» и региональными нормативными актами. Одним из важнейших подразделений палаты является архив, который обеспечивает хранение, учёт и предоставление нотариальных документов, а также способствует сохранению исторического наследия нотариальной деятельности в регионе.

Назначение и функции архива КОНП

• Хранение нотариальных актов – оригиналы и заверенные копии договоров, завещаний, доверенностей, соглашений о разделе имущества и других документов, удостоверенных нотариусами области.
• Обеспечение доступа к информации – предоставление выписок, справок и копий документов заинтересованным лицам (гражданам, организациям, судам, следственным органам) в соответствии с законодательством о защите персональных данных.
• Ведение реестра нотариальных действий – формирование и поддержание электронного и бумажного реестра всех совершенных нотариальных актов, что позволяет отслеживать их историю и подтверждать подлинность.
• Архивное хранение исторических материалов – сохранение документов, имеющих историческую и культурную ценность (например, старые завещания, купчие грамоты XIX–XX вв;), которые могут быть использованы в научных исследованиях.
• Содействие в судебных и следственных процессах – предоставление запросов из судов, прокуратуры и следственных органов по делам, связанным с оспариванием нотариальных актов, установлением факта наследования и т;д.
• Обеспечение конфиденциальности и безопасности – соблюдение требований Федерального закона «О персональных данных» и внутренних нормативов палаты по защите информации от несанкционированного доступа, утраты и повреждения.

Структура архива

Архив КОНП разделён на несколько логических блоков, что упрощает поиск и выдачу документов:

1. Текущий архив – документы, полученные за последние 5 лет. Хранятся в электронном виде в защищённой базе данных с резервным копированием.
2. Долгосрочный архив – акты, срок хранения которых превышает 5 лет (до 75 лет в зависимости от типа документа). Размещаются в специализированных помещениях с контролируемым микроклиматом (температура 18–22 °C, относительная влажность 45–55 %).
3. Исторический фонд – редкие и уникальные документы, имеющие культурно‑историческое значение. Хранятся в отдельном сейфе с дополнительной системой пожаротушения и охраны.
4. Электронный каталог – поисковая система, позволяющая находить документы по номеру дела, фамилии нотариуса, дате совершения действия и ключевым словам.

Порядок получения документов из архива

Для получения справки, выписки или копии нотариального акта необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовка запроса – заявитель формирует письменный запрос (можно подать электронно через официальный сайт КОНП или лично в приёмной палаты). В запросе указываются:
   • ФИО заявителя и его контактные данные;
   • цель получения документа (например, для подачи в суд, оформления наследства и т.д.);
   • реквизиты искомого нотариального акта (номер дела, дата совершения, ФИО нотариуса, если известны);
   • тип запрашиваемого документа (выписка, копия, справка о наличии/отсутствии акта).
2. Оплата государственной пошлины – стоимость услуг определяется тарифом, утверждённым Советом КОНП. Оплата производится безналичным путём (банковская карта, онлайн‑банкинг) или наличными в кассе палаты.
3. Проверка запроса – сотрудники архива проверяют наличие документа, соответствие запроса требованиям конфиденциальности и наличие оснований для выдачи.
4. Выдача документа – после одобрения запрашиваемый документ выдаётся в виде:
   • бумажной копии с заверяющей печатью КОНП;
   • электронного скана с электронной подписью (при наличии технической возможности);
   • справки о факте отсутствия документа (если акт не найден).
5. Получение документа – заявитель получает документ лично в приёмной или направляет его почтой/курьерской службой (по согласованию).

Нормативная база

Деятельность архива КОНП регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 4462‑1 «О нотариате» (в редакции от );
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
• Постановление Правительства РФ № 1122 «О порядке ведения нотариального архива»;
• Устав Кировской областной нотариальной палаты;
• Внутренние нормативные документы палаты (Положение об архиве, Инструкция по работе с электронным каталогом и др.).

Техническое оснащение и цифровизация

В последние годы КОНП активно внедряет электронные технологии:

• Электронный архив – все нотариальные акты, полученные после , сканируются и хранятся в защищённой базе данных с системой контроля версий.
• Электронная подпись – для подтверждения подлинности электронных копий используется квалифицированная электронная подпись нотариуса.
• Система поиска и индексации – полнотекстовый поиск по метаданным (номер дела, дата, ФИО сторон, тип документа) обеспечивает быстрый доступ к нужной информации.
• Резервное копирование – данные дублируются на удалённый сервер в другом регионе, что гарантирует сохранность при форс‑мажорных обстоятельствах.
• Защита от несанкционированного доступа – многофакторная аутентификация, журналы аудита и шифрование данных на уровне хранения.

Контактная информация

Для обращения в архив Кировской областной нотариальной палаты можно воспользоваться следующими каналами связи:

• Адрес: 610000, г. Киров, ул. Ленина, д. 45, офис 302 (архивный отдел).
• Телефон: +7 (8332) -2‑34‑56 (доб. 101 – архив).
• Электронная почта: archive@kirov-notariat.ru.
• Сайт: kirov-notariat.ru (раздел «Архив и справки»).
• Режим работы: пн‑пт 09:00–18:00, обед 13:00–14:00; суббота и воскресенье – выходные.

Архив Кировской областной нотариальной палаты является важным звеном в обеспечении правовой прозрачности и защите интересов граждан и организаций региона. Современные технологии хранения и поиска документов, соблюдение норм конфиденциальности и доступ к историческим материалам делают архив не только инструментом текущей нотариальной практики, но и ценным ресурсом для исследователей, историков и правоведов. Обратившись в архив КОНП, пользователи получают надёжное подтверждение факта совершения нотариального действия, что способствует укреплению доверия к нотариату как институту правовой защиты.