Архив Ковылкинского муниципального района Республики Мордовия — это не просто место хранения старых бумаг, а ключевое государственное учреждение, обеспечивающее сохранность документального наследия территории, правовые интересы граждан и прозрачность работы местной власти. В статье подробно рассматриваются история образования, фонды, предоставляемые услуги, порядок обращения и перспективы развития архива.

Историческая справка и правовая база

Образование и этапы развития

Архивная служба в Ковылкинском районе формировалась параллельно с образованием района (1935 год). Ключевые этапы:

• 1930–1950-е гг.: Сбор документов у ликвидируемых органов власти, создание первичных фондов.
• 1960–1980-е гг.: Централизация хранения, строительство/приспособление специализированных помещений, внедрение научной описи.
• 1990-е гг.: Переход в подчинение администрации района, лицензирование архивного дела.
• 2000-е – настоящее время: Цифровизация, внедрение электронных информационных систем (ЭИС), перевод на новый стандарт описания (ИСАД(Г)).

Нормативная регуляция

Деятельность архива регулируется:

1. Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Законом Республики Мордовия «Об архивном деле в Республике Мордовия».
3. Постановлениями Главы Республики Мордовия и Администрации Ковылкинского района.
4. Типовым положением об архиве муниципального района.

Структура и состав архивных фондов

На архивный фонд Ковылкинского района составляет более 150 тысяч единиц хранения (ед. хр.), охватывающих период с 1920-х годов по настоящее время.

Основные фондообразователи

Уникальные комплекты документов

• Документы периода Великой Отечественной войны: списки эвакуированных, отчеты о работе госпиталей, переписка с фронтом, дела о партизанском движении в районе.
• Фонды репрессированных: материалы по реабилитации жителей района (постановления Троики НКВД, дела «бывших людей»).
• Земельно-кадастровые документы: планы межеваний, земельные книги 1920–1960-х гг. — востребованы при оформлении прав на недвижимость.
• Метрические книги и ЗАГС: дубликаты актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть) до 1920 г. и за советский период (по мере передачи).

Предоставляемые услуги: для граждан и организаций

Архив работает в двух ключевых направлениях: государственное архивное дело (прием, хранение, учет) и информационно-справочное обслуживание.

Виды справок и выписок (наиболее востребовано)

1. Справки о стаже и заработной плате: для назначения пенсий (СФР), расчета пособий, подтверждения трудовой деятельности на ликвидированных предприятиях (колхозы, совхозы, закрытые заводы).
2. Справки о месте жительства/проживании: для судов, нотариусов, органов опеки (архив домовых книг, списков избирателей, бытовых справок).
3. Генеалогические справки: поиск сведений о предках (метрические книги, ревизские сказки, confesional’nye rospisi, по наличию).
4. Справки на недвижимость: подтверждение факта построения дома, права на земельный участок (архивные планы, акты приема-передачи).
5. Справки для реабилитации: подтверждение факта репрессии или проживания в местах заключения родственников.

Режим доступа и сроки

• Срок исполнения: согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ — до 30 календарных дней (для сложных запросов — до 60 дней с уведомлением заявителя).
• Форма выдачи: бумажная (с печатью и подписью руководителя) или электронная (на портале Госуслуг / личном кабинете).
• Плата: выдача архивных справок гражданам для реализации пенсионных, жилищных и иных социальных прав, бесплатно. Тематические запросы, копирование документов для коммерческих целей — по тарифам, утвержденным администрацией района.

Электронные сервисы (Цифровой архив)

С 2020 года активно внедряется проект «Цифровой архив Ковылкинского района»:

• Поиск по описям через Единую архивную информационную систему (ЕАИС) и портал «Архивы Мордовии».
• Подача заявки на справку через Госуслуги (Портал ГУ РМ по архивному делу).
• Оплата услуг копирования онлайн.
• Просмотр оцифрованных фондов (метрические книги, фотоснимки, планы) в читальном зале через терминалы.

Порядок обращения в архив: пошаговая инструкция

Способ 1: Через Госуслуги (Рекомендуемый)

1. Зарегистрируйтесь/войдите на gosuslugi.ru.
2. В поиске услуг введите: «Получение архивной справки» или «Обращение в архивный орган».
3. Выберите ведомство: «Архив Ковылкинского района» (или ГУ по архивному делу РМ, территориальный орган).
4. Заполните форму: цель обращения, ФИО (своего или лица, по которому запрос), период поиска, известные реквизиты (место работы, жительства).
5. Прикрепите сканы документов, подтверждающих родство/право (при запросе чужых данных).
6. Отправьте заявку. Ответ придет в личный кабинет и на почту/СМС.

Способ 2: Личный визит в читальный зал

Адрес: Республика Мордовия, г. Ковылкино, ул. Советская, д. [Актуальный номер дома, уточняйте на сайте администрации].
Режим работы читального зала: Понедельник–Четверг: 08:00–17:00 (перерыв 12:00–13:00), Пятница: 08:00–16:00. Суббота, Воскресенье — выходные.
Телефон справки/записи: +7 (834) -5-X-XX-XX (актуальный номер смотрите на сайте kovylkino.ru в разделе «Архив»).

Необходимые документы при визите:

• Паспорт РФ.
• Документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении/браке) — если ищете данные о родственнике.
• Нотариальная доверенность, если действуете от имени другого лица.
• Заявление в свободной форме (образец есть на стойке администратора).

Способ 3: Почтовое обращение

Напишите заявление на имя руководителя архива. Укажите: цель, точные ФИО, даты рождения/смерти, места работы/жительства, период поиска. Приложите копии паспорта и документов-оснований (заверенные нотариусом). Отправьте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Прием документов на хранение (для организаций)

Архив осуществляет прием документов от ликвидированных и реорганизованных организаций района, а также от действующих органов местного самоуправления.

Этапы сдачи дела в архив

1. Формирование эксперта: создание описи дела (форма № 101/у) в 2-х экземплярах.
2. Акт отбора: составление акта отбора документов на хранение/уничтожение (комиссия организации).
3. Подготовка к передаче: перешивка в тканевые обертки, скрепление, нумерация листов.
4. Передача: передача дел в архив по акту приема-передачи (форма № 0404060) с указанием сроков хранения.

Сроки хранения (основные категории)

• Постоянное хранение (бессрочно): уставы, протоколы учредительных собраний, отчетность за последние годы до ликвидации, личные дела работников (75 лет), зарплатные ведомости (50/75 лет).
• Временное хранение (10, 20, 50, 75 лет): производственная документация, заказы, распоряжения, корреспонденция, первичная бухгалтерия.

Важно: Уничтожение документов без акта отбора и согласования с архивом влечет административную ответственность (КоАП РФ ст. 13.20).

Материально-техническая база и проекты развития

Состояние хранилищ

На 2026 год архив располагает специализированными хранилищами общей площадью около XXX кв. м (точную цифру уточняйте в отчете за год). Оснащены:

• Системами климат-контроля (температура 18±2°С, влажность 55±5%).
• Пожарной сигнализацией и автоматическими системами пожаротушения (газовые модули, безопасные для бумаги).
• Металлическими стеллажами грузоподъемностью до 300 кг/м.п.
• Системой видеонаблюдения и охраны.

Проект «Экология» и модернизация (ссылка на актуальные новости)

Как сообщал заместитель главы Ковылкинского района Вячеслав Беляев, в рамках нацпроекта «Экология» (планировалось на 2021 год и продолжается в последующих периодах) ведется работа по:

• Устранению накопленее устойчивых зданий архивного фонда (капитальный ремонт, замена кровли, гидроизоляция).
• Внедрению энергоэффективных технологий освещения и отопления в хранилищах.
• Оборудованию мобильных лабораторий для биологической защиты документов (борьба с плесенью, грибком, насекомыми).

Это позволяет гарантировать физическую сохранность уникальных фондов на десятилетия вперед.

Научно-издательская и просветительская работа

• Публикация сборников документов: «Ковылкинский район в годы войны», «Топонимика района», «Землеустройство 1920-х».
• Организация выставок в Дне архивиста (10 марта), Дне Победы, Дне города/района.
• Проведение уроков архивоведения в школах района (работа с фондами «Поиск», «Мемориал»).
• Сотрудничество с Госархивом РМ, РГАЭ, РГВА для пополнения фондов копиями документов федерального значения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Контакты и полезные ссылки

Архив Ковылкинского района, это надежный хранитель памяти малой родины и гарант правовых интересов каждого жителя. Благодаря системной работе по оцифровке, внедрению электронных сервисов и модернизации хранилищ в рамках нацпроектов (в т.ч. «Экология»), доступ к архивной информации становится максимально открытым и удобным. Независимо от того, ищете вы корни своей семьи, подтверждаете стаж для пенсии или сдаете документы ликвидированного предприятия, архив готова оказать квалифицированную помощь в установленные законом сроки.

Статья подготовлена на основе открытых данных Администрации Ковылкинского района, Закона РМ «Об архивном деле» и ФЗ-125. Актуальна на ноябрь 2026 года. Перед визитом обязательно уточняйте режим работы и реквизиты по телефонам или на официальном сайте.