На архив нотариальной палаты города Астана (ныне официально — Территориальная нотариальная палата города Астаны, входящая в состав Республиканской нотариальной палаты Республики Казахстан) представляет собой высокотехнологичную систему хранения, учета и выдачи нотариальных документов. В статье подробно разбираются правовые основы, процедуры обращения, особенности электронного архива и актуальные контакты.

Правовая основа и статус архива

Деятельность архива регулируется комплексом нормативных правовых актов РК:

• Закон РК «О нотариате» (ст. 31, 32, 33) — определяет порядок хранения нотариальных файлов, сроки и условия передачи в архив.
• Закон РК «Об архивном деле и архивах» — устанавливает общие принципы архивного дела, категории ценности документов и режимы доступа.
• Правила ведения нотариального архива, утвержденные Республиканской нотариальной палатой (РНП).
• Постановления Правительства РК о сроках хранения документов, подлежащих архивированию.

Важно: Архив ТНП г. Астаны — это не государственный архив (как ГАРК), а ведомственный архив некоммерческой организации. Однако документы, хранящиеся в нем (нотариальные узаконения, договора, завещания, протоколы осмотра доказательств), имеют силу публичных документов и защищены законом о нотариальной тайне.

Что хранится в архиве ТНП г. Астаны?

Фонд архива формируется за счет документов, переданных нотариусами, прекратившими деятельность, а также нотариусами, действующими в городе Астана, по истечении установленных сроков хранения в действующих канцеляриях.

Основные категории документов:

1. Нотариальные узаконения: свидетельства о праве наследования, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, исполнительные надписи.
2. Договоры и сделки: договоры купли-продажи, дарения, обмена, закладные соглашения, брачные контракты, соглашения об определении долей.
3. Завещания: открытые и закрытые завещания, отзывы и изменения завещаний.
4. Протоколы: протоколы осмотра доказательств, протоколы наложения/снятия пломб, протоколы вскрытия и обнародования закрытых завещаний.
5. Справки и копии: вторые экземпляры выданных нотариусом документов, копии удостоверенных полномочий.
6. Реестры и журналы учета: журналы регистрации нотариальных действий, реестры завещаний (в бумажном и электронном виде).

Цифровая трансформация: Единая информационная система нотариата (ЕИСН)

Как отмечалось в отраслевых новостях (в т.ч. от 24 апреля текущего года), цифровые сервисы, внедренные нотариатом более 10 лет назад, доказали свою эффективность. В Казахстане ключевым элементом является ЕИСН (Единая информационная система нотариата).

Преимущества электронного архива для пользователя:

• Удаленный поиск: Возможность проверить факт совершения нотариального действия (например, составлено ли завещание, зарегистрирован ли договор) через портал e-notariat.kz или приложение «Мой нотариус» без визита в архив.
• Заказ копий онлайн: Получение заверенных копий документов в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) нотариуса.
• Реестр завещаний: Автоматическое попадание сведений о завещании в единый реестр сразу после узаконивания, что исключает потерю документа.
• Межведомственное взаимодействие: Автоматическая передача данных в Центр регистрации прав на недвижимость (ЦРПН), банки, суды, органы юстиции.

Создание «цифрового архива» гражданина: По аналогии с практикой ФНП России, казахстанские нотариусы предоставляют услугу формирования личного цифрового хранилища клиента, где собираются все его нотариальные документы для удобного доступа и передачи наследникам.

Порядок обращения в архив: Пошаговая инструкция

Несмотря на цифровизацию, физическое обращение в архив ТНП г. Астаны требуется для:

• Получения копий документов, совершенных до внедрения ЕИСН (прежде всего, до 2010–2012 гг.), если они не оцифрованы.
• Работы с документами, содержащими сведения, составляющие гостайну или иную охраняемую законом тайну (редкие случаи).
• Изучения бумажных дел для судебных экспертиз (графологических, возрастных).

Алгоритм действий:

1. Предварительная проверка в ЕИСН: Зайдите на e-notariat.kz → раздел «Реестры» → «Поиск нотариального действия». Если документ найден — закажите копию онлайн (быстрее и дешевле).
2. Подготовка документов для визита:
   • Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РК, вид на жительство, паспорт иностранца).
   • Документы, подтверждающие ваши права на получение информации (свидетельство о праве наследование, доверенность с правом суборганизации, решение суда, запрос нотариуса/суда/органа следствия);
   • Заявление установленного образца (бланк выдается в архиве или на сайте РНП/ТНП).
3. Оплата госпошлины/услуг: Размеры устанавливаются Налоговым кодексом РК и Правилами РНП. Оплата производится через кассу палаты или онлайн-банкинг (БИН ТНП г. Астаны указывается в реквизитах).
4. Визит в архив: Работает по предварительной записи (через колл-центр или портал «Электронное правительство» eGov.kz).
5. Получение результата: Копия выдается в срок до 5 рабочих дней (для сложных поисков — до 15 дней). Копия заверяется печатью ТНП и подписью ответственного сотрудника архива.

Сроки хранения и категории ценности

Согласно законодательству РК, нотариальные файлы делятся на категории хранения:

Ключевой момент: Документы, удостоверяющие права на недвижимость и наследственные права, хранятся бессрочно. Это гарантирует возможность восстановления прав собственности в любой момент времени.

Особенности доступа: Нотариальная тайна и защита персональных данных

Архив ТНП г. Астаны строго соблюдает режим нотариальной тайны (ст. 11 Закона «О нотариате») и требования Закона РК «О персональных данных и их защите».

Кто имеет право получить информацию из архива:

• Лица, в отношении которых совершены нотариальные действия (или их правопреемники/наследники).
• Нотариусы — для совершения нотариальных действий (проверка обременений, двойных продаж, наличия завещаний).
• Суды, органы прокуратуры, следствия, дознания — на основании соответствующих процессуальных документов (определений, постановлений).
• Уполномоченные государственные органы — в случаях, прямо предусмотренных законом (например, налоговые органы по запросу).
• Иные лица — только с нотариально заверенного согласия заинтересованного лица или по решению суда.

Отказ в выдаче информации возможен, если:

• Заявитель не доказал свою заинтересованность/законность доступа.
• Документ содержит сведения о третьих лицах, не давших согласия на распространение (требуется кавировка или отказ с разъяснением порядка обжалования).
• Документ передан в Государственный архив (ГАРК) в порядке централизованного хранения (для очень старых фондов, до 1990-х гг.).

Контакты и реквизиты Территориальной нотариальной палаты г. Астаны (актуально на 2026 г.)

Частые ошибки и советы (Best Practices)

• Ошибка: Идти в архив за копией договора 2020 года покупки квартиры.
  Решение: Этот документ в ЕИСН. Закажите копию онлайн за 5 минут с УКЭП. Она имеет полную юридическую силу.
• Ошибка: Приезжать без доверенности за документами родителя/супруга.
  Решение: Доверенность должна содержать специальное право: «Получение копий нотариальных документов из архивов нотариальных палат, в т.ч. сведениях, составляющих нотариальную тайну».
• Ошибка: Искать завещание 1985 года в ТНП г. Астаны.
  Решение: Документы советского периода (до 1995–1998 гг.) чаще всего централизованы в Государственном архиве г. Астаны (ГА г. Астаны) или в архиве области. Начинайте поиск там.
• Совет: Если нотариус, совершивший действие, известен — сначала свяжитесь с его канцелярией (если он действует). Файл может еще не быть передан в архив палат (срок 15 лет не истек).

Перспективы развития: Блокчейн и ИИ в архивном деле

В соответствии с Концепцией развития нотариата РК до 2030 года, архив ТНП г. Астаны движется к внедрению:

• Технологий распределенного реестра (Blockchain) для гарантии неизменности хеш-сумм электронных копий документов.
• ИИ-поиска (OCR + NLP) для распознавания рукописных текстов старых протоколов и автоматического заполнения метаданных (ФИО, даты, адреса объектов недвижимости).
• Единого профиля гражданина — интеграции с «Электронным правительством» для проактивной выдачи уведомлений о готовности документов или истечении сроков действия полномочий.

Резюме

Архив нотариальной палаты города Астаны, это современный, в значительной степени оцифрованный ресурс. 90% бытовых запросов (копии договоров, узаконений, проверка завещаний) решаются дистанционно через e-notariat.kz или приложение «Мой нотариус» за минуты. Физическое обращение в архив требуется в основном для работы с «бумажной» историей (документы до 2010–2012 гг.), судебными экспертизами или сложными наследственными делами со старыми фондами. Перед визитом обязательно проверяйте ЕИСН и записывайтесь на прием через eGov.kz.

Данная статья носит информационный характер. Для получения юридически значимых консультаций и актуальных реквизитов обращайтесь непосредственно в ТНП г. Астаны или к действующему нотариусу.