Вопрос передачи документов в государственные архивы регулируется строгим законодательством Российской Федерации. Основным нормативным актом является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконные акты: Приказ Росархива от (Правила организации хранения), Приказ Росархива от № 236 (Перечень типовых управленческих документов) и иные отраслевые нормативы.

Краткий ответ: в государственные архивы передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно, как правило, хранятся в организации-образователе и не подлежат обязательной передаче в архив (за исключением случаев, когда организация не может обеспечить их сохранность).

Классификация документов по срокам хранения

Согласно ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ и Приказу № 236, все архивные документы делятся на три основные группы по срокам хранения:

• Постоянное хранение — документы, представляющие особую историческую, научную, культурную или правовую ценность. Они хранятся бессрочно и подлежат обязательной передаче в государственный архив.
• Временное хранение свыше 10 лет (долговременное), сроки от 11 до 75 лет и более. Эти документы также подлежат обязательной передаче в государственный архив по истечении сроков хранения в организации.
• Временное хранение до 10 лет включительно, краткосрочные документы. Передача в государственный архив не требуется. Они хранятся в архиве организации (или структурном подразделении) до истечения срока и последующего уничтожения.

Таблица: Куда передаются документы в зависимости от срока

Какие именно документы подлежат передаче в госархив (Примеры)

Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения утвержден Приказом Росархива от № 236 (зарегистрирован в Минюсте № 57449). К категориям, подлежащим передаче в государственные архивы (постоянное или свыше 10 лет), относятся:

1. Документы по личному составу (кадровые):
   • Личные дела работников — 75 лет (с даты формирования или закрытия дела).
   • Справочные карточки учетных листов (форма Т-2) — 75 лет.
   • Приказы о приеме, переводе, увольнении (основные серии) — 75 лет.
   • Листки учета рабочего времени — 50 лет (для работников, допущенных к вредным/опасным условиям — 75 лет).
2. Учредительные и нормативные документы: Уставы, положения, лицензии, акты ликвидации/реорганизации — постоянное хранение.
3. Финансово-бухгалтерская отчетность (годовая): Бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, пояснительная записка — постоянное хранение (в некоторых случаях 5 лет для промежуточных, но годовая — постоянно).
4. Документы по социальному страхованию и пенсионному обеспечению: Реестры получателей пенсий, расчетно-распределительные ведомости — 75 лет.
5. Судебные и нотариальные дела: Передаются в архивы судебных или нотариальных органов, затем в госархивы — сроки от 50 до 75 лет и постоянное.
6. Видео- и фонодокументы: Как правило, 3 года (краткосрочные, в архив не передаются), за исключением уникальных записей (постоянное хранение).

Важно: Для документов, образованных до 1 января 2003 года, по личному составу часто устанавливается единый срок 75 лет независимо от отраслевого перечня.

Сроки и порядок передачи документов в архив

Когда документ становится архивным?

Документ приобретает статус архивного не сразу после создания, а после завершения делопроизводства по делу (закрытия дела). Сроки хранения отсчитываются с 1 января года, следующего за годом завершения дела (п. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ).

Пример: Дело закрыто г. Срок хранения отсчитывается с г. Если срок хранения 10 лет — документ хранится до г. Если 75 лет — до г.

Сроки передачи в государственный архив (Правила, утр. Приказом Росархива от )

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в государственный архив:

• Не ранее чем через 1 год после завершения делопроизводства по делу (закрытия дела).
• Не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.

Это означает, что организация обязана подготовить документы к сдаче и передать их в архив в течение «окна» со 2-го по 4-й год после закрытия дела.

Особенность для документов постоянного хранения

Существует правило (ранее содержавшееся в Приказе № 236 и нормативных актах): документы постоянного хранения должны быть переданы в архив через 10 лет после завершения делопроизводственного года. Однако текущие Правила (Приказ от ) устанавливают общий коридор 1–3 года для всех документов, подлежащих передаче. Организация должна стремиться к сдаче как можно раньше в установленный 3-летний срок.

Документы со сроком хранения до 10 лет: храним на месте

Согласно п. 47 Правил (Приказ Росархива от ) и ст. 17 Закона № 125-ФЗ:

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно можно не передавать в архив. Храните их в подразделениях по месту оформления (в рабочем архиве организации) до истечения установленного срока.

Исключение: Если руководитель организации определяет, что обеспечить сохранность таких документов на месте невозможно (нет условий хранения, риск порчи, утраты), он вправе принять решение о передаче их в архив (в т.ч. государственный) до истечения срока хранения. Это право, а не обязанность.

Экспертиза ценности и акты отбора к уничтожению

Перед передачей в архив или уничтожением любой документ должен пройти экспертизу ценности и сроков хранения.

• Проводится Экспертной комиссией (ЭК) организации.
• Руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ № 236) и отраслевыми перечнями.
• Результаты оформляются Актом экспертизы (на передачу в архив) или Актом отбора к уничтожению (для документов с истекшим сроком хранения до 10 лет).
• ЭК готовит предложения об установлении/изменении сроков хранения и вносит изменения в перечни организации.

Внимание: Досрочное уничтожение документов до истечения установленного срока (или без проведения экспертизы) влечет за собой административную ответственность (штрафы до 300 тысяч рублей для организации по ст. 13.20 КоАП РФ и др. статьям).

Особенности для судебных и нотариальных документов

Суды и нотариусы имеют специфический порядок передачи:

• Суды передают дела в государственные архивы после истечения сроков хранения, установленных ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ. Суд обязан принять меры к восстановлению утраченных производств (гл. 38 ГПК РФ) перед сдачей.
• Нотариусы передают дела в нотариальные архивы (архивы нотариальных палат), а затем — в государственные архивы.

Электронные документы и цифровая трансформация

В условиях перехода на электронный документооборот (ЭДО) вопрос долгосрочного хранения электронных документов (сроки 10, 50, 75 лет, постоянное) становится критически важным.

• Электронные документы постоянного и долговременного хранения также подлежат передаче в государственные архивы (в электронном виде).
• Требования к форматам, метаданным, электронным подписям и системам долгосрочного хранения регламентируются приказами ФСБ, ФСТЭК и Росархива.
• Обеспечение подлинности, целостности и читаемости электронных документов на протяжении десятилетий требует специализированных систем (Электронные архивы / E-Archive).

Резюме: Чек-лист для организации

1. Определите срок хранения каждого вида документов по Перечню № 236 и отраслевым нормативным актам.
2. Разделите документы на группы:
   • Группа А: Постоянное + Временное свыше 10 лет → Обязательная сдача в госархив.
   • Группа Б: Временное до 10 лет → Хранение в организации, уничтожение после экспертизы.
3. Зафиксируйте дату завершения дела (последний документ, ложение в дело, скрепление).
4. Рассчитайте срок сдачи: От 1 года до 3 лет после 1 января года, следующего за годом завершения дела.
5. Проведите экспертизу (ЭК) и составьте Акт на передачу в архив.
6. Подготовьте опись (в бумажном и/или электронном виде) по форме, согласованной с принимающим архивом.
7. Передайте документы в государственный архив (территориальный или отраслевой) и получите Акт приема-передачи.

Таким образом, в государственный архив передаются документы постоянного хранения и документы временного хранения со сроком свыше 10 лет (в т.ч. кадровые — 50/75 лет, учредительные, годовая отчетность). Ключевые дедлайны: не ранее 1 года и не позднее 3 лет после закрытия дела. Документы до 10 лет хранятся в организации и уничтожаются по акту комиссии. Несоблюдение сроков хранения и порядка передачи грозит серьезными штрафами и правовым рисками;

Статья подготовлена на основании ФЗ № 125-ФЗ, Приказов Росархива № 236 и от , актуальна на 2026 год.