Положение о центральном государственном архиве — это основной учредительный и нормативный документ, определяющий правовой статус, задачи, функции, структуру, порядок деятельности и реорганизации архива․ Данный документ разрабатывается в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела и утверждается учредителем (обычно Министерством культуры РФ или уполномоченным федеральным органом исполнительной власти)․

Правовая основа разработки Положения

Деятельность центральных государственных архивов регулируется иерархией нормативных правовых актов․ При разработке Положения необходимо опираться на:

• Конституцию РФ (ст․ 44 — право на доступ к историческому наследию)․
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон, регламентирующий статус, задачи, права и обязанности архивов)․
• Федеральный закон от № 54-ФЗ «О государственной тайне» (в части работы с засеченными документами)․
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части информационных систем архива)․
• Федеральный закон от № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (регламентирует предоставление архивных услуг)․
• Постановления Правительства РФ (типовые положения, правила приема-передачи дел, стандарты описания)․
• Приказы Министерства культуры РФ (методологические рекомендации, стандарты архивных процессов)․

Типовая структура Положения

Согласно методическим рекомендациям Минкульта РФ, Положение о центральном государственном архиве должно содержать следующие разделы:

Общие положения

• Полное и сокращенное наименование архива (на русском и официальных языках субъектов/нац․ образований при необходимости)․
• Правовая форма (федеральное государственное бюджетное учреждение — ФГБУ / казенное учреждение)․
• Место нахождения (юридический адрес)․
• Учредитель и уполномоченный орган (например, Министерство культуры Российской Федерации)․
• Основание деятельности: Устав, настоящее Положение, лицензия на архивное дело (если требуется для отдельных видов работ)․
• Срок действия учреждения (бессрочно)․

Цели и задачи архива

Основные цели:

• Обеспечение сохранности документов, составляющих Архивный фонд РФ․
• Обеспечение доступности архивных документов для государственных органов, организаций и граждан․
• Формирование государственных архивных фондов по профилю архива․

Ключевые задачи (ст․ 15 Закона № 125-ФЗ):

1. Прием на хранение архивных документов от ведомств-образователей, правопреемников, лиц, приобретших права на архивы․
2. Учет, научная обработка (описание, систематизация) и обеспечение сохранности документов․
3. Государственная регистрация архивных фондов и описей․
4. Обеспечение доступа к документам (выдача в читальных залах, удаленный доступ, предоставление копий)․
5. Издательская и информационная деятельность (путеводители, реферативные сборники, базы данных)․
6. Научно-методическая работа: координация работы ведомственных архивов профиля (если предусмотрено)․
7. Международное сотрудничество в области архивного дела․

Функции и полномочия

В этом разделе детально расписываются функции по направлениям:

• Фондообразующая: прием документов, экспертиза ценностей и сроков хранения, акты отбора/уничтожения․
• Фондохранительная: создание условий хранения (микроклимат, пожаробезопасность, антибиотическая защита), контроль за состоянием документов, реставрация и консервация․
• Информационно-справочная: ведение опросных фондов, создание электронных каталогов, работа с запросами (правовые, социально-правовые, генеалогические, научные)․
• Издательская и просветительская: издание путеводителей, проведение выставок, лекций, экскурсий․
• Методическая (для центральных архивов): разработка нормативных актов по архивному делу профиля, консультации ведомственных архивов, проведение проверок состояния делопроизводства у образователей фондов․

Организационная структура

Утверждается штатное расписание; Типичная структура центрального госархива включает:

• Руководитель (Директор) — единоличный исполнительный орган․
• Научный совет (консультативно-совещательный орган при директоре)․
• Заместители директора по направлениям (фондообразование, хранение, использование, ИТ, хозяйство)․
• Отделы/Сектора:
  • Отдел приема и учета документов (фондообразования)․
  • Отдел научной обработки документов (описания)․
  • Отдел хранения и обеспечения сохранности (депо)․
  • Отдел использования документов (читальный зал, справочно-информационная работа)․
  • Сектор/Отдел реставрации и консервации․
  • Сектор информационных технологий и оцифровки․
  • Издательский сектор / Отдел культурно-просветительской работы․
  • Административно-хозяйственный отдел (АХО), бухгалтерия, кадровик, юрист․

Порядок формирования и использования архивных фондов

• Порядок приема документов (графики, акты приема-передачи, инвентаризация)․
• Критерии отбора документов на постоянное хранение / уничтожение (экспертиза ценностей)․
• Порядок государственной регистрации фондов (присвоение индексов, внесение в Единый государственный реестр архивных фондов)․
• Режимы доступа: открытые, ограниченные (персональные данные, гостаjna, комерческая тайна), порядок снятия ограничений (деклассификация)․
• Порядок предоставления документов в пользование (оригиналы, копии, цифровые образы), сроки выполнения запросов (законные — 30 дней, сложные, до 3 месяцев)․

Имущество и финансово-хозяйственная деятельность

• Источники формирования имущества (федеральный бюджет, доходы от платных услуг — копирование, сложные справки, издание книг, аренда непрофильных помещений)․
• Порядок управления имуществом (инвентаризация, списание, закупки по 44-ФЗ/223-ФЗ)․
• Оценка эффективности деятельности (KPI: процент оцифровки, своевременность выдачи, показатели сохранности, посещаемость)․

Кадровая политика и социальные гарантии

• Требования к квалификации архивистов (профильное высшее образование, курсы повышения квалификации раз в 3-5 лет)․
• Особенности труда (вредные/опасные условия — пыль, микроклимат, работа с ПК — доплаты, дополнительные отпуска)․
• Система мотивации и поощрений․

Контроль за деятельностью и отчетность

• Внутренний контроль (ревизионная комиссия, аудит)․
• Внешний контроль (учредитель, Счетная палата, Роскултурархив/Минкультура — проверки состояния фондов)․
• Формы и сроки отчетности (статистическая, финансовая, отчет о выполнении госзадания)․

Реорганизация и ликвидация

Порядок принятия решения учредителем, процедура передачи архивных фондов правопреемнику (с обязательным соблюдением принципа неподразделимости фондов и происхождения), состав ликвидационной комиссии․

Особенности Положений для разных типов центральных архивов

Хотя структура единая, наполнение разделов «Задачи» и «Структура» зависит от профиля архива:

Процедура утверждения и вступления в силу

1. Разработка: Проект готовится администрацией архива (юридическим отделом/руководителем) с учетом типовых рекомендаций Минкульта․
2. Согласование: Внутреннее (Научный совет, профсоюз), внешнее — с учредителем (Минкультура), Минюстом (правовая экспертиза), профильным ведомствами-образователями․
3. Утверждение: Приказом/Распоряжением учредителя (Министра культуры РФ)․
4. Регистрация: В Минюсте РФ (включение в реестр нормативных правовых актов), обязательно для вступления в силу, если Положение содержит нормы, обязательные для неопределенного круга лиц․
5. Опубликование: На официальном сайте архива, сайте учредителя, в информационных системах (например, «ГАРАНТ», «КонсультантПлюс» — по решению учредителя)․
6. Вступление в силу: С даты подписания приказа или с даты официального опубликования (указывается в приказе об утверждении)․

Актуальные тренды, отражаемые в современных Положениях (2024–2026 гг․)

При актуализации Положений центральные архивы закладывают новые стратегические направления:

• Цифровая трансформация: Внедрение Единой архивной информационной системы (ЕАИС), переход на электронное документооборот (ЭДО) при приеме фондов, создание «Цифровых копий» как основного способа выдачи (ФЗ № 125-ФЗ, ст․ 35․1)․
• Удаленное предоставление услуг: Регламентация работы через портал «Госуслуги» (ЕПГУ), региональные порталы, личные кабинеты пользователей․
• Обеспечение информационной безопасности: Соответствие требованиям ФСТЭК/ФСБ при обработке ПДн, гостайны, КРИ․ Внедрение СЗИ (средств защиты информации)․
• Модернизация депо: Строительство/реконструкция хранилищ по ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799 (температура 18±2°C, влажность 50±5%), системы инертных газов (аргон/азот) для тушения пожаров без воды․
• Краудсорсинг и волонтерство: Порядок привлечения волонтеров к расшифровке рукописей, индексации метрических книг (проекты «Родовид», «Память народа»)․
• Международные стандарты: Внедрение RiC (Records in Contexts), ISAD(G), ISAAR(CPF) для межоперабельности каталогов․

Положение о центральном государственном архиве — это не просто формальный документ для отчетности перед учредителем․ Это «Конституция» архива, которая:

• Закрепляет правовые гарантии сохранности национального documentalного наследия․
• Определяет границы ответственности архива перед государством и обществом․
• Служит основой для стратегического планирования, бюджетирования и оценки эффективности․
• Является опорным документом при спорах о доступе к информации, приеме фондов или спорах с ведомствами-образователями․

Регулярная актуализация Положения (не реже 1 раза в 3–5 лет или при смене законодательства) является признаком зрелой управленческой культуры архива и залогом его успешной интеграции в современную цифровую среду предоставления государственных услуг․

Данная статья носит обзорно-методический характер․ Для разработки конкретного Положения необходимо обратиться к актуальным типовым рекомендациям Министерства культуры РФ и нормативной базе на дату разработки документа․