Архив мэрии (муниципальный архив) – это специализированное структурное подразделение администрации города, которое занимаеться сбором, хранением, учётом и использованием документов, образованных в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и организациях, а также в государственных органах, действующих на территории города. Архив обеспечивает сохранность исторического и правового наследия, а также реализует право граждан и юридических лиц на доступ к архивной информации.

Основные задачи и функции архива мэрии

• Хранение и сохранность архивных фондов, включая управленческую, кадровую, финансовую и документальную информацию.
• Комплектование архивов документами, поступающими от органов власти, муниципальных учреждений и ликвидируемых организаций.
• Учёт и систематизация архивных единиц, создание и поддержание карточных и электронных баз данных.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для граждан, исследователей, предприятий и государственных органов.
• Оказание методической помощи организациям‑источникам комплектования в вопросах делопроизводства и архивного дела.
• Оцифровка бумажных документов и формирование электронных архивов.
• Консультационная поддержка по вопросам использования архивных материалов, подготовке справок, выписок и копий.

Структура архива мэрии

В большинстве городов архив мэрии делится на несколько отделов, каждый из которых отвечает за определённый спектр задач:

1. Отдел исполнения запросов и справочно‑информационной работы – обработка обращений граждан и юридических лиц, выдача копий и справок.
2. Отдел комплектования, учёта и обеспечения сохранности – приём, регистрация и хранение новых документов, контроль за состоянием архивных фондов.
3. Отдел оцифровки и электронных сервисов – сканирование, создание электронных карточек, поддержка онлайн‑каталогов.
4. Методический отдел – разработка нормативных актов, проведение обучающих семинаров, взаимодействие с научными организациями.

Примеры организации архивов в разных городах России

Архивный отдел администрации города Самары

Адрес: ул. Карла Маркса, 39, приёмная архивного отдела. Телефоны: (846) -63‑37‑26, (846) -36‑01‑36.

Отдел отвечает за хранение управленческих документов, а также за предоставление справок населению и организациям. Подробнее – на сайте администрации Самары.

Муниципальное казенное учреждение «Архив города Владивостока»

Почтовый адрес: ул. Котельникова, д. 4, г. Владивосток, 690087. Электронная почта: arhiv@vlc.ru.

Архив хранит документы, относящиеся к истории города, а также предоставляет услуги по выдаче копий и справок. Подробнее – на официальном сайте.

МКУ «Архив г. Сочи»

Сочинский городской архив – крупнейший муниципальный архив Краснодарского края. По состоянию на 1 января 2026 года в архиве хранится 302 391 единица хранения за период 1870‑2023 гг., включая управленческую документацию, кадровые документы, фото‑ и кинодокументы.

В 2025 году архив выдал 14 150 справок, выписок и копий документов. Оцифровано более 854 тыс. листов (4 930 единиц хранения) и создано более 433 тыс. электронных карточек в системе «ЭЛАР‑Контекст». Архив активно использует социальные сети (ВКонтакте) для информирования граждан.

Подробности – на сайте МКУ «Архив г. Сочи».

Архивное управление администрации города Челябинска

Архивное управление (ранее Архивный отдел) было переименовано в 2021 году. Штат – 24 сотрудника, из которых 5 – муниципальные служащие; По состоянию на 01 января 2025 года архив располагает площадью 1 471,9 м² архивных помещений, в т.ч. 1 047,9 м² под архивохранилища, и обслуживает 212 фондов (163 102 единицы хранения).

Основные услуги: выдача архивных копий, справок, прием документов от организаций‑источников, методическая поддержка в делопроизводстве.

Подробности – на официальном портале Челябинска.

Муниципальный архив города Иванова

Адрес: пл. Революции, д. 6, к. 313‑314, г. Иваново, 153 000. Руководитель – Иншакова Екатерина Владимировна.

График приёма: понедельник 9:00‑16:00, среда 9:00‑12:00, пятница 9:00‑12:00 (перерыв 12:00‑13:00).

В архиве хранятся постановления и распоряжения главы города, а также документы по личному составу муниципальных предприятий. Обращения принимаются через портал государственных услуг или по почте.

Оцифровка и электронные сервисы

В последние годы большинство муниципальных архивов активно внедряют цифровые технологии:

• Создание электронных каталогов и баз данных (например, система «ЭЛАР‑Контекст» в Сочи).
• Сканирование бумажных документов и формирование электронных карточек.
• Размещение скан‑описей и электронных копий в открытом доступе через официальные сайты.
• Использование социальных сетей и мессенджеров для информирования граждан о новых выставках, мероприятиях и изменениях в работе архива.

Эти меры позволяют ускорить поиск нужных материалов, снизить нагрузку на физические хранилища и обеспечить более широкий доступ к историческому наследию.

Как обратиться в архив мэрии?

Для получения информации, копий или справок рекомендуется следовать стандартному алгоритму:

1. Подготовьте запрос. Укажите точные реквизиты интересующего документа (название, дату, номер, орган‑источник).
2. Выберите способ обращения.
   • Личный приём в архиве (по адресу и графику работы).
   • Электронная заявка через портал государственных услуг или официальный сайт архива.
   • Почтовое отправление (для документов, требующих официального направления).
   • Телефонный запрос – уточнение деталей перед визитом.
3. Оплатите услуги, если это предусмотрено. Стоимость копий, сканирования и выдачи справок фиксируется региональными тарифами.
4. Получите результат. Сроки исполнения зависят от объёма запроса: от нескольких дней до нескольких недель.

Перспективы развития архивов мэрий

В ближайшие годы ожидается дальнейшее развитие в следующих направлениях:

• Полная цифровизация всех фондов, что позволит полностью перейти к электронному обслуживанию запросов.
• Интеграция с региональными и федеральными информационными системами (ЕГРАР, ЕГРН) для автоматического обмена данными.
• Развитие публичных онлайн‑выставок и образовательных программ, направленных на повышение исторической грамотности населения.
• Укрепление методической базы через сотрудничество с Российским обществом историков‑архивистов и академическими институтами.
• Оптимизация пространства за счёт внедрения современных систем хранения (модульные стеллажи, климат‑контроль).

Архив мэрии города – важнейший элемент муниципального управления, обеспечивающий сохранность документального наследия, поддержку прав граждан на информацию и содействие научным исследованиям. Современные технологии и методическая поддержка позволяют архивам эффективно выполнять свои функции, а также открывать новые возможности для взаимодействия с общественностью.

Дата публикации: