Архив нотариальной конторы – это специализированное хранилище, где сохраняются нотариальные документы, реестры и книги учёта в соответствии с действующим законодательством РФ. В статье рассмотрены история создания, правовая база, организация хранения, порядок выдачи копий и практические рекомендации по работе с архивом.
История и современное состояние
Областной нотариальный архив более 10 лет размещался в арендованных помещениях. В 2023‑м году он переехал в собственное современное здание по адресу: ул. Барыкина, 117. На данный момент в архиве хранится более 40 000 бумажных документов, а резервные мощности позволяют обеспечить сохранность новых массивов в течение многих лет.
Ключевые вехи развития архива
- 2009 г. – открытие первого регионального нотариального архива в арендованных помещениях.
- 2013 г. – принятие Приказа Минюста РФ № 229 «Об утверждении примерной номенклатуры дел нотариальных архивов».
- 2022 г. – вступление в силу Федерального закона № 339‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
- 2023 г. – переезд в собственное здание на ул. Барыкина, 117.
Правовая база
Организация хранения, учёта и использования нотариальных документов регулируется несколькими нормативными актами:
- Федеральный закон № 339‑ФЗ от (вступил в силу 11 января 2023 г.) – определяет порядок передачи нотариальных документов в архивы нотариальных палат.
- Приказ Минюста РФ № 229 от – утверждает примерную номенклатуру дел, подлежащих хранению.
- Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «Об архивном деле» и другие нормативные акты, регулирующие сроки хранения (10 лет в конторе, затем передача в государственный архив).
Организация хранения
Нотариальный архив реализует систему мероприятий, включающую:
- Рациональное размещение документов – классификация по типу (доверенности, завещания, наследственные дела, сделки с недвижимостью и т.д.).
- Контроль за движением документов – журнал выдачи, электронный учёт входящих и исходящих материалов.
- Система резервного копирования – физические резервные хранилища и цифровые скан-копии.
- Обеспечение условий хранения – контроль температуры, влажности, защита от пыли и механических повреждений.
Как найти нужный документ
Для поиска в архиве достаточно знать одну из следующих характеристик:
- Фамилия нотариуса, у которого была удостоверена сделка.
- Для наследственных дел – фамилия наследодателя и адрес его регистрации на момент смерти.
После получения необходимой информации запрос оформляется в письменной форме или по телефону 7 (8362) -9‑49‑15. Сотрудники архива проводят поиск в течение установленного срока (обычно до 5 рабочих дней).
Выдача копий нотариальных документов
Копия, выданная из нотариального архива, считается дубликатом нотариального документа и имеет полную юридическую силу. При выдаче копий соблюдаются следующие правила:
- Документ проверяется на подлинность и соответствие запросу.
- Оформляется акт выдачи, в котором фиксируются данные получателя, цель получения и перечень выдаваемых материалов.
- Для физических лиц – требуется удостоверение личности (паспорт). Для юридических лиц – документ, подтверждающий полномочия представителя.
- Оплата за выдачу копий производится в соответствии с тарифами, установленными региональной нотариальной палатой.
Применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при выдаче копий
Согласно постановлению от 11 января 2023 г., при выдаче копий нотариальных документов из архива необходимо использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) для:
- Регистрации финансовой операции (оплата за копию).
- Формирования электронного чека, который сохраняется в архиве вместе с актом выдачи.
- Обеспечения прозрачности и контроля за денежными потоками.
Технические требования к ККТ:
- Соответствие ФЗ‑54 «О применении контрольно-кассовой техники».
- Подключение к системе ФНС для автоматической передачи данных о продажах.
- Регулярное обновление программного обеспечения и проведение калибровки.
Сроки хранения и передача в государственные архивы
Нотариальные документы и связанные с ними реестры хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет. По истечении этого срока они передаются в государственные архивы в соответствии с установленными процедурами.
Контактная информация
Для получения предварительной консультации о месте хранения архивных документов и оформления запросов используйте следующие каналы связи:
- Телефон: +7 (8362) -9‑49‑15
- Электронная почта: archive@notary-branch.ru
- Адрес: ул. Барыкина, 117, г. (указать город)
- Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00, Сб 10:00‑14:00
Архив нотариальной конторы 1 – это надёжный и законодательно регулируемый ресурс, обеспечивающий сохранность важнейших юридических документов. Понимание правовой базы, правильная организация поиска и выдачи копий, а также соблюдение требований к ККТ позволяют эффективно взаимодействовать с архивом как физическим, так и юридическим лицам.
Помните: при работе с архивом важно точно указать данные о нотариусе или наследодателе, соблюдать порядок оформления запросов и использовать контрольно-кассовую технику для финансовых операций. Это гарантирует юридическую силу получаемых дубликатов и упрощает процесс получения необходимой информации.
Статья подготовлена на основе открытых источников и актуальна на .