Архив комитета по образованию администрации города Мурманска — это структурное подразделение (или функция, возложенная на специализированного архивиста), отвечающее за формирование, учет, хранение и использование документов, возникающих в деятельности органа управления образованием муниципального образования; Понимание принципов работы этого архива критически важно для граждан, ищущих справки об образовании, ветеранов педагогического труда, исследователей и юристов.

Правовая основа деятельности

Деятельность архива регулируется федеральным и муниципальным законодательством:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий порядок формирования, хранения и использования архивных документов.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в части доступа к информации и защиты персональных данных.
• Постановления Администрации города Мурманска об утверждении Положения о Комитете по образованию и типовых инструкций по архивному делу в органах местного самоуправления.
• Приказы Росархива (например, Приказ от № 100 «Об утверждении типовых перечней документов, подлежащих обязательному хранению…» для органов управления образованием).

Основные функции архива комитета

Архив комитета выполняет следующие ключевые задачи:

1. Формирование архивных фондов: прием документов от структурных подразделений комитета (отделов, управлений), образовательных организаций ведомственного подчинения (школ, детских садов, центров допобразования) по истечении сроков хранения в делопроизводстве.
2. Опись и систематизация: научная обработка документов — составление описей, указателей, ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС «Архив», ЕАИС).
3. Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), защита от несанкционированного доступа, биодеградации и порчи.
4. Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям (подтверждение стажа, обучения, присвоения квалификационных категорий, наград и т.д.).
5. Контроль за делопроизводством: методическое руководство архивами образовательных учреждений города (проверка сроков хранения, правильности актирования на утилизацию/хранение).

Состав архивного фонда: что хранится?

В архиве комитета концентрируются документы, отражающие управление системой образования города. Основные группы документов:

Документы органа управления (Комитета)

• Приказы и распоряжения главы администрации города и председателя комитета по образованию.
• Постановления коллегии комитета, протоколы совещаний.
• Документы по планированию сети учреждений (открытие, реорганизация, ликвидация школ и садов).
• Отчетность о состоянии образования в городе (годовые отчеты, аналитические записки).
• Документы по приему/переводу учащихся, организации питания, транспортного обеспечения.

Документы образовательных организаций (переданные на хранение)

Самый востребованный раздел для граждан.

• Личные дела учащихся (для школ, закрытых до 1990-х гг., или реорганизованных).
• Журналы учета успеваемости и посещаемости (классные, предметные).
• Свидетельства об образовании и приложения к ним (дубликаты, если оригиналы утеряны гражданами).
• Личные карточки учителей/воспитателей (личные дела работников, служебные записки о назначении/увольнении, наградные листы).
• Педагогические советы, заседания методических объединений.

Документы по социально-правовым вопросам

• Материалы по назначению пенсий педагогическим работникам (справки о стаже, вредности/тяжелости условий труда).
• Документы о присвоении почетных званий («Заслуженный учитель РФ», «Почетный работник образования Мурманской области» и др.).
• Дела по материальному обеспечению, жилищному вопросу работников образования (архивные копии).

Порядок обращения в архив: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определение местонахождения документа

Важно: Не все документы находятся в архиве Комитета.

• Действующие школы/сады: Личные дела текущих учеников, журналы за текущие и недавние годы (обычно последние 5-10 лет) хранятся в самом учебном заведении. Обращайтесь напрямую к директору/заведующей.
• Закрытые/реорганизованные учреждения: Документы передаются в архив Комитета или в Государственный архив Мурманской области (ГАМО) (ул. Спецстрой, 10а / ул. Ленина, 86).
• Документы до 1920-1930-х гг.: Обычно находятся в ГАМО (фоны уездных/городских управлений народного просвещения).

Шаг 2. Подготовка запроса

Запрос можно подать тремя способами:

1. Лично: В приемной Комитета по образованию администрации города Мурманск (адрес: г. Мурманск, ул. Софии Перовской, 13/16 — уточняйте актуальный адрес на официальном сайте адм. Мурманска).
2. Почта России: Заказное письмо с вложением на адрес: 183038, г. Мурманск, ул. Софии Перовской, 13/16, Комитет по образованию администрации города Мурманска (отм. «Архив» / «Отдел документооборота»).
3. Электронно: Через портал Госуслуги (ЕПГУ) — раздел «Обращения в госорганы» или через официальный сайт admin-murman.ru (раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная»).

Шаг 3. Необходимые документы для получения справки

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе, решение ЗАГСа) — если ФИО в документах архива отличается от текущего.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная организацией), если запрашивает представитель.
• Документы, подтверждающие право на получение информации (свидетельство о рождении ребенка, удостоверение наследника и т.д.) — для запросов о третьих лицах (с учетом закона о персональных данных, срок ограничения доступа, 75 лет с момента создания документа).

Шаг 4. Сроки и форма ответа

• Срок рассмотрения: Согласно ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан;..» — до 30 календарных дней (может быть продлен до 15 дней с уведомлением).
• Форма ответа: Готовая справка (на бланке с печатью), заверенная копия документа, мотивированный отказ (если документы не найдены, утеряны или доступ ограничен).
• Плата: Выдача архивных справок гражданам, как правило, бесплатна (за исключением сложных архивных исследований по коммерческим запросам).

Частые типовые запросы и нюансы

Подтверждение педагогического стажа

Часто требуется для досрочной пенсии. Архив комитета выдает справку на основании личных карточек/личных дел работника, приказов о зачислении/увольнении, ведомостей стажа. Если школа закрыта — документы в архиве комитета или ГАМО. Если школа работает — запрашивайте в школе (они обязаны хранить личные дела работников 75 лет после увольнения, затем передают в архив).

Дубликат свидетельства об образовании (аттестата/диплома)

Комитет по образованию дубликаты НЕ ИЗДАЕТ. Это компетенция образовательной организации (школы/колледжа), в которой вы учились.

• Если школа работает — пишите заявление директору школы.
• Если школа ликвидирована/реорганизована — документы переданы в архив Комитета или ГАМО. На основании архивной справки (выписки из журнала выдачи аттестатов) новая правопреемственная организация или орган управления (Комитет) может выдать Свидетельство о выдаче документа об образовании (по форме, утвержденной Приказом Минпросвещения РФ).

Доступ к документам с ограниченным доступом (Персональные данные)

Согласно ст. 15 ФЗ-125, документы, содержащие сведения, составляющие личную и семейную тайну, предоставляются для пользования по истечении 75 лет со дня их создания. До истечения этого срока доступ имеют:

• Сам субъект персональных данных.
• Нотариусы, суды, органы опеки/попечительства (по основаниям, предусмотренным законом).
• Наследники/законные представители — при наличии документов, подтверждающих права.

Контакты и полезные ссылки (актуально на 2024-2026 гг.)

Историческая справка: Руководство комитетом

Архивный фонд комитета формировался под руководством различных руководителей. Важной вехой стало назначение Лариной Татьяной Владимировной на должность Председателя Комитета по образованию администрации города Мурманска. В период ее работы (с 2019 по 2023 год) велась активная работа по цифровизации архивных фондов, внедрению электронного документооборота (ЭДО) в школах и оптимизации сетевого планирования, что напрямую отразилось на структуре поступающих в архив документов (переход на электронные журналы, приказы в ЭДО). Сведения об уходе Т.В. Лариной с поста в 2023 году зафиксированы в приказах главы администрации города и отражены в архиве комитета как завершение этапа руководства.

Советы для эффективной работы с архивом

1. Уточняйте реквизиты заранее: Год окончания/поступления, точное наименование учреждения (школы часто меняли номера и названия, например, «Школа № 5» -> «Лицей № 5» -> «Гимназия № 5»).
2. Ищите правопреемника: Если школа закрыта, узнайте в Комитете или на сайте адм. Мурманска (раздел «Реестр образовательных организаций»), кому переданы дела (часто это ближайшая по территории школа или Муниципальное казенное учреждение «Центр информатизации образования»).
3. Используйте Госуслуги: Это дает гарантированный срок ответа и трекинг этапов рассмотрения.
4. Сохраняйте квитанции: При личной подаче просите поставить отметку о принятии на вашей копии заявления.

Данная статья носит информационный характер. Регламенты, адреса, телефоны и руководители могут меняться. Перед обращением обязательно проверяйте актуальную информацию на официальном сайте Администрации города Мурманска или портале Госуслуг.