В современном бизнесе электронная почта остаётся одним из ключевых каналов коммуникации. Корпоративные организации требуют надёжного решения для хранения, поиска и защиты писем, а также возможности быстро восстанавливать данные в случае инцидентов. Яндекс 360 (ранее Яндекс.Почта для бизнеса) предлагает полноценный сервис архивирования корпоративной почты, который интегрирован с другими инструментами экосистемы Яндекса.

Почему нужен архив корпоративной почты?

• Соответствие требованиям законодательства. В России и многих странах существуют нормы (ФЗ‑152, GDPR и др.), требующие сохранять деловую переписку в течение определённого периода.
• Защита от потери данных. Архив позволяет восстановить письма, удалённые пользователем, а также защитить их от случайных сбоев.
• Удобный поиск. С помощью индексации и метаданных можно за считанные секунды найти нужное сообщение даже среди миллионов писем.
• Снижение нагрузки на основной ящик. Перемещение старой корреспонденции в архив освобождает место в почтовом ящике и ускоряет работу клиента.

Обзор возможностей архива в Яндекс 360

Автоматическое и ручное архивирование

Сервис поддерживает два режима:

1. Автоматический. Администратор задаёт правила (по дате, размеру, типу вложения) – система сама перемещает письма в архив.
2. Ручной. Пользователь может пометить отдельные письма/треды для переноса в архив в любой момент.

Полнотекстовый поиск

Все письма индексируются, включая вложения (PDF, DOCX, XLSX, изображения). Поиск поддерживает:

• Ключевые слова и фразы;
• Фильтры по отправителю, получателю, дате, размеру;
• Поиск по вложениям (текст внутри PDF, Office‑документов).

Политики хранения (Retention Policies)

Администратор может задавать политики, которые автоматически удаляют архивные сообщения после истечения срока (например, 5 лет). При этом сохраняются только метаданные, позволяющие подтвердить факт хранения.

Интеграция с другими сервисами Яндекс 360

Архив тесно связан с:

• Яндекс Диском. Вложения из архивных писем могут быть автоматически выгружены в облако.
• Яндекс Доской. При работе над проектами можно привязывать письма к задачам и карточкам.
• Системой мониторинга и SIEM. События архива (доступ, экспорт) фиксируются в журнале аудита.

Безопасность и контроль доступа

Для защиты данных используется:

• Шифрование «на лету» (TLS) и «в покое» (AES‑256).
• Многофакторная аутентификация (MFA) для администраторов.
• Ролевой доступ – только уполномоченные сотрудники могут просматривать или экспортировать архив.

Как настроить архив в Яндекс 360

Шаг 1. Вход в админ‑панель

Перейдите в консоль администратора Яндекс 360 и выберите раздел «Почта» → «Архивирование».

Шаг 2. Создание политики архивирования

1. Нажмите «Создать политику».
2. Укажите название (например, «Архив 2023‑2025»).
3. Задайте условия:
   • Возраст письма (например, > 180 дней).
   • Размер вложения (например, > 10 МБ).
   • Тип корреспонденции (внутренняя/внешняя).
4. Определите действие – «Переместить в архив».
5. Сохраните политику и включите её.

Шаг 3. Настройка сроков хранения

В разделе «Retention Policies» задайте период хранения архивных писем (например, 5 лет). По истечении срока письма будут автоматически удалены из архива, а их метаданные сохранятся в журнале аудита.

Шаг 4. Делегирование доступа

Создайте роли:

• Viewer. Может только просматривать архив.
• Exporter. Имеет право экспортировать письма в формат EML/PST.
• Admin. Полный контроль над политиками и журналом аудита.

Назначьте роли нужным сотрудникам через «Управление пользователями» → «Роли и права».

Шаг 5. Тестирование

Отправьте тестовое письмо, дождитесь выполнения политики (можно ускорить процесс через кнопку «Запустить сейчас») и проверьте, что письмо появилось в архиве. Используйте поиск по ключевому слову, чтобы убедиться в корректной индексации.

Экспорт и восстановление писем из архива

Экспорт

Для выгрузки писем выполните следующие действия:

1. В админ‑панели откройте «Архив» → «Экспорт».
2. Выберите диапазон дат, отправителя/получателя и формат (EML, PST, MBOX).
3. Нажмите «Создать задачу». По завершении получите ссылку для скачивания.

Восстановление

Если необходимо вернуть письмо в основной ящик:

• Откройте архив, найдите нужное сообщение.
• Нажмите «Восстановить». Письмо будет перемещено в исходный ящик пользователя.

Стоимость и тарифы

Точные цены могут отличаться в зависимости от региона и количества пользователей. Рекомендуется связаться с менеджером Яндекс 360 для расчёта индивидуального предложения.

Лучшие практики использования архива

• Определите сроки хранения. Согласуйте их с юридическим отделом и регуляторами.
• Регулярно проверяйте журнал аудита. Это поможет обнаружить несанкционированный доступ.
• Обучайте сотрудников. Поясните, как правильно помечать письма для архива и какие ограничения существуют.
• Тестируйте восстановление. Проводите плановые проверки, чтобы убедиться в работоспособности процесса.
• Оптимизируйте вложения. При возможности используйте ссылки на Яндекс Диск вместо больших файлов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли архивировать только определённые папки?

Да. При создании политики можно указать конкретные метки (labels) или папки, к которым будет применяться правило.

Сохраняются ли подписи и метаданные DKIM/SPF в архиве?

Все оригинальные заголовки письма, включая DKIM‑подписи, сохраняются в неизменном виде, что позволяет проводить проверку подлинности при аудите.

Как быстро происходит поиск по архиву?

Индексация происходит в реальном времени. Поиск обычно занимает от 0,5 до 2 секунд, даже при объёме более 10 млн писем.

Можно ли экспортировать архив в сторонние системы (например, Microsoft 365)?

Да. Форматы EML и PST поддерживаются большинством почтовых клиентов, включая Outlook. Для массовой миграции рекомендуется использовать API Яндекс 360.

Что происходит с письмами, если пользователь покидает компанию?

При деактивации учётной записи администратор может задать автоматический перенос всех писем в архив компании, где они сохраняются согласно установленным политикам;

Архив корпоративной почты в Яндекс 360 – это надёжный, гибкий и полностью интегрированный инструмент, который помогает компаниям соответствовать требованиям законодательства, защищать важные данные и оптимизировать работу сотрудников. Благодаря автоматическим политикам, полнотекстовому поиску и тесной связке с другими сервисами Яндекса (Диск, Доска, SIEM) решение подходит как для небольших фирм, так и для крупных корпораций.

Если вы ещё не используете архив в Яндекс 360, настоятельно рекомендуется начать с пилотного проекта: выберите одну‑две группы пользователей, задайте базовую политику и оцените эффективность. После этого масштабируйте решение на всю организацию, учитывая полученный опыт и рекомендации из раздела «Лучшие практики».

Для получения более детальной информации и персонального расчёта стоимости обратитесь к официальному представителю Яндекс 360 или посетите сайт Яндекс 360.